سخن مشاور مدیریت:

کار‌کردن و حتی مصاحبت با یک فرد کمال گرا (Perfectionist) می تواند خسته کننده و تحلیل بَرَنده باشد. اگرچه کار کردن با افرادی که به کیفیت نتیجه فعالیت خود اهمیت می دهند خواستنی و جذاب است، اما افراد کمال گرا پا را از آن فراتر نهاده و افراط می‌کنند. معیارها و استانداردهای سختگیرانه و غیر منعطف آنها در کار می تواند به از دست رفتن فرصت ها، استرس های غیر ضرور، و تعارضات بی دلیل منجر گردد. از اصلی‌ترین دلایل تشدید کننده مشکلات در معاشرت و همکاری با این افراد، بیش و پیش از عدم تشخیص درست اولویت ها، ناتوانی در درک و در پی آن رجحان کلیات یا تصویر جامع بر جزئیات می باشد. 

پدیده کمال گرایی به اندازه کافی رایج هست که ما قطعا در طول عمر کاری خود، تجربه برخورد با آن را داشته ایم و یا خواهیم داشت. پس چگونه می توان در برخورد با آن سازنده تر عمل کرد؟ در این نوشتار، با پنج راهکار مبتنی بر تحقیقات روانشناختی در مورد کمال گرایی و همچنین اضطراب (که معمولا در پس کمال گرایی نهفته است) آشنا می‌شویم. حتی اگر خود شما کمال گرا هستید، نکاتی را در مورد اینکه چگونه روابط روان تر و قوی تری  ایجاد کنید، می آموزید.

اول: با کدام نوع از کمال گرایی روبرو هستید؟ مشخص کنید!

طبق تجربه، دو نوع کمال گرا وجود دارد: کمال گرایان اجتنابی (Avoidant Perfectionists) و کمال گرايان وسواسی (Obsessive Perfectionists). کمال گرایان اجتنابی افرادی هستند که عموما با آغاز کردن فعالیتها و شروع کارها مشکل دارند. تعیین مهلت برای انجام کارها، اضطراب آنها را برای انجام بی نقص بر می انگیزد و در نتیجه از شروع یک پروژه جدید پا پس میکشند.  از سوی دیگر، کمال گرايان وسواسی برای تکمیل وظایف، تمایل به مبارزه داشته و در اتمام کارها دارای مشکل هستند. پس به طور خلاصه، گروه اول (کمال گرایان اجتنابی) در آغاز کار مشکل دارند و گروه دوم (کمال گرايان وسواسی) در پایان آن.

هر دو نوع كمال گرايان در اولویت بندی امور دارای مشکل بوده و برای تخصیص زمان به مهمترین کارها جدال مینمایند. هر دو تیره در عادت بزرگ دیدن دامنه و حوزه شمول پروژه ها اشتراک دارند. اما حتما چگونگی برخورد با آنها بسته به اینکه با کدام یک از این دو نوع برشمرده برخورد داریم، متفاوت است. 

برای افرادی که برای شروع کارها تقلا می کنند، ضمن تشریح ابعاد کار، با شکستن آن به اجزا کوچکتر می توانید کمک کننده باشید. اما برای افرادی که با اتمام کار مشکل دارند، می توانید بر اولویت بندی عناصر و اجزا کار تمرکز کنید. ضمن یادآوری دامنه شمول اولیه و ابعاد از پیش تعیین شده کار، میزان اهمیت و وزن اجزا کار بسیار راهگشا خواهد بود.

از آنجایی که کمال گرايان اغلب در تعیین محدوده و حدود و ثغور منطقی وظایف خود مشکل دارند، انجام این کار توسط شخص دیگری برای این افراد ممکن است بسیار مفید واقع شود. اگر رابطه کاری احترام آمیز و توام با اعتماد با همکارانتان ایجاد کرده اید، تعیین حد و حدود می تواند به عوض ایجاد تنش و اصطکاک، یک رابطه را بهبود بخشد. این کارکرد به ویژه هنگامی درست است که کمال گرایی ناشی از اضطراب باشد. در واقع هر دو راهکار عنوان شده اضطراب این افراد را کاهش میدهد. (توضیح مترجم: شکستن یک کار بزرگ به بسته های کاری کوچکتر برای قرار دادن آنها در کنار هم، مانند شکستن یک تصویر بزرگ به اجزا کوچک در یک پازل پیچیده، در حالت اول موثر است و اتخاذ راهبرد مناسب چیدن قطعات و ترتیب کامل کردن پازل، در حالت دوم کارساز خواهد بود.) 

دوم: به انتظارات غیر واقعی واکنش نشان دهید

این سناریو را در نظر بگیرید: هم تیمی کمال گرای شما از شما میخواهد که فرم اطلاعات پیگیری کارها را که ستونهای متعددی دارد، هفتگی پر کنید در صورتی که ماهانه تنها ستونهای معدودی از آن به کار می آید.

افراد کمال گرا به در کنار هم قرار دادن و معادل سازی زمان انجام کار با کیفیت انجام آن، تمایل دارند. به زبان ساده، اینکه هرچه زمان بیشتری صرف انجام کاری شود، کیفیت انجام کار بالا میرود و برعکس. بنابراین شما باید با سیاست و وسواس خاصی به همکار خود توضیح دهید که چرا صلاح نمی دانید وقت زیادی را بر روی روزآمد کردن اطلاعات این فرم صرف (در واقع تلف) کنید. تشریح  اینکه چه هزینه هایی پر کردن اضافه ستونهای متعدد، که در مفید بودن آنها تشکیک وجود دارد، به شرکت تحمیل می کند باید هدف شما باشد. در صورتی که می توان از راه های خیلی مفیدتر و موثرتر در خدمت منافع شرکت فعالیت کرد. در مورد "از راه های خیلی مفید تر و موثرتر" به طور مشخص و جزئی توضیح دهید و همچنین واضح و ملموس بگویید چرا تهیه آن ستونهای اضافی مفید نخواهد بود.

اگر این مکالمه‌ای دشوار است آن را شخصی نکنید. سعی کنید این ذهنیت را تقویت نمایید و به خود بقبولانید که هر فردی حتی خود شما قوانین و چارچوب خاص خود را دارد. بنابراین تنش ها در محل کار مسئله ای بسیار عادی هستند. رویارویی و مواجهه چالشی نباید مانعی برای طرح سازنده موارد و ایجاد تاثیر منفی روی شما یا همکارتان به عنوان انسان داشته باشد. عواقب اینکه اجازه بدهید تحت‌تاثیر قرار بگیرید و احساسات غیرضروری منفی را به این شرایط پیوند زنید بی تردید بیشتر از آنکه سازنده باشد، مخرب است.

کشف کنید که همکار کمال گرای شما ترجیح می دهد چگونه بازخورد دریافت کند. برای مثال برخی از این افراد ترجیح میدهند بازخوردها را از طریق ایمیل دریافت کنند تا این شانس و امکان را داشته باشند که در فضای خصوصی خود هرگونه واکنش تدافعی اولیه را بروز دهند و سپس تعدیل کنند. از این بین، افرادی که دارای خود آگاهی هستند به طور معمول وقتی که برای فرو نشاندن پاسخ های شدید خود در برابر بازخورد به اندازه کافی زمان دارند، به یک واکنش سازنده میرسند. به هر روی، از کنار ابراز عقیده در مورد کارهای بیهوده و کم منفعت با هدف تأمین خواسته های نا تمام و وسواس گونه فرد کمال گرا، به سادگی عبور نکنید.

سوم: همواره از تمرکز بر نگرش کلان و اهداف، حمایت کنید

یکی از صفات بارز فرد کمال گرای مشکل ساز،  از دست دادن تصویر کلی و نگرش کلان در یک پروژه است. در حالیکه طراحی، پیاده سازی و توسعه فرایندهایی که به تحقق اهداف پروژه و حفظ اولویت کارها و اینکه اعضای تیم بر روی آنها تمرکز کنند جزو وظایف راهبر تیم است، مواردی نیز می توان نام برد که هر یک از اعضای تیم، از جمله شما، در هر سطحی به سهم خود می توانند به ایجاد و توسعه آن کمک کنند. مثلا در جلسات گروهی تیم، شما می‌توانید موارد زیر را مطرح سازید:

• آیا راهی ساده تر برای رسیدن به هدف ما وجود دارد؟ 
• آیا مقدار زمانی که ما مصرف میکنیم را می‌توان کاهش داد؟
• هزینه - فرصت صرف وقت اضافی برای انجام ایده آل یک کار در مقایسه با انجام کار دیگر چقدر است؟

در پروژه هایی که با یک فرد کمال گرا همکاری می کنید شما می توانید یک چک لیست ابتدایی شامل کارهایی که باید انجام شوند آماده کنید. جدا از اینکه در وهله اول این لیست خود به منظم کار کردن گروه کمک میکند، اضطراب را در انجام دادن کارها کاهش میدهد و تضمین می نماید هر بخشی از کار توجه لازم را دریافت می دارد و افراط و تفریط نمی شود. همچنین وفاداری به اعمال فرآیند تصمیم گیری واضح و شفاف و مستند سازی تصمیمات اتخاذ شده و رصد کردن وضعیت آنها، به پیشرفت کارها کمک می کند.

روشهای شهودی و کیفی تصمیم گیری از آنجاییکه سریعتر و اثربخش تر به اجرا در می آیند و در اولویت بندی کارها به همه کمک میکنند باید مورد تشویق و حمایت شما باشند. مثلا: "اگر یک فرصت تجاری،  ارزشی کمتر از فلان مقدار داشته باشد، ما به طور خودکار آن را نادیده میگیریم" یا "اگر تکمیل یک پروژه بیشتر از فلان مقدار زمان بطلبد، به مدیر گزارش میشود" از جمله این موارد هستند.

چهارم: در انجام امور و تعریف روابط متقابل، حد و مرز تعیین کنید

 انتظارات غیر واقعی یک همکار کمال گرا می تواند سهوا این حس را القا کند که برای وقت و تلاش شما ارزش لازم را قائل نیست. مثلا این شخص کمال گرا اگر سختکوش و کاری هم باشد، زمانی که تحت فشار کار قرار گیرد، سیلی از ایمیلها که در هر کدام یک سوال یا مثلا پیشنهادی گنجانده ارسال می کند که تلویحا توقع دارد به تمام آنها پاسخ دهید.

شاید وسوسه شوید که این ایمیل ها را یا به صورت خیلی مختصر پاسخ دهید و یا کلا نادیده بگیرد. اما در عوض پیشنهاد میکنیم برای انجام کارهای خود دستورالعمل داشته باشید و آن را بین افراد به جریان بیاندازید. 

به عنوان مثال امکان دارد تصمیم بگیرید به ایمیل های شب هنگام یا آخر هفته همکار کمال گرای خود پاسخ ندهید؛ یا ممکن است تصمیم بگیرید که به تمام ایمیل های او همه با هم و فقط یک بار روزانه پاسخ دهید، همین! اما اگر به ایمیل های با اهمیت پایین، آخر هفته ها یا دیر هنگام پاسخ می دهید، بهتر است در این زمینه یک چهارچوب درون گروهی ترسیم نمایید تا از سوء تعبیرهای احتمالی پیشگیری شود. تدوین دستورالعمل های کاری، سنجه مناسبی برای تخمین میزان انطباق اعمال اعضای تیم با هنجارهای مورد توافق به دست می دهد.

در عدم تنظیم توافق بین گروهی، هر یک از اعضای گروه امکان دارد درگیر عادات مخربی شوند که امکان سرایت به سایر اعضا گروه و تاثیر در آنها هم وجود دارد. در عوض شما با تنظیم حد و مرزها و یکسری قواعد، ضمن جلوگیری از موارد منفی برشمرده، فرهنگی را ایجاد می‌کنید که امکان رشد و توسعه فردی را نیز فراهم می آورد.

پنجم: ارتقاء احساس امنیت از طریق تاثیر متقابل 

هنگامی که هم تیمی شما اجازه مداخله در نوع فکر کردن خود را به شما میدهد و برعکس، تاثیر متقابل صورت میگیرد. این اتفاق مهمی است که به تعمیق حس امنیت در هر رابطه ای کمک می نماید. اگر برخی عادات یک همکار کمال گرا شما را سرخورده کرده است، نیمه پر لیوان را ببینید و مصالحه کنید. سعی کنید عناصر مثبت رفتاری او را شناسایی کرده و آنها را تبدیل به عادات خود کنید. اگر توقع داریم شخصی دیگری به سمت راه و رسم ما متمایل گردد، ما هم باید نشان دهیم که تمایل داریم به سمت او حرکت کنیم و تغییر عادت دهیم.

 پذیرش بازخورد انتقادی آسان تر خواهد شد هنگامی که افراد احساس امنیت در رابطه داشته باشند. راه های متنوعی وجود دارد برای اینکه به یک همکار کمال‌گرا احساس امنیت منتقل کنیم. به عنوان مثال به همکاران کمال گرای خود نشان دهید که برای شما مهم هستند و به استعدادها و قابلیت های آن ها اعتقاد دارید. آنها باید بدانند که در کل دید شما نسبت به آنها مثبت است و اشتباهات کوچک مانند غلط های املایی در یک متن تایپ شده، بر اعتماد کلی شما نسبت به آنها تاثیری نخواهد داشت. هنگامی که یک فرد کمال گرا به اینکه شما بازخوردها را بدون پیش داوری انجام میدهید اعتماد دارد، راحتتر بر موانع احساسی ناشی از دریافت بازخورد غلبه می‌کند و عملکرد بهتری دارد. 

البته واضح است که نوع ارتباط بین کارمند و رئیس در مقایسه با ارتباط بین دو همکار تفاوتهای فاحشی دارد. اگرچه در هر حالت برای طرفین، عناصر نقش آفرین در تاثیر متقابل مانند پذیرش داشتن و تعامل داشتن باید وجود داشته باشد تا احساس امنیت کنند. افراد کمال گرا صفات مثبت بسیاری دارند و می توانند همکاران شگفت انگیزی باشند. مطمئن شوید که از این مزیت، به این معنا که فرصت یادگیری نقاط قوت آنها را از دست نمیدهید، استفاده می نمایید.

سخن آخر

با درک برخی از عادت های مشترک افراد کمال گرا، شما از یک طرف جنبه های فکری و چشم انداز نگرش آنها، و از طرف دیگر کشمکش ها و چالش های آنها را می توانید بهتر درک کنید. در انجام این کار، درها را به سمت یک رابطه سالم بگشاید، رابطه ای که در آن از یکدیگر بیاموزید و یک محیط کاری هماهنگ و متوازن بیافرینید. 

منبع: hbr