کرونا مردم، فناوری و راه رسیدن به انعطاف‌پذیری سازمانی

سخن مشاور مدیریت:

همه ما در بازه زمانی هستیم که اپیدمی کرونا سراسر جهان را در برگرفته است و بسیاری از کسب‌وکارها به خاطر این بیماری جهانی آسیب مالی فراوانی خورده‌اند به همین دلیل اهمیت رهبری و مدیریت این دوران در سازمان‌ها دو چندان شده است. هم‌راستایی سازمان ما با ابزار و صنعت IT می‌تواند عبور از این بحران برایمان سهل کند. ما باید توجه کنیم که به عنوان یک مدیر حتما از قبل شرایط بحرانی امکان‌پذیر را پیش‌بینی کرده و بدون ایجاد استرس و اضطراب در شرکت خود شرایط را مدیریت کنیم به همین دلیل قصد دارم در این مقاله مطالبی را در این مورد با شما به اشتراک بگذارم.

در 11 مارس 2020، سازمان بهداشت جهانی (WHO) رسماً اعلام كرد COVID-19 همه‌گیر شده است. همچنان که جهان به عدم قطعیت در برابر گسترش روز افزون ویروس COVID-19 و تأثیر فزاینده آن در بورس، بازارها، زنجیره‌های تأمین و سایر ستون‌های اقتصاد جهانی می‌پردازد، مهم است به یاد داشته باشید که این گونه وقایع قبل از هر چیز بر افراد و خانواده‌های آن‌ها، بهزیستی آن‌ها، سازمان‌ها و مؤسساتی که در مواقع نیاز به آن‌ها اعتماد داریم، اثرگذار است.

از بیمارستان‌ها گرفته تا بانک‌ها، فروشگاه‌ها و حمل‌ونقل شهری. این سازمان‌ها و مشاغل بسیار مهم، نیرومند و مقاوم هستند؛ زیرا باید بتوانند خدمات و محصولات خود را در اختیار مردم قرار دهند. با این حال، براساس بررسی اخیر Forrester، تنها 43 درصد از پاسخ‌دهندگان ایالات متحده معتقدند که سازمان آن‌ها برنامه‌ای برای مقابله با بحرانی مانند بیماری همه‌گیر COVID-19 دارد.

از آنجا که در اواخر دسامبر سال 2019، Coronavirus در چین شناسایی شد، صدها هزار نفر در بیش از 100 کشور و قاره در دنیا به بیماری ناشی از این ویروس مبتلا شده‌اند که منجر به چندین هزار مرگ و میر شده است. با توجه به درصد فزاینده‌ای از موارد مثبت ناشی از این ویروس که هم اکنون در خارج از سرزمین اصلی آن چین یافت شده است، دنیا با تهدیدی جدی برای اقتصاد جهانی مواجه شده است. در حال حاضر ما شاهد آن هستیم که زنجیره‌های عرضه، تجارت در کل دنیا مختل گردیده‌اند.

در حال حاضر زنجیره‌ تأمین، فرآیند‌های کسب‌وکارها و بازارهای تجاری تحت تأثیر کامل قرار گرفته‌اند و برای ماه‌های آتی وضعیت سازمان‌ها و شرکت‌ها مشخص نمی‌باشد. با این حال یک چیز مسلم است:

فناوری برای پاسخگویی موثر و قاطع در برابر این چالش، یکی از قدرتمندترین اسلحه‌ها در هر سازمانی خواهد بود.

رهبران فناوری نیز مانند سایر مدیران، وظیفه دارند عملکرد خود را در این بحران مدیریت کنند. همچنین آن‌ها برای حمایت از کسب‌وکارهای دیگر، مسئولیت مهمی دارند، به ویژه که فناوری‌های روز به طور فزاینده‌ای در بافت اکثر مشاغل یافت می‌شود. فراتر از حصول اطمینان از اینکه سیستم‌های اصلی در سراسر این بحران عملیاتی هستند، رهبران فنآوری باید به دنبال جستجو و پشتیبانی از مناطق کلیدی در کسب‌وکار مانند زنجیره تامین و منابع انسانی که احتمالا تحت تاثیر قرار خواهند گرفت، باشند.

به عنوان مثال، زنجیره‌های تامین در صنایع مختلف را احتمالا به سختی بتوان مورد هدف قرار داد. بنابراین رهبران فنآوری ممکن است تنها قادر به پشتیبانی آن‌ها از طریق اتوماسیون و تجزیه‌وتحلیل عملیاتی باشند. در مورد منابع انسانی نیز ممکن است فقط فرصت‌هایی برای حمایت از نیروی انسانی با فراهم کردن ابزارها و کانال‌های ارتباطی قابل اعتماد برای دورکاری وجود داشته باشد.

رهبران فنآوری یک فرصت و تعهد برای کمک و هدایت دیگر سازمان‌ها در این بحران به واسطه دانش و قدرت فنآوری خود دارند و باید تلاش‌های خود را در این راستا اولویت‌بندی کنند. انعطاف‌پذیری سازمان‌ها به فنآوری‌ها و سیستم‌های خود وابسته است و رهبران فنآوری باید نقش یک رهبر بحران را داشته باشند.

باید به یاد داشته باشیم که بحران‌هایی مانند این، در گذشته تکرار شده‌اند و دوباره در آینده پیش خواهند آمد. بنابراین نیاز به آمادگی در برابر هر نوع بحرانی منطقی و طبیعی است چرا که اگر با اختلال و بحرانی روربه‌رو شویم حتما شرایط بهبودی نیز وجود خواهد داشت، در نتیجه چگونه رهبران فنآوری باید در زمان بحران عمل کنند تا اثرات بلند مدتی بر دیگر کسب‌وکارها داشته باشند.

واکنش فوری:

• برنامه
• مردم
• ملاحظات عملی برای رهبران فناوری

برای پاسخ به چالش پیش رو، رهبران فنآوری باید استراتژی‌های خود را طرح‌ریزی کرده و آن‌ها را در سه بعد اصلی اجرا کنند:

• برنامه‌ها
• افراد
• رویه‌ها

هر یک از این ابعاد برای ارائه پاسخ متفکرانه، حفظ سلامتی، ایمنی افراد، تولید و ایجاد یک سازمان انعطاف‌پذیر ضروری است. 

• برنامه ها: تدوین استراتژی پاسخگویی

رهبران فناوری در سازمان‌ها اغلب به سرعت به سمت پاسخگویی چالش‌های تاکتیکی ، عملیاتی و لجستیکی در بحران‌ها کشیده می‌شوند، مانند همه‌گیری COVID-19. اگر چه سازمان‌های فناوری اطلاعات نیاز به پاسخ سریع به برخی موضوعات در شرایط بحرانی داشته باشند، از جمله افزایش قابلیت دورکاری و تأمین دارایی‌های مهم و حیاتی برای سازمان، پس ضروری است که آن‌ها استراتژی و برنامه‌های سازمانی را برای اطمینان از انعطاف‌پذیری سازمانی در دستور کار خود قرار دهند. این تمرکز اولیه بر برنامه‌ریزی در نهایت می‌تواند به اجرای سریع و مؤثر کمک کند.

1. برنامه‌های پایداری تجارت BC (قبل از وقایع) و بازیابی فاجعه DR را مرور کنید.

برنامه‌های BC کمک می‌کند تا مردم و محیط‌های کاری ایمن و عملیاتی شوند، در حالی که برنامه‌های DR بر روی داده‌ها و برنامه‌ها تمرکز دارند. ارزیابی خطرات و تأثیر احتمالی آن‌ها، تدوین استراتژی‌های بازیابی و انجام روش‌های شفاف پویش همه بخشی از یک برنامه قبل از بحران است. از طرف دیگر برنامه‌های DR بر روی چگونگی بازگشت محیط فناوری به حالت عادی تمرکز دارند. هر دو این برنامه‌ها به آزمایش منظم و به‌روز رسانی مداوم نیاز دارند تا اجرای آن‌ها مؤثر و مفید باشد.

2. یک دفتر مدیریت بحران ایجاد کنید.

این اتاق فکر یک ساختار دائمی و مجازی باشد که برای رویدادهایی مانند همه‌گیری COVID-19 و سایر حوادث فعال شود. ایجاد چنین پایگاه و به‌روز رسانی‌هایی به شما این اطمینان را خواهد داد که برنامه‌های شما در مواقع اضطرار به درستی عمل خواهند کرد. این دفتر مدیریت بحران اغلب بخشی از یک تیم گسترده‌تر برای پاسخ به بحران است، زیرا نقش سازمان فناوری اطلاعات نه تنها مدیریت خطرات مستقیم IT ، بلکه پشتیبانی از سایر عملکردها در پاسخ است.

3. یک برنامه ارتباطی تهیه کنید.

شما باید بتوانید سریع و کارآمد ارتباط برقرار کنید (خبر خوب و بد) و فرض کنید که کارمندان شما ممکن است به لپ تاپ/کانال‌های ارتباطی اداری خود دسترسی نداشته نباشند. در برنامه‌های ارتباطی خود جامع باشید. این برنامه باید شامل زیرساخت تکنولوژی، نرم‌افزار و ارائه‌ دهندگان خدمات و همچنین فروشندگان و شرکای اکو‌سیستم، وسیع‌تر باشد. همچنین از وجود کانال‌های ارتباطی برقرار شده با مشتریان، شرکای کسب‌وکار، نیروی انسانی خود، قانون‌گذاران و دیگر سهامداران اطمینان حاصل کنید.

4. اجرای سناریوهای مختلف برای درک نیازهای فنآوری را تعین کنید.

به این فکر کنید که چه طور یک وضعیت ناگوار یا بحران ممکن است از طریق چندین سناریو مختلف ایجاد شود. این سناریوها می‌توانند شامل اختلالات گسترده در نیروی کار، زنجیره‌های تأمین جهانی یا تقاضا برای کالا و خدمات به شکل ناهمگون را دربرداشته باشد. باید سرعت اجرای این سناریو‌ها، بازخورد و واکنش در برابر آن‌ها توجه کرد. گاهی برخی از این بحران‌ها با سرعت بسیار زیادی به وقوع می‌پیوندند و واکنش در مقابل آن‌ها باید با سرعت زیادی انجام شود و گاهی بالعکس.

5. نقش و انتظارات رهبری را در برنامه‌ریزی و ارتباطات تعریف کنید.

تیم شما انتظار اطلاعات، پشتیبانی دقیق و معتبر دارد. آن‌ها همچنین به شفافیت نیاز دارند - تلاش برای پنهان کردن خطر می‌تواند به طور بالقوه خطر بیشتری را ایجاد کند. مهم‌ترین بازیکنان در برنامه ارتباطات رهبران شما هستند، بنابراین راهنمایی‌های واضحی را از آن‌ها تقاضا کرده و انتظارات خود را برای آن‌ها تعیین کنید. اطمینان حاصل کنید که آن‌ها مجهز و آماده گفتگو با افراد، شرکا و سایر ذی‌نفعان شما هستند.

6. برنامه‌ریزی برای بازگشت دوباره بازیابی داشته باشید.

رهبران همچنین باید پیشاپیش چگونگی شروع مجدد فعالیت‌های تجاری مختل شده خود را در نظر بگیرند، حتی اگر اقدامات پیشگیری و کنترل همه‌گیر هنوز در حال اجرا باشند. به یاد داشته باشید که قرنطینه‌ها و محدودیت‌های سفر که ایجاد می‌شوند، می‌تواند باعث افزایش ظرفیتی کامل‌تر و حتی پیچیده‌تری در فرآیندهای کاری نسبت به رفتن به تعطیلات برنامه‌ریزی شده، ایجاد کنند. به عنوان مثال، شروع مجدد عملیات ممکن است نیاز به سطوح پرسنلی متفاوت، ظرفیت یا سطوح مختلف تولید نیاز داشته باشد که به نوبه خود می‌تواند به انعطاف‌پذیری، مقیاس‌پذیری یا نیازهای امنیتی فنآوری تبدیل شود.

7. سازمان، نقش‌ها و اولویت‌های خود را بشناسید.

آماده‌سازی برنامه‌های جانشینی موقت برای سمت‌های اجرایی، مدیریت کلیدی و نقش‌های مهم در کسب‌وکار شما بسیار اهمیت دارد. در حال حاضر COVID۱۹ در سطح جهانی گسترش یافته است، خطر فزاینده‌ای وجود دارد که افراد کلیدی بطور موقت به علت قرنطینه یا بیماری در دسترس نباشند.در صورت بروز بیماری، سازمان IT باید گزینه‌های رهبری روشنی داشته باشد تا اطمینان حاصل شود که تصمیمات می‌تواند به سرعت و با اطمینان در بحران ادامه یابد و عملیات مربوط به IT سازمان حفظ می‌شود.

همچنین، برخی از عملکردهای حیاتی مانند حقوق و دستمزد باید شناسایی و اولویت‌بندی شوند، نه فقط برای تضمین سیستم‌هایی که از آن‌ها پشتیبانی می‌کنند، بلکه باید اطمینان حاصل کنند که پرسنل قادر به دستیابی به آن‌ها هستند. باید برنامه‌های احتمالی برای این عملیات‌ها وجود داشته باشد.

• افراد: تضمین سلامت، رفاه و بهره‌وری

تضمین سلامتی و امنیت افراد اولویت اصلی شما است. سازمان‌ها باید اعضای پرسنل خود را آموزش دهند. هم اکنون مقابل علائم و روش‌های جلوگیری از ویروس‌کرونا تمایل خود را نشان دهید تا مطمئن شوید که تیم‌های شما در مقابل انجام کاری که سلامتی آن‌ها یا سلامتی دیگران را در خطر قرار می‌دهد، احساس امنیت می‌کنند.

1. تدابیر پیشگیرانه را به اجرا گذاشته و سیاست‌های خروج بیمار را مورد بازبینی قرار دهید.

اول، به کارمندان خود در مورد کنترل، مهار کردن، و پروتکل‌های آلودگی آموزش دهید و اطمینان حاصل کنید که آن‌ها به درستی از سیاست‌های شما درباره مرخصی، بیماری اطلاع دارند حتی در حالی که ممکن است نشانه‌های بیماری در نهایت وجود نداشته باشد.

در مورد ویروس کرونا؛ سرماخوردگی یا آنفولانزای فصلی ( شرکت‌ها باید در این زمان احتیاط کنند. بهره‌وری از دست رفته از عدم وجود چندین نفر به خاطر مرخصی استعلاجی می‌تواند به طور قابل‌ توجهی ارزان‌تر از بستن محل کار، مرکز داده‌ها، یا مرکز خدمات به خاطر کارکنان بیمار باشد. لازم به ذکر نیست که حتما قبل از بازگشایی، سایت باید ضدعفونی شود.

2. بازنگری، اصلاح سیاست‌های مربوطه به دورکاری را بررسی کنید از جمله دستورالعمل‌های سفر و مسافرت

همه ما هم اکنون اطلاع داریم که یکی از دلایل رشد شیوع ویروس کرونا سفر است. بسیاری از شرکت‌ها پیش از این سیاست‌هایی برای محدود کردن سفرهای غیر ضروری برای حفاظت از نیروی انسانی خود اجرا کرده‌اند. در صورت امکان، ترتیبات دورکاری و انعطاف‌پذیر باید در نظر گرفته شود. توسعه دستورالعمل‌های مناسب برای کار و دورکاری برای تیم‌های پروژه و متخصصان IT امری ضروری است.

3. برای غیبت برنامه‌ریزی کنید.

با وجود پروتکل های غربالگری سلامت ، غیبت افزایش می‌یابد. افرادی که علائم بیماری دارند قرنطینه شده‌اند یا در خانه خود را حبس کرده‌اند. سیاست‌های کنترل محلی نیز ممکن است منجر به غیبت، کمبود نیروی کار و وقفه‌هایی ایجاد شود. آگاه باشید که تامین‌کنندگان کلیدی فنآوری، شرکا، و فروشندگان نیز می‌توانند مانند شما با مسأله غیبت مواجه باشند و این غیبت‌ها روی روند کاری شما تاثیر بگذارد.

علاوه بر این مورد برای کسانی که ممکن است در معرض COVID-۱۹ قرار گرفته باشند اما هنوز نشانه‌هایی از بیماری ندارند، محدودیت‌های سفر یا تعطیلی مدارس را نداشته باشند ، این امر بر والدین جوان که گزینه‌های جایگزین مراقبت ندارند ، تأثیر خواهد گذاشت.

4. دسترسی به منابع حیاتی از طریق جانشینی و نیروی کار مشروط را تضمین کنید.

برنامه‌های جانشینی را برای موقعیت‌های کلیدی در سازمان خود آماده کنید. از آنجا که COVID-19 به بیش از 100 کشور گسترش یافته است (و رو به افزایش است) ، این خطر رو به رشد است که افراد کلیدی به دلیل قرنطینه یا بیماری به طور موقت در دسترس نباشند. در صورت بیماری، شما نیاز دارید تا گزینه‌های واضح و روشنی داشته باشید که برای رهبری و نقش‌های مهم دیگر آماده باشند. حداقل برای شش ماه آینده باید برنامه‌های کوتاه مدت و بلند مدت داشته باشید. برنامه‌ریزی شما باید شامل سناریو، حقوق تصمیم گیری‌های فوری و پاسخگویی باشد.

5. کانال‌های ارتباطی خارج از عرف ایجاد کنید.

کانال‌های ارتباطی معمولی ممکن است در دسترس نباشند (مثلاً به دلیل قطع مرکز داده) یا مثلاً افرادی که به کار با فناوری آشنایی دارند دسترسی نیست. بنابراین روش‌هایی برای دسترسی به افراد، پیمانکاران، مشتریان و شرکای خود از طریق کانال‌های جایگزین و ابزارها و برنامه‌های آنلاین داشته باشید. همچنین استفاده از خدمات ابر در دسترسی به داده‌ها و ایمیل سازمانی به شرکت شما در این دوران کمک خواهد کرد. در برخی از نقاط جهان اتصال به اینترنت و پهنای باند باید در استراتژی کلی ارتباطات مورد توجه قرار گیرد.

6. سیاست‌های ارتباطی، انتظارات و رویه‌ها به روشنی و مداوم بررسی کنید.

اولین قدم بررسی و تنظیم سیاست‌هایی مانند: مرخصی، مسافرت، جلسات و رسانه‌های اجتماعی است. فقط مراجعه یا پیوستن به سیاست‌های به روز شده کمکی نخواهد داشت. واضحاً تعریف شرایط، سناریوها و اصطلاحاتی مانند سفر ضروری/غیرضروری و تقویت این موارد در ارتباطات بعدی ضروری است. برخی افراد احساس می‌کنند ارتباط بیش از حد می‌تواند برای روحیه افراد مضر باشد، اما در صورت بروز بحران، برقراری ارتباطات بیش از حد بهتر از کمبود ارتباطاتی است که می‌تواند منجر به ترس و عدم اطمینان شود.

• روش ها: حفظ استمرار در عملیات تجاری

رهبران پس از تدوین استراتژی متفکرانه و اطمینان از سلامت و رفاه کارمندانشان، وظیفه دارند تا استمرار عملیات تجاری را حفظ کنند. در اینجا برخی ملاحظات لازم برای رهبران درباره ایجاد بهترین شیوه‌ها ارائه شده است.

1. پروژه‌های فناوری و پرتفوی خود را عقلانی کنید.

شما با داشتن منابع محدود باید در هنگام بحران در اولویت‌های کاری خود شفاف باشید. سازمان‌های فناوری اطلاعات علاوه بر عملیات عادی تجاری در هر زمانی ممکن است، صدها پروژه دارند. داشتن دیدگاه واضح از اولویت‌بندی‌ها و برنامه‌ریزی برای متوقف کردن یا ادامه پروژه‌ها در سناریوهای مختلف از اهمیت بالایی برخوردار است. همچنین سازمان‌ها ممکن است در طول مدت بحران‌ها برای حفظ عملیات حیاتی کسب‌وکار خود با محدودیت‌های منابع انسانی و فنی مواجه شوند. علاوه بر این گاهی ممکن است نیاز به تعجیل یا حمایت و تعریف پروژه‌های جدید طول بحران‌ها شود. بنابراین برای رهبران بسیار مهم است كه اولویت‌ها را به كارمندان خود منتقل كنند و به آن‌ها كمك كنند تا تقاضا را در مقابل عرضه مدیریت كنند و در مورد آنچه می‌توان به تعویق یا حذف کرد، تصمیم‌گیری كنند. در مورد COVID-19 یا هرگونه تهدید سلامتی دیگر، به تیم‌ها این امکان را دهند که در نحوه انجام کارهای غیر ضروری که ریسک کارها را به حداقل رساند ، خلاق باشند.

2. اتصالات، امنیت و زیرساخت‌های خود را برای استفاده در روش‌های جدید و ترافیک تازه مجهز کنید.

از آنجا که برای افزایش کار از راه دور آماده می‌شوید، اطمینان حاصل کنید که سازمان از ظرفیت فنی پشتیبانی آن برخوردار است: مطالبات پهنای باند، زیرساخت های VPN ، DevOps و مکانیسم‌های تأیید اعتبار، دسترسی و همچنین ابزارهای امنیتی همه باید بتوانند از اوج ترافیک پشتیبانی کنند. درنظر گرفتن دسترسی VPN/دسترسی از راه دور به پیمانکاران و اشخاص ثالث نیز باید در نظر گرفته شود.

افرادی که از این خدمات پشتیبانی می‌کنند و مجوزهای اضافی را برای ابزارهای همکاری مانند زوم، اسکایپ، Slack و غیره خریداری می‌کنند، موظف هستند نسبت به افزایش ناگهانی فعالیت آنلاین شبکه و پیامدهای بزرگی که بر ثبات سیستم، استحکام شبکه و امنیت داده‌ها بخصوص در مناطقی از جهان دارد، توجه کنند. زیرساخت‌های ارتباط از راه دور و سیستم بایستی به خوبی توسعه یابد و با راهنمایی افراد برای حفظ پهنای باند و منابع دقت شود.

به عنوان مثال، استفاده از زوم یا اسکایپ برای جلسات گروهی 1 به 1 یا گروه‌های کوچک، استفاده از تلفن‌های همراه برای آزاد کردن پهنای باند در جلسات بزرگتر یا اجتناب از ارسال پرونده‌های گسترده و استفاده از ابزارهایی مانند شیرپوینت همه می‌تواند کمک کننده باشد.

3. برای ایجاد اختلال در اکوسیستم تجاری و فناوری خود آماده باشید.

فراموش نکنید که نیروی کار شما فقط شامل کارمندان شما نیستند. نیروهایی مانند پیمانکاران، نیروهای پروژه‌های برون سپاری شما و ارائه‌دهندگان خدمات هستند. کلیه فروشندگان، شرکاء و تأمین‌کنندگان فناوری مهم را شناسایی کرده و اطمینان حاصل کنید که آن‌ها قادر به پشتیبانی و تنظیم تقاضا هستند. در صورت عدم دسترسی یا محدودیت ظرفیت، تأثیر آن را تعیین کنید. برای اطمینان از فاجعه همه‌گیر و برنامه‌های مداوم در کسب‌وکار خود، از آن‌ها اطمینان حاصل کنید.

4. برای ادامه دادن بدون مراکز داده خود آماده شوید.

با تغییر جهت به سمت فعالیت‌های ابری، بسیاری از سازمان‌ها در حال حاضر در تلاشند تا اطمینان حاصل کنند که یک رویداد مهم یا بحران در مراکز داده آن‌ها باعث اختلال در عملکرد عملیات تجاری نخواهد شد. برای خاموش کردن مرکز داده خود برنامه‌ریزی کنید - حتی اگر زیرساخت فیزیکی در دسترس باشد، امکان عدم وجود افراد برای اداره مرکز داده‌ها است. از آسیب‌پذیری زیرساخت خود را در برابر محدودیت‌های سخت افزار فیزیکی یا منابع دیگر ارزیابی کنید. اطمینان حاصل کنید که برای کاهش این خطر نوعی برنامه احتمالی در نظر گرفته‌اید.

5. امنیت، انطباق و الزامات حفظ حریم خصوصی را در برنامه‌های خود بشناسید و از آن‌ها استفاده کنید.

در طول بحران، به راحتی می‌تو‌انید به طور موقت از کنترل امنیت یا حریم خصوصی صرف نظر کنید. اما اگر خطرات و تاکتیک‌های کاهش آن‌ها از قبل مورد توجه قرار نگرفته باشد، می‌تواند منجر به فاجعه شود. نداشتن VPN در حین اتصال از راه دور یا نداشتن احراز هویت مناسب یا کنترل دسترسی برای برنامه‌های مهم یا رمزگذاری نکردن PII ، می‌تواند منجر به نقض امنیت، نقض انطباق و از بین رفتن مالکیت معنوی شود.

6. خدمات بحرانی کسب‌وکار را تعیین کرده و توافقات سطح خدمات (SLA) را تنظیم کنید.

فناوری‌های موجود بسیاری از خدمات مهم را به نیروی کار، مشتریان و شرکای شما ارائه می‌دهد. هر یک از این ذی‌نفعان انتظاراتی در مورد در دسترس بودن و زمان نوبت دهی برای این خدمات دارند. اولویت‌بندی خدمات و اطمینان از تنظیم مناسب SLA‌ها و ارتباط مناسب با آن، موجب کاهش سردرگمی و آشوب خواهد شد.

7. اطمینان حاصل کنید که رویه‌های اولویت‌بندی کار و برنامه‌های احتمالی در حال اجرا هستند.

بخش راهنما تابع مهمی است که به سازمان این امکان را می‌دهد تا چابکی، نیرومندی و پاسخگو بودن را در بحران‌هایی مانند بیماری همه‌گیر COVID-19 تنظیم کند. برای کمک به پاسخگویی سریع و مشخص به افزایش حجم و اولویت‌بندی روشن کارها، بخش راهنما را باید آماده کنید. داشتن اتوماسیون مانند chatbots و مسیریابی ساده درخواست‌ها و ایجاد مرکز فرماندهی برای کارمندان از راه دور می‌تواند به میزان زیادی بر اثربخشی واکنش تاثیر بگذارد. بسیاری از سازمان‌ها می‌توانند از محل جغرافیایی خود استفاده کنند و با ایجاد یک استراتژی جهانی و بخش راهنما می‌توانند از مناطق آسیب دیده از بحران پشتیبانی و کمک کنند. به عنوان مثال، با بازگشت چین به اینترنت و داشتن بخش راهنما می‌تواند به مناطق دیگری مانند اروپا که ممکن است تهدید ویروس در زمان دیگری شدیدتر باشد را پشتیبانی کند.

8. برای محدودیت‌هایی که با کمبود جریان نقدی به وجود خواهد آمد، آماده باشید از طرفی برای سرمایه‌گذاری‌های جدید و اضافی هم خود را آماده کنید.

پیامدهای عمده در گسترش COVID-19 محدودیت‌های جریان پول در تجارت است. گردشگری، سرگرمی و حمل‌ونقل هوایی به ویژه در کوتاه مدت مورد تأثیر قرار گرفته‌اند اما به نظر می‌رسد بسته به نحوه پیشرفت اوضاع اقتصادی، حتی مشاغلی که از نظر مالی نیز در وضعیت خوبی قرار دارند، مصون نخواهند بود. متداول‌ترین واکنش این است که همه پروژه‌های غیر ضروری را به حالت تعلیق درآورید. داشتن یک برنامه عملی و دقیق برای اولویت‌بندی و صرفه‌جویی در هزینه‌ها، باعث کاهش معقولی از خسارت‌های مالی خواهد شد. با این حال، سازمان‌های فناوری اطلاعات نیز باید برای حمایت از پاسخگویی در برابر خطرات مانند COVID-19، که ممکن است در گذشته بودجه مناسب یا اولویت‌بندی مناسب را دریافت نکرده‌اند، از سرمایه‌گذاری در قابلیت‌های مهم مانند ابزارهای همکاری، کار از راه دور و امنیت دفاع کنند.

تأثیر طولانی مدت: تبدیل شدن به یک رهبر انعطاف‌پذیر در حالی که دوباره آینده کار را تصور می‌کنید.

در بحران‌ها، رهبران انعطاف‌پذیر با اقداماتی که انجام می‌دهند، تعریف خواهند شد. این رهبران کسانی هستند که با عزم، قاطعیت، سرعت عمل و اولویت‌بندی خود در کارها پاسخی مناسب در این دورانی بحرانی خواهند داد. در عین حال، آن‌ها با ایجاد روایتی از مسیری روشن به جلو و در آغوش گرفتن نمای طولانی، نوع رهبری و دیدگاهی را که لحظه به لحظه خواستار آن هستند، ارائه می‌دهند. حتی در لحظه‌های ناآرامی، رهبران تاب‌آور هرگز فرصت‌هایی را که در افق بعدی نهفته است را از دست نمی‌دهند.

امروزه بسیاری از رهبران فناوری در موقعیت منحصر به فردی قرار دارند زیرا باید به سازمان‌های خود کمک کنند تا آینده‌ کار، نیروی کار و محیط کار را که از فنآوری استفاده می‌کند، دوباره به تصویر بکشند. همچنین ما در یک نقطه عطف قرار داریم چرا که قابلیت‌هایی از فناوری مانند اتوماسیون، روباتیک، ابر و محاسبات شناختی تغییرات عظیمی را در فعالیت‌های کاری ما خواهد داشت. از طرفی عبور از این بحران و رکود و تبدیل نمودن آن به فرصتی برای رشد و صعود نیازمند رهبری آگاه و توانا دارد.

خبر خوب این است که بسیاری از تغییرات عمده فناوری ارائه شده یا در حال انجام است یا باید برای بسیاری از سازمان‌ها اجرا شود. با گسترش بحران کنونی، فرصتی برای تسریع این تلاش‌ها وجود دارد. نکته مهم این است که می‌توانید راه حل‌های موجود را فعال کنید و از این امر به عنوان فرصتی برای شکل دادن به رویه‌های انجام کار که کارآمدتر، مؤثرتر و مشارکتی‌تر هستند، استفاده کنید. رهبران فناوری این فرصت را دارند تا رهبری چشم انداز و اجرای آن را در ابعاد زیر نشان دهند.

1. روش‌مند بودن، نظم و انضباط در اتوماسیون فرایندهای دستی.

البته اتوماسیون فرایندهای کلیدی، وابستگی به انسان را کاهش داده و کیفیت را برای فرآیندهای دستی و مستعد خطا بهبود می‌بخشد. بدیهی‌ترین و بزرگ‌ترین فرصت برای CIO ها است که روش‌های خودکارسازی سیستم‌ها و فرآیندهای فناوری را شناسایی کنند. مجموعه فعالیت‌هایی که با استفاده از تکنولوژی IT انجام می‌شود کاندیدای بسیار خوبی برای توسعه فرآیندها و اتوماسیون کردن آن‌ها هستند. توانایی مهندسی مجدد فرایندها تجاری برای افزایش کارآیی، کیفیت، سرعت و عدم اتکا به انسان می‌باشد. بسیاری پیش‌بینی کرده‌اند که این سرآغاز پایان کار نیروی انسانی خواهد بود - در حقیقت، این اتوماسیون باعث ایجاد کلاس‌های جدید شغلی برای انسان‌ها خواهد شد که برای سازمان‌هایشان ارزش دارند.

2. پیشبرد یک رویکرد به سوی فناوری ابری و بعد مهاجرت سریع به سرویس‌های ابری.

برای خدمات و زیرساخت‌های مبتنی بر ابر مزایای بارزی وجود دارد و همه‌گیری مانند COVID-19 باعث می‌شود که همه این موارد مهم‌تر باشد. آن‌ها سهولت دسترسی به خدمات را از هر جایی، زمانی و تقریبا از هر دستگاهی ارائه می‌دهند. جریان‌های کاری جدید را می‌توان به سرعت به کار برد تا قابلیت‌های سلف سرویس و تغییرات پیکربندی را فعال کند. همچنین ارائه‌دهندگان خدمات مبتنی بر ابر نیز قابلیت ارتجاعی دارند، مانند پهنای باند و ظرفیت محاسبه، براساس نیازها - یک قابلیت حیاتی به ویژه زمانی که دامنه و مقیاس شیوع آن مشخص نیست. اما راهکارهای مبتنی بر ابر برای سازمان‌ها برای دستیابی به زمان سریع‌تر به بازار، ایجاد راه‌‌حل‌های خدماتی برای تجارت و فراهم کردن sandboxes برای آزمایش‌ها و نوآوری، حیاتی هستند.

3. حرکت به سمت همکاری‌های مجازی به صورت پیش فرض برای کسب‌وکارها

آخرین باری که سازمان‌ها سرمایه‌گذاری زیادی در ابزارهای همکاری داشتند، حدود یک دهه قبل در واکنش به بحران ایجاد شده توسط همه‌گیر آنفلوانزای H1N1 بود. آونگ بزرگی در حال چرخش به سمت کار از راه دور بود که بازگشت. از آن زمان ابزارهای همکاری به طرز چشم‌گیری بهبود یافتند و پهنای باند و سخت افزارها بسیار ارزان‌تر و از کیفیت بالاتری برای کنفرانس‌های ویدیویی برخوردار هستند. دستگاه‌های تلفن همراه بسیار کاربردی‌تر هستند و سیستم عامل‌های همکاری بسیار شهودی‌تر هستند. بررسی و سرمایه‌گذاری در این ابزارها نه تنها کاهش خطر برای بیماری همه‌گیر COVID-19 خواهد بود بلکه می‌تواند همکاری آسان‌تر، زمان کمتری و صرفه‌جویی در هزینه را در نتیجه مسافرت کمتر فراهم کند.

4. پیش‌بینی فرصت‌های شغلی و حالت‌های کاری جدید.

همه‌گیری COVID-19 همچنین ممکن است رهبران را نسبت به تفکر درباره پارادایم‌های موجود در مورد حضور فیزیکی افراد در کسب‌وکارها کمک کند. صنایعی مانند خدمات حرفه‌ای و آموزش ممکن است برای این تغییر طرز فکر مناسب نداشته باشند. ممکن است حضور فیزیکی الزامی برای ارائه خدمات مشاوره یا گذراندن دوره در دانشگاه یا کالج نباشد. نه تنها شرکت‌ها باید روی قابلیت‌های کار از راه دور سرمایه‌گذاری کنند بلکه باید در ایجاد مدل‌های جدید تجاری با استفاده از حضور مجازی نیز تجدید نظر کنند.

به عنوان رهبرانی که در کسب‌وکارهای کلیدی هستند، این وظیفه رهبر IT است که آماده و هوشیار باشد. با این حال، فرصتی برای رهبران IT است که راه را هدایت کرده و سازمان‌های خود را برای آینده تجهیز کنند.