سخن مشاور مدیریت:

در هفته‌های پایانی سال اکثر شرکت‌ها، —چه در بخش خصوصی و چه در بخش دولتی— کسب‌وکارهای خانگی در همه ابعاد با شیوع و فراگیری کروناویروس، به تعطیلات زودهنگام رفته‌اند. معمولا روزهای انتهایی سال، برای بسیاری از کسب‌وکارها، زمان رسیدگی به امور مالی معوقه و برای خیلی‌های دیگر زمان ایده‌آل برای رسیدن به برآوردهای فروششان است. با این کمک به جلوگیری از نمودار در حال رشد آمار مبتلایان به این ویروس، صاحبان کسب‌وکارها را مجاب به چشم‌پوشی از این اهداف کرده‌ است. در این بین تعدادی از شرکت‌ها با طراحی بستری منسجم، در حال پیاده‌سازی فرهنگ دورکاری در بین افراد سازمان خود هستند، تا بتوانند به بخشی از اهداف خود دست‌یابند. در این مقاله سعی بر آن داریم تا فرصت‌هایی که در پیاده‌سازی فرهنگ دورکاری نهفته است را با هم بررسی کرده و سازمان‌ها را در مواجه با این بلایای طبیعی آماده تر کنیم.

این هفته، کروناویروس اخطارهای جدی‌تری مبنی بر تأثیر چگونگی، زمان، و جایی که کار می‌کنیم در ابتلا به این ویروس در سرتاسر ایالات متحده داده‌ است.

دکتر نانسی مسیونایر، مدیر مرکز ملی ایمنی‌سازی و تنفسی CDC، در یک کنفرانس خبری در روز سه‌شنبه گفت:“اختلال در زندگی روزمره ممکن است بسیار شدید باشد، ممکن است مدارس بسته شوند، تجمعات عمومی جمع‌ شود و شاغلین نیز ممکن است مجبور شوند که از راه دور کار کنند.“

شیوع جهانی کروناویروس ممکن است درست در لحظه‌ای باشد که کارفرمایان مشخص می‌کنند آیا آماده پاسخ سریع به تغییرات غیرمنتظره در محلی که کار می‌کنند هستند یا خیر. سفرهای تجاری می‌توانند کاهش یابند و یا حتی متوقف شوند. شاید تعداد بیشتری از کارمندان نیاز به "کار در خارج از ساعت کاری" محلی داشته باشند و از کنفرانس ویدیویی برای کار در مناطق زمانی مختلف استفاده کنند. و اگر ریسک ابتلا به این ویروس به اندازه کافی بد شود، ممکن است از بسیاری از افراد خواسته شود که به دورکاری روی‌آورند و یا ممکن است بسیاری از افراد تقاضای دورکاری داشته‌باشند.

آیا سازمان‌ها آماده و پذیرای این تغییرات هستند؟ احتمالاً اینگونه نیست. اما حتی برای کسانی که حاضر به بازاندیشی هستند که چگونه کار را به پایان برسانند، آیا آن‌ها برای سؤال اجتناب‌ناپذیری که پس از بحران مطرح می‌شود نیز آماده هستند؟: "چرا ما همیشه اینگونه کار نمی‌کنیم؟“

آماده‌سازی سازمان برای انعطاف‌پذیری در مواجه با فرهنگ دورکاری

چگونه سازمان خود را آماده می‌كنید كه نه تنها با انعطاف‌پذیری در مقابل این اختلال بالقوه پاسخگو باشد، بلكه از آن به‌ عنوان فرصتی برای تصور امکان انجام كارها به‌طور گسترده استفاده كند؟ در اینجا پنج مرحله برای شروع این آماده‌سازی آمده‌است:

این احتمال را درک کنید که ممکن است تمام یا بخشی از نیروی کار شما نیاز به کار از راه دور داشته باشد.

دعا کردن و امید داشتن به اینکه این اتفاق نمی‌افتد، یا صرفا نادیده گرفتن آن، راهکار معقولی نیست. در زمانی که قرنطینه به صورت گسترده اتفاق می‌افتد، هیچ‌کس لپ‌تاپ را به کسی نمی‌دهد و بگوید "برو به جایی دیگر و کارت را از آنجا انجام بده.“ طوری برنامه‌ریزی کنید که گویی تنها راه عملیاتی ماندن کسب‌وکار، هر چه بیشتر کردن تعداد کارمندان دورکار باشد. اگر شرایطی نیاز به پاسخ سریع داشته‌باشد، همین حالا تیمی بین عملکردی شامل رهبران سازمانی، IT، منابع انسانی و ارتباطات تشکیل دهید تا برای سناریوهای مختلف برنامه‌ریزی کرده و ساختار بهینه‌ی اجرایی تدارک ببینند تا در مواقع مورد نیاز، توان پاسخگویی سریع داشته‌ باشند.

شغل‌ها و کارهایی را که می‌تواند تحت تأثیر قرار بگیرد را در نظر بگیرید.

توجه داشته باشید که کدامیک از نقش‌ها و وظایف:

1.  حتی تا حدی بدون حضور جسمی در محل کار، می‌توانند انجام شوند
2.  حتی در بعضی موارد در خارج از دفتر نمی‌توانند انجام شوند
3.  مطمئن نیستید در کدام دسته قرار می‌گیرد

هرگونه پیش‌فرض در مورد مشاغلی که فکر می‌کنید نمی‌توانند از راه دور انجام شوند را به چالش بکشید. و برای مشاغلی که در ستون "مطمئن نیستید" هستند، آماده آزمایش کردن امکان انجام آن‌ها از راه دور باشید. به عنوان مثال، سال‌ها به من گفته شده‌ است، "دستیاران اداری نمی‌توانند انعطاف‌پذیر کار کنند." و، سال‌هاست، من با تیم‌های اداری کار کردم تا ثابت کنم که این پیش‌فرض درستی نیست. بله، کارهای خاصی که آن‌ها انجام می‌دهند نیاز به حضور فیزیکی دارد، اما می‌توان برای آن برنامه‌ریزی کرد. بیشتر وظایف آن‌ها می‌تواند به طور مؤثر، خارج از مدل سنتی کار اتفاق بی‌افتد و همزمان به نفع کسب‌‌وکار نیز باشد.

سخت افزار و نرم افزارهای IT موجود را حسابرسی کنید و هرگونه شکاف در دسترسی و تصویب را ببندید.

سطح راحتی را با برنامه‌های نرم‌افزاری خاص مانند کنفرانس ویدئویی و سایر پلتفرم‌های همکاری و ارتباطی ارزیابی کنید. قبل از اینکه افراد نیاز به استفاده از آن‌ها داشته‌باشند، در جایی که شکاف‌های دانشی پیدا می‌کنید، آموزش و فرصت‌هایی را برای تمرین فراهم کنید. نه تنها تسلط در زمانی که به آن نیاز دارید مطلوب نیست، بلکخ بسیار ناکارآمد است. دستگاه‌های متعلق به سازمان را که افراد می‌توانند از آن‌ها استفاده‌کنند را شناسایی کنید. تعیین کنید که آیا مسائل مربوط به امنیت داده‌ها وجود دارد که باید آن‌ها را بررسی کنید و بهترین راه حل آن‌ها را شناسایی کنید.

یک پروتکل ارتباطی را از قبل تنظیم کنید.

پس از اتمام دوره انعطاف در پاسخ‌دهی، این داده‌ها به شما امکان می‌دهد تا متوجه شوید چه چیزهای کار کرده‌ است، چه چیزی کار نکرده‌ است و به چه دلیل. داده‌ها همچنین شما را از قبل آماده می‌کنند تا پس از گذر از بحران، به این سؤال اجتناب‌ناپذیر پاسخ دهید که "چرا ما همیشه اینگونه کار نمی‌کنیم؟" بسته به نتایج، ممکن است تصمیم بگیرید جنبه‌های خاصی از پاسخ انعطاف‌پذ‌یر را به صورت همیشگی ادامه دهید. به‌عنوان مثال: شاید شما سفرهای کاری را ۲۵٪ کاهش داده و کنفرانس ویدیویی را جایگزین سفرهای کاری کنید. پس از آن شما تعیین می‌کنید که حدود ۸۰٪ از آن جلسات به همان اندازه مؤثر بوده‌اند. بنابراین، کاهش ۲۰ درصدی در سفر تجاری ادامه خواهد یافت، اما این بار به‌عنوان بخشی از استراتژی پایداری سازمان برای کاهش انتشار کربن.

فوریت‌های بهداشت جهانی، مانند: Covid-19 یا کروناویروس، برای همه ترسناک، مخرب و گیج‌کننده است. و اگر برنامه‌ریزی دارید و هیچ اتفاقی نمی‌افتد… حداقل، شما باید یک واکنش منعطف در برابر بلایای آتی مرتبط با فرهنگ کاری سازمان خود یافته، و برنامه‌ای آماده داشته باشید.

آیا این آخرین بلایی است که سازمان‌ها با آن دچار می‌شوند…؟

منبع: HBR