هوش مصنوعی، چگونه قراردادها را تغییر می‌دهد؟
سخن مشاور مدیریت:
پیمانکاری، فعالیت رایجی است اما تعداد کمی از شرکت‌ها آن را به طور کارآمد و موثری انجام می‌دهند. در حقیقت، برآورد شده است که پیمانکاری ناکارآمد موجب می‌شود که شرکت‌ها بین ۵ تا ۴۰ درصد از ارزش معاملاتی معین را بسته به شرایط از دست بدهند. اما تحولات اخیر فناوری، مانند: هوش مصنوعی (AI) در حال حاضر بر بسیاری از چالش‌های پیمانکاری غلبه کرده‌اند.
مهمترین چالش‌های پیش روی شرکت‌ها در پیمانکاری ناشی از تعداد زیاد قراردادهایی است که آن‌ها باید پیگیری کنند؛
این قراردادها اغلب فاقد یکپارچگی هستند و سازماندهی، مدیریت و بروزرسانی آن‌ها سخت است. اکثر شرکت‌ها پایگاه دادهای از همه اطلاعات مربوط به قراردادهای خود ندارند – چه برسد به این که روشی کارآمد برای استخراج همه این اطلاعات داشته باشند – بنابراین، هیچ روش منظم و سریعی به عنوان مثال: برای نظارت توافقنامههای پیچیده برون‌سپاری و مشاهده نحوه جمله‌بندی خاص در بخش‌های مختلف وجود ندارد. برای تدوین، اجرا و بهبود نه تنها خود قراردادها، بلکه همچنین فرآیندهای پیمانکاری و معاملات حاکم بر این قراردادها نیاز به نیروی انسانی زیادی است.
به عنوان مثال، اگر شرکت فناوری بزرگی، خود را در مواجهه با حجم زیادی از قراردادهای خرید مشاهده کند که هر کدام از آن‌ها دارای تاریخهای تمدید و شرایط مذاکره مجدد متفاوتی است، این شرکت نیاز به صدها ساعت و تیمی از مدیران قرارداد برای بررسی و پیگیری همه این اطلاعات به منظور حصول اطمینان از عدم از دست رفتن هیچ گونه فرصت یا تمدیدی خواهد داشت.
با این حال، نرم افزارهای هوش مصنوعی به سادگی می‌توانند داده‌ها را استخراج و محتوای قراردادها را روشن کنند. (این نرم افزارها می‌توانند به سرعت، تاریخهای تمدید و شرایط مذاکره مجدد را از هر تعداد قرار‌دادی استخراج و سازماندهی کنند.) این امر برای شرکت‌ها این امکان را فراهم می‌آورد که قراردادها را سریعتر بازبینی کنند، مقادیر زیادی از داده‌های قرارداد را راحت‌تر سازماندهی و مکان‌یابی کنند، پتانسیل اختلافات قرارداد (و مذاکرات خصومت‌آمیز قرارداد) را کاهش دهند، و حجم قراردادهای قابل مذاکره و اجرا را افزایش دهند.
من در تحقیقات خود مشاهده کرده‌ام که بسیاری از شرکت‌ها از نرم افزارهای مدیریت قرارداد استفاده می‌کنند، و تعداد کمتری از شرکت‌ها – عمدتا شرکت‌های با حجم بالای قراردادهای روتین – از نرم افزارهای پیشرفته‌تر با قابلیت‌های هوش مصنوعی استفاده می‌کنند. این شرکت‌ها به طور کلی افزایشی را در بهره‌وری و کارآیی مربوط به پیمانکاری خود مشاهده می‌کنند.
استفاده از نرم افزارهای پیمانکاری هوش مصنوعی دارای پتانسیل بهبود نحوه پیمانکاری همه شرکت‌ها است – و این بهبود به سه طریق انجام خواهد شد: با تغییر ابزارهای مورد استفاده شرکت‌ها برای پیمانکاری، اثرگذاری روی محتوای قراردادها، و تاثیر روی فرآیندهای پیمانکاری شرکت‌ها.
بهبود ابزارهای مدیریت قراردادها
در حالی که نرم‌افزارهای بازبینی اسناد قانونی سال‌ها وجود داشته‌اند، این نرم‌افزارها معمولا به شرکت‌ها تنها در ذخیره‌سازی و سازماندهی قراردادهای آن‌ها کمک می‌کنند. نرم‌افزارهای پیمانکاری که از هوش مصنوعی استفاده می‌کنند آن چه که این ابزارها می‌توانند انجام دهند را تسهیل می‌کنند. به عنوان مثال، همه نرم‌افزارهای پیمانکاری می‌توانند انواع قراردادها (حتی به زبان‌های مختلف) را بر اساس تشخیص الگو در نحوه تدوین اسناد شناسایی کنند. از آنجایی که نرم افزارهای پیمانکاری هوش مصنوعی، الگوریتم خود را روی مجموعه‌ای از داده‌ها (قراردادها) برای تشخیص الگوها و استخراج متغیرهای کلیدی (بندها، تاریخ‌ها، طرفین و غیره) اجرا می‌کنند، بنابراین شرکت را قادر به مدیریت کارآمدتر قراردادهای خود می‌سازند زیرا می‌دانند که چه چیزی در هر کدام از آن‌ها است – و به سادگی می‌توانند آن‌ها را ارزیابی کنند. نرم افزارهای هوش مصنوعی همچنین پیش‌بینی ساده‌ای را ارائه می‌دهند که دارای پیآمدهایی برای گام‌های معقول است: نرم‌افزارهای پیمانکاری هوش مصنوعی می‌توانند حجم بزرگی از داده‌ها را به سرعت مرتب کرده و قراردادهای فردی را بر اساس معیارهای خاص شرکت دسته‌بندی کنند.
نرم‌افزارهای اخیر هوش مصنوعی همچنین می‌توانند قراردادها را به درستی در هر فرمتی بخوانند، تحلیل‌هایی را درباره داده‌های استخراج شده از قراردادها فراهم سازند، و داده‌های قرارداد را بسیار سریعتر از تیمی از وکلا استخراج کنند. این امر ممکن است به نظر وکلا خبر بدی باشد، اما لزوما این گونه نیست: داشتنِ داده‌های قرارداد اضافی می‌تواند شرکت‌ها را قادر به بروزرسانی منظم‌تر قراردادهای خود سازد، و وکلا می‌توانند به جای بررسی قراردادها، تمرکز بیشتری روی نقش خود به عنوان مشاور داشته باشند.
حفظ سازگاری قراردادها
نرم افزارهای پیمانکاری هوشمند به شرکت‌ها در حفظ سازگاری اصطلاحات و کاربرد آن‌ها در همه قراردادهای آن‌ها کمک می‌کنند. به عنوان مثال، اگر شرکتی به دنبال تعریف اصطلاح «اطلاعات محرمانه» به نحوی خاص در توافقنامههای عدم افشای (NDAs) خود است، باید اطمینان حاصل کند که همه بخش‌های آن سازگار با این تعریف هستند و تغییرات در تعریف با سرعت و دقت اعمال می‌شوند زیرا تغییر می‌تواند منجر به آسیب به شرکت شود. نرم افزارهای پیمانکاری هوش مصنوعی می‌توانند سازگاری این اصطلاح را در طول الگوهای شرکت حفظ کنند و اصطلاحات دیگری را که دلالت بر «اطلاعات محرمانه» در NDAs از طرفین کسب و کار دارند مشخص کنند.
توانایی شناسایی و استخراج نقاط داده کلیدی به شرکت‌ها در سازماندهی و استخراج قراردادها نیز کمک می‌کند. به عنوان مثال، یک شرکت با تعداد زیاد قراردادهای فروشنده باید اطمینان حاصل کند که تغییرات در مفاد خاتمه و جریمه و خسارت – هم در قراردادهای خود شرکت و هم در قرار دادهای فروشنده – پیگیری خواهند شد. مدیریت تغییرات، وظیفه بزرگی است که نیاز به سازماندهی کنش‌گرانه دارد. اما نرم افزارهای پیمانکاری هوش مصنوعی می‌توانند این مفاد را در قراردادهای شرکت و در قراردادهای ارسال شده توسط فروشنده ثبت و استانداردسازی کنند، که به موحب آن، شناسایی مصادیق عدم رعایت مفاد و تضمین برطرف کردن سریع مفاد نامطلوب، بسیار راحت‌تر می‌شود.
علاوه بر‌این، نرم افزارهای پیمانکاری هوشمند می‌توانند (با انجام تجزیه و تحلیل سریعتر از تیم وکلا) ریسک در قراردادها را به وسیله شناسایی اصطلاحات و بندهای نامطلوب به سرعت ارزیابی کنند. و این می‌تواند ریسک خطای انسانی در تدوین و بازبینی قرارداد را کاهش دهد.
فرآیندهای جدید نیاز به مهارت‌های جدید دارند
از آنجایی که ابزارهای جدید پیمانکاری هوش مصنوعی، محتوای واقعی قراردادها را تغییر می‌دهند، این امر به نوبه خود روی فرآیندهای پیمانکاری مورد استفاده قراردادها اثر می‌گذارد. پیش از این، پیمانکاری موفقیت‌آمیز نیاز به مهارت‌هایی در تدوین و مذاکره قراردادها و همچنین مدیریت و بازبینی آن‌ها داشت. معاملات تخصصی با ارزش بالا وابسته به گروه‌هایی از وکلا بودند که ساعات زیادی را صرف انجام جامع و با دقت گام‌های معقولانه می‌کردند. از متخصصان پیمانکاری انتظار می‌رفت که روش‌های هوشمندانه‌ای را برای تدوین قراردادها به منظور گنجاندن بندهای مطلوب مشتری بیابند. و حتی معاملات روتینتر نیز نیاز به توجه دقیق کارمندان به جزئیات داشتند.
اما هنگامی که بیشترین دقت و سازماندهی قرارداد – و حتی تدوین قرارداد – با استفاه از نرم افزارهای پیمانکاری هوش مصنوعی انجام می‌شوند، منابع مورد نیاز برای تولید حجم زیادی از قراردادها، پیچیده و هم ساده، تغییر خواهند کرد. این امر لزوما بدین معنا نیست که شرکت‌ها نیاز به وکلای کمتری خواهند داشت، بلکه نقش این وکلا ممکن است تغییر کند. به عنوان مثال، وکلا، به جای بازبینی اسناد، زمان بیشتری را صرف ارزیابی ریسک و ارائه مشاوره خواهند کرد. و شرکت‌ها، به جای داشتنِ تیم بزرگی از همکاران برای انجام گام‌های لازم قبل از معامله، دارای تیم چابک‌تر و کوچک‌تری برای بازبینی اسناد دسته‌بندی شده توسط نرم افزار و سپس ارائه مشاوره خواهند بود. در واقع،" پروفسور جیلیان کا هادفیلد" ، استاد حقوق در دانشگاه کالیفرنای جنوبی با تخصص در قوانین قرارداد، معتقد است که هوش مصنوعی در پیمانکاری منجر به استفاده بهتر از استعدادهای حقوقی خواهد شد:
«وکلا تمرکز خود را از فعالیت‌های روتین به کارهای با ارزش بیشتر در تشکیل راه‌کارها و مذاکره مشکلات پیچیده قانونی شیفت خواهند داد».
به طور مشابه، نقش متخصصان مدیریت قرارداد نیز تغییر خواهد کرد. در حالی که انطباق با قرارداد پیش از این توسط تیمی کامل انجام می‌شد، ابزارهای هوش مصنوعی، پلت فرم نرم افزاری به خوبی طراحی شده‌ای را – در کنار تعداد اندکی کارمند – برای انجام این کار فراهم آورده‌اند. به جای این که مهارت‌های سازمانی، کلید نقش مدیران قرارداد باشند، این مدیران نیاز به تخصص در جریان فرآیند و فنیتری برای کار با نرم افزار خواهند داشت.
این پیشرفت در ابزارها، محتوا و فرآیندها بدین معنا خواهد بود که با گسترش این فناوری، پیمانکاری سریعتر، بهتر و راحت‌تر می‌شود. اما درک این نکته مهم است که در حالی که هوش مصنوعی وعده انجام کارهای زیادی را می‌دهد، اما هر چیزی را نمی‌تواند انجام دهد.
فناوری پیمانکاری در حال حاضر در نقطه‌ای میانی قرار‌دارد:
جریانی از تحول در صنایع با قراردادهای به شدت روتین و الگو-محور. در اینجا فناوری پیمانکاری هوش مصنوعی، یک مدل بلاکچین است که امکان تکامل قراردادها و لزوما بازنویسی آن‌ها را طبق نیازهای طرفین فراهم می‌سازد. کاربرد مهم دیگر این فناوری، کمک به توسعه استانداردهای پیمانکاری، مانند نحوه بحث و ساختاربندی بندهای خاص است. هنگامی که شرکت‌های مذاکره کننده قرارداد می‌توانند به سادگی به هر قرارداد مشابهی از بیست سال گذشته، و اولویت‌بندی شده بر اساس صنعت، دسترسی داشته باشند، و مشاهده کنند که غالبا از چه نوع جمله‌بندی استفاده شده است، ما باید مذاکره راحت‌تری را در مورد بندهای ارائه شده مشاهده کنیم، که منجر به فرآیند ساده‌تر پیمانکاری می‌شود.
دانستن آن چه که ابزارهای پیمانکاری هوش مصنوعی قادر یا ناتوان به انجام آن هستند کلید پیاده‌سازی و استفاده موفقیت‌آمیز آن‌ها است. در حال حاضر، این ابزارها می‌توانند بالاترین ارزش افزوده را برای شرکت‌های با حجم‌های زیادی از قراردادها و شرکت‌های با معاملات روتینتر فراهم کنند – کاهش زمان صرف شده برای بازبینی و تدوین قراردادها. اما با توسعه این فناوری، این یقین به وجود می‌آید که این فناوری، یک روز برای همه شرکت‌ها مفید خواهد بود.
نویسنده:
بورلی ریچ جی دی ، دانشجو دکترا در رشته استراتژی در مدرسه کسب و کار دانشگاه کالیفرنیای جنوبی. تحقیقات او روی نحوه استفاده سازمان‌ها از راهکارهای قانونی، به ویژه قراردادها و فناوری، برای دستیابی به مزایای رقابتی متمرکز
منبع: HBR