دورکاری و برقراری تعادل بین زندگی شخصی و شغلی

سخن مشاور مدیریت:

مساله دورکاری و کار کردن از خانه در هیچ زمانی به اندازه امروز پررنگ نبوده است. شیوع بیماری کرونا و اعلام محدودیت‌های ترددی از سوی دولت‌ها و قرنطینه خانگی، سبب شده که سازمان‌های مختلف مجبور شوند تا آنجایی که می‌توانند از نیروهای خود به صورت دورکار بهره‌ ببرند. با توجه به اینکه درصد بالایی از سازمان‌ها و کارمندان تا پیش از این تجربه دورکاری نداشته‌اند، به احتمال زیاد با مشکلات و چالش‌هایی در این خصوص از جمله کاهش بهره‌وری روبه‌رو شده‌اند. در این مقاله تلاش شده است تا با ارائه پیشنهاداتی به مدیران، سرپرستان و همین‌طور کارمندان در رسیدن به بهترین عملکرد خود و بهره‌وری حداکثری کمک کنیم.

بدون اینکه نیاز باشد از خانه خارج شویم؛ بدون هیچ جلسه و ملاقات حضوری و بدون نیاز به داشتن ظاهری رسمی، دورکاری می‌تواند گزینه بسیار ایده‌آلی باشد. اما زمانی که تعهدات شخصی به میان می‌آیند می‌تواند باعث پرت‌شدن حواس و از بین رفتن تمرکزمان شود. اتفاقاتی که در زمان کار کردن در شرکت به راحتی قابل چشم‌پوشی هستند در زمان کار کردن از خانه باعث می‌شود جدا کردن زندگی شغلی و کاری از یکدیگر مشکل شود. 

تصور کنید که در حال کار بر روی پروژه‌ای هستید و دوستی با شما تماس می‌گیرد. با اینکه می‌دانید باید پروژه را تا پایان روز تمام کنید اما جواب ندادن به دوست‌تان را بی‌ادبی می‌دانید آن هم وقتی که از نظر فنی می‌توانید با اون صحبت کنید. یا اینکه شرایطی را در نظر بگیرید که در حال لیست کردن کارهای روز بعدتان هستید و بایستی فکر کنید که چه وقت از روز کاری‌تان را به انجام امور شخصی مثل: خریدکردن یا بردن ماشین به تعمیرگاه بپردازید. فعالیت‌هایی که شاید در ابتدا به نظر برسد وقتی چندانی را از شما نمی‌گیرند اما در نهایت مجبور می‌شوید که برای جبران زمان از دست رفته، تا دیر وقت کار کنید. این مساله ممکن است تا جایی پیش رود که دیگر نشود گفت چه زمانی کار می‌کنید و چه زمانی مشغول کار نیستید.

با این حال و در طرف دیگر سکه، دورکاری می‌تواند به‌طور قابل ملاحظه‌ای بهره‌وری را افزایش دهد. نتایج تحقیقی که در سال 2013 توسط پژوهشگران دانشگاه استنفورد صورت گرفته نشان می‌دهد بهره‌وری کارمندانی که از خانه کار می‌کنند 13 درصد بیشتر است از همکاران‌شان که در شرکت حضور پیدا می‌کنند. مسأله مهم و اصلی، برقراری تعادل بین زندگی شخصی و زندگی شغلی می‌باشد.

به همین منظور در ادامه نکاتی آورده شده است تا به شما کمک کند موثرتر و با رضایت بیشتری از خانه کار کنید و بهره‌وری خودتان را افزایش دهید. 

• از برنامه روزانه و مشخصی پیروی کنید

انتظارات واقع‌بینانه‌ای از کارهایی که می‌توانید در طول روز انجام دهید داشته باشید و برای آن‌ها برنامه‌ریزی کنید. برنامه داشتن و تعهد به آن‌ها نه تنها به فعالیت‌های روزانه‌ی شما ساختار می‌دهد، بلکه کمک می‌کند تا با انگیزه باقی بمانید. روزتان را طوری شروع کنید که انگار برای کار به شرکت می‌روید. صبح زود بیدار شوید و بعد از بیدار شدن تخت خود را مرتب کنید تا که دوباره حوس دراز کشیدن و رفتن زیر پتو به شما دست ندهد. لباس مناسب بپوشید و سعی کنید از فضای مجازی دوری کنید تا حواس‌تان از کار پرت نشود. حتی می‌توانید که عادت‌های روزانه خود در زمان رفتن به محل کارتان را داشته باشید. به عنوان مثال: اگر صبح‌ها در مترو چند صفحه‌ای کتاب می‌خواندید و یا به موسیقی گوش می‌دادید، خوب است که قبل از شروع به کار در خانه آن‌ها را انجام دهید تا در حس و حال کار قرار بگیرید. همچنین در صورت امکان، فضای جداگانه‌ای از خانه را برای دور کاری اختصاص دهید تا بهتر بتوانید بین کار و زندگی شخصی تفکیک قائل شوید.

• ساعت کاری خود را مشخص کنید

زمان شروع و پایان کار خود را مشخص و تعیین کنید که انجام چه کارهایی در این زمان مجاز است. از خودتان بپرسید «اگر که من در شرکت بودم، آیا در زمان اداری آن فعالیت را انجام می‌دادم؟». اگر جواب منفی باشد بایستی که در خارج ساعت کاری، قبل از شروع یا بعد از تمام شدن کار، به آن موضوع رسیدگی کنید. وظایف مربوط به خانه، خرید کردن و گذراندن وقت با دوستان همگی فعالیت‌هایی هستند که در خارج زمان اداری باید انجام شوند. البته مثل وقتی که در شرکت هستید و هنگام ناهار به تماس دوست‌تان پاسخ می‌دهید و یا زمانی مساله‌ای فوری و اضطراری پیش می‌آید، می‌شود در ساعت اداری به آن‌ها رسیدگی کرد. اما باید دقت کرد که این موارد استثنا هستند و نه یک روال ثابت. تعیین ساعات کاری مشخص نه تنها باعث می‌شود که در کارمان متمرکز باشیم بلکه پس از آن می‌توانیم با خیالی راحت و بدون عذاب وجدان به زندگی شخصی خود بپردازیم.

• محدودیت‌ها و خط قرمزها را مشخص کنید

هنگامی که در خانه کار می‌کنید احتمال اینکه که زندگی شخصی و کاری‌تان با هم تداخل پیدا کنند بالا می‌رود. اگر که نتوانید خطوط قرمز خود را رعایت کنید این حس به شما دست خواهد داد که همیشه در حال کار کردن هستید و هیچ وقت واقعا به فضای خانه برنمی‌گردید. به همین علت مهم است که زندگی کاری و شخصی را از هم جدا نگه دارید.

با کسانی که دورکاری شما در خانه را صرفا بودن‌تان در خانه می‌بینند رک و شفاف باشید. به دوستان و خانواده خود توضیح دهید که با وجود اینکه در محیط خانه حضور دارید، شما در حال پرداختن به شغل‌تان و دورکاری هستید و در این زمان فرصت انجام امور متفرقه را ندارید. به عنوان مثال؛ به همسرتان بگویید که «برنامه من این است که از ساعت 8 صبح تا 5 عصر مشغول کار باشم. صحبت کردن و معاشرت در زمان ناهار لذت‌بخش خواهد بود اما خارج از آن و در هنگام کار، من در دسترس نیستم».

در شرایطی که اتفاق غیر منتظره‌ای پیش می‌آید نیاز است که کمی هوشمندانه‌تر رفتار کنید. مثلا اگر همسایه طبقه بالا به شما سر می‌زند، می‌توانید در حد یک مکالمه کوتاه برای آن وقت بذارید دقیقا مانند وقتی که در شرکت هستید و با همکارتان مشغول صحبت می‌شوید. به جای اینکه آن‌ها را به صرف چای به داخل منزل دعوت کنید، از عبارتی مثل «از دیدن شما خیلی خوشحال شدم، اما کاری هست که باید انجام بدم» استفاده کنید تا به صورت مودبانه مکالمه را تمام و برای زمان مناسبی وقتی مشخص کنید که یکدیگر را ببینید.

اگر که قرار باشد فعالیت‌های غیر کاری در طول روز انجام دهید، حداکثر زمانی که می‌توانید به آن‌ها بپردازید را مشخص کنید. به عنوان مثال اگر خانواده از شما می‌خواهد که در فعالیت های خارج از خانه کمک کنید، محاسبه کنید که در یک ساعتی که برای ناهار وقت دارید می‌توانید چه اموری را انجام دهید و فقط به آن‌ها متعهد شوید. مثلا بگویید که «من میتوانم دو سه قلم از لیست خرید را تهیه کنم و بقیه برای بعد از ساعت کاری باقی خواهند ماند».

واضح است که وقتی حد و مرزها را مشخص می‌کنید و به آن‌ها پایبند می‌مانید (در مثالی که داشتیم یعنی بعد از 5 عصر کار را متوقف کنید)، دیگران متوجه محدودیت‌های شما می‌شوند و همین‌طور این موضوع به شما کمک می‌کند که بعد از اتمام ساعت کاری راحت‌تر از فضای شغل‌تان خارج شوید. و یادتان باشد لازم نیست هنگامی که در حال توضیح شرایط جدیدتان به اطرفیان‌تان هستید عذرخواهی کنید و یا خجالت‌زده باشید. از دیگران بخواهید که مانند وقتی که در شرکت حضور دارید، زمانی که در خانه کار می‌کنید برایتان احترام قائل باشند.

• زمان‌های استراحت منظمی داشته باشید

کار کردن با حداکثر توان و انرژی، برای اینکه نشان دهید در خانه به صورت موثری کار می‌کنید می‌تواند وسوسه‌انگیز باشد. با این حال بسیار مهم و ضروری است که زمان‌های استراحت منظمی داشته باشید. حال سوال اینجاست که زمان‌های استراحت به چه شکلی باشد؟ تحقیقات صورت گرفته بر روی کارمندانی که بیشترین بهره‌وری را دارند نشان می‌دهد که آن‌ها به طور متوسط حدود 52 دقیقه با دقت و تمرکز به کار می‌پردازند و بعد از آن در حدود 17 دقیقه استراحت می‌کنند. همچنین نوع استراحت و فعالیتی که در این زمان می‌شود انجام داد می‌تواند به شکل‌های مختلفی باشد. می‌تواند یک فعالیت ساده مثل نگاه کردن به بیرون از پنجره باشد و یا مطالعه روزنامه. مهم این است به مغز و بدنتان فرصتی برای استراحت و بازپروری بدهید. کمی ورزش کنید، قدم بزنید یا حرکات کششی انجام دهید. و بعد دوباره کارتان را از سر بگیرید.

• ارتباطات‌تان را حفظ کنید

انزوای طولانی مدت و جدا بودن از سایر اعضای تیم می‌تواند منجر به کاهش انگیزه و بهره‌وری شود. در وضعیتی که امکان ملاقات حضوری با تیم‌تان را ندارید لازم است تا برای حفظ ارتباط خود با همکاران‌تان کمی بیشتر تلاش کنید. زمان‌هایی را مشخص کنید که با دوستان کاری و هم‌تیمی‌های خود در گروه‌ها و فضای مجازی به گفت‌وگو بپردازید، گپ بزنید و تماس ویدئویی داشته باشید.

از آنجایی که داشتن حضور فیزیکی در شرکت و دیده شدن عملکرد فرد، نقش مهمی در ارتقای شغلی او (و یا مورد بازخواست قرار گرفتن وی) دارد، تا جایی که امکانش هست همکاران و سرپرست‌های‌تان را در جریان فعالیت‌های خود قرار دهید. واقعیت این است که در هنگام دورکاری هیچ کدام از همکاران شما نمی‌دانند که چقدر زمان گذاشته‌اید تا گزارش ناقض همکارتان را اصلاح کنید، متوجه نمی‌شوند چطور در یک جلسه ویدئویی پرتنش آرام و منطقی واکنش نشان داده‌اید و یا دقت نمی‌کنند که شما چقدر برای تهیه یک گزارش فنی و پیچیده وقت گذاشته‌اید و تحقیق کرده‌اید تا مشتری بتواند به ساده‌ترین شکل ممکن آن را درک کند. به همین دلیل نیاز است به دیگران بگویید که در حال انجام چه کاری هستید و بعضی از فعالیت‌هایی که در طول روز انجام داده‌اید را برایشان توضیح دهید. این موضوع نه تنها از نظر کاری و پیشرفت شغلی مهم است بلکه برای حفظ سلامت روحی نیز اهمیت دارد.

• موفقیت‌های خود را جشن بگیرید

در زمان دورکاری، حفظ انگیزه و اشتیاق خود کار سختی است، مخصوصا که در خانه حواس‌پرتی‌های زیادی مثل: اینستاگرام، کمد لباس نامرتب، زنگ دری که باید درست شود و... وجود دارد. یک راه هوشمندانه برای اینکه از حواس پرتی جلوگیری و انرژی و انگیزتان را حفظ کنید این است که به جای تمرکز بر کارهای باقی مانده و انجام نشده، برای دقایقی به این فکر کنید که در طور روز موفق به انجام چه وظایفی شده‌اید. داشتن دفترچه یادداشت و ثبت کردن کارهایی که در آن روز انجام داده‌اید و همین‌طور خط زدن آن‌ها از چک لیست‌تان ایده خوبی است. انجام روزانه‌ی این کار به شما در رسیدن به موفقیت‌های بعدی و حرکت رو به جلو کمک می‌کند.

• ورزش کنید

ورزش کردن به شما در حفظ سلامتی و ارتقای بهره‌وری کمک می‌کند. انرژی و توانایی که انجام حرکات ورزشی از شما می‌گیرد باعث می‌شود که ذهنتان از دغدغه‌ها و گرفتاری‌های کاری خالی شود. این مساله علاوه بر اینکه کمک می‌کند راحت‌تر از فضای کاری فاصله بگیرید، می‌تواند باعث شود که راه‌حل‌های جدید و خلاقانه‌ای برای مشکلات و موضوعات کاری خود پیدا کنید.

منابع:

 https://hbr.org/2017/09/how-to-stay-focused-when-youre-working-from-home

 https://hbr.org/2014/10/5-ways-to-work-from-home-more-effective

https://hbr.org/2016/09/how-to-work-remotely-without-losing-motivation