سخنی با مشاوره مدیریت:

۱۰ گام به سوی تحول دیجیتال در کسب‌وکار:

مقدمه

رهبران تحول همیشه به دنبال یک برنامه دقیق بعنوان نقشه سفر تحول دیجیتالی سازمان خود هستند که یک برنامه با رویکردی انعطاف‌پذیر بوده و در عین حال قابلیت اندازه‌گیری ارزش‌های تجاری برای ذینفعان سازمان را دارا می‌باشد.

هر سازمان دارای یک استراتژی راهبردی می‌باشد که توسط مدیرعامل یا هیئت مدیره آن تعیین شده است و مسیر تمامی رویکردهای سازمانی به سمت دستیابی به آن تنظیم شده است. حال آنکه هر چیز دیگری زیر چتر این استراتژی بایستی در دستیابی به استراتژی‌های کلان سازمان مشارکت داشته و با آن هم‌راستا باشد.

تحول دیجیتال می‌تواند به شکل گرفتن و دستیابی به استراتژی‌های سازمان کمک کند، اما رسیدن به چنین چیزی بسیار فراتر و پیچیده‌تر از این موضوع است و بایستی ابعاد مختلف آن مورد بررسی قرار گیرد. با این‌حال در این مقاله تمرکز بر این مسئله قرار داده شده است که چگونه می‌توان با استفاده از قدرت نفوذ فناوری‌های دیجیتالی در راستای دستیابی به اهداف تجاری و ایجاد یک نقشه راه تحول، با کمک این ابزار حرکت نمود.

حقایق سخت در مورد تحول

به دلایل بسیار متداول ۷۰ درصد از تحول‌ها به موفقیت منجر نمی‌شوند و نتیجه افزایش بازه‌های زمانی در دوره تحول باعث کاهش بازده شدید سرمایه‌گذاری در این دوره و شکاف گسترده میان بخش‌های IT‌ و کسب‌وکار می‌گردد و در اکثر مواقع سازمان‌ها بدون اینکه وارد جزئیات مشکل شوند از آن عبور می‌کنند. در نهایت دستیابی به چنین نتایجی به دلیل عدم توانایی مدیریت تحول در کسب‌وکار می‌باشد که به دلیل عدم مدیریت صحیح در سطوح بالای سازمانی، پروژه‌ها و برنامه‌های سطح پایین‌تر سازمان نیز دچار شکست می‌شوند.

و اما...

چگونه تحول دیجیتال را بصورت صحیح در سازمان پیاده‌سازی کنیم؟

مراحل شرح‌داده‌شده در این راهنما بیشتر بر روی مسائل و مشکلات مرتبط با قابلیت و توانایی‌های سازمان متمرکز شده است، زیرا صرف نظر از نوع شرکت و یا فناوری‌های دیجیتال، سطح بلوغ سازمانی تعیین می‌کند که هر تحولی در سازمان دارای چه نرخ موفقیتی خواهد بود و چه مقدار ارزش به کسب‌وکار سازمان اضافه می‌نماید.

گام اول: ارزیابی قابلیت‌های دیجیتال  

قابلیت‌های دیجیتال سازمان موفقیت یا عدم موفقیت در تحول دیجیتال را تعریف می‌کند. به همین دلیل مهم است که درک دقیق‌تری از وضعیت استفاده از اهرم فناوری‌های دیجیتال در سازمان بدست آورد.

استفاده از یک مدل سنجش بلوغ قابلیت‌های دیجیتال در سازمان که متشکل از ۶ فاکتور ارزیابی مستقل برای اندازه‌گیری قابلیت‌های دیجیتالی سازمان می‌باشد، به شما امکان تعیین سطح فعلی بلوغ سازمان در سطح IT ‌و کسب‌وکار را می‌دهد.

شش قابلیت دیجیتال که بایستی مورد ارزیابی قرار گیرند عبارت‌اند از:

1. قابلیت نوآوری
2. قابلیت تحول
3. نرخ بلوغ در فناوری اطلاعات
4. ضریب تاثیر افراد متخصص
5. نرخ محوریت مشتری
6. نرخ برتری عملیاتی

توجه داشته باشید که این شش قابلیت از فعال کننده‌های تحول دیجیتال و دستیابی به اهداف کسب‌و کار می‌باشند به شرط اینکه فرصت مناسب برای همکاری بخش‌های IT‌ و بخش‌های کسب‌وکاری فراهم گردد. برای تحلیل هر یک از فاکتورهای اندازه‌گیری مدل بلوغ دیجیتالی می‌توان از یک نقشه گرمایی همانند شکل ذیل برای این نمایش و تحلیل وضعیت موجود استفاده کرد.

گام دوم– انطباق با نمونه‌های موردی دیجیتالی

در زمینه تحول دیجیتال استفاده از نمونه‌های موردی (Use Cases)، سناریوهای عملی هستند که نحوه دستیابی به یک هدف خاص، یا همان بلوغ در یک قابلیت دیجیتال خاص را نشان می‌دهند.

نمونه‌های موردی دیجیتال (digital use cases) می‌توانند مارا در کاهش شکاف بین وضعیت توانایی‌ دیجیتال فعلی و جایی که باید باشند، کمک کنند.

از آنجایی که فن‌اوری در هر یک از شش قابلیت دیجیتال اشاره شده، جایگاه ویژه‌ای دارد، استفاده از چندین نمونه موردی‌ می‌تواند ارتقاء هریک از این قابلیت‌ها را به ارمغان آورد.

با استفاده از نتایج تحلیل بلوغ دیجیتال که در گام اول، شما باید از نمونه‌های موردی مناسب با ایجاد تیم‌هایی متشکل از افراد IT و گروه‌های کسب وکاری سازمان سعی در بهبود قابلیت‌های دیجیتال داشته باشید و در عین حال تشکیل تیم‌هایی با چنین ترکیبی می‌تواند منجر به کاهش اصطکاک میان واحدهای IT و کسب‌وکاری سازمان شود.

داشتن یک چارچوب برای قابلیت‌های دیجیتال به تیم شما کمک می‌کند تا درک بهتری از تاثیرگذاری هر یک از نرم‎‌افزارهای سازمانی بر روی بلوغ دیجیتالی کسب‌وکار داشته باشند. این تیم می‌تواند با استفاده از انطباق نمونه‌های موردی دیجیتالی سطح بلوغ هریک از قابلیت‌های دیجیتال که در گام یک ارزیابی شده است را مشاهده کنند.

این امر باعث شفاف شدن نقاطی که پتاسیل بالقوه برای پیشرفت را دارند، می‌شود.

نمونه‌های موردی دیجیتال‌ بایستی حداقل دارای شاخصه‌های زیر باشند:

شما همچنین ممکن است ترجیح دهید ریسک را به آن اضافه کنید.

گام سوم: مزایای تجزیه و تحلیل

هنگامی که شما از نمونه‌های موردی دیجیتال استفاده می‌کنید برای فهم تاثیر آنها در تحول نیاز به آنالیز و تحلیل وجود دارد تا بتوان متوجه شد که هر یک از نمونه‌های موردی دیجیتال استفاده شده چه تاثیری در سازمان داشته است و یا اینکه چرا سازمان در یک بخش خاص نیاز به تغییرات دارد.

پیش‌بینی اینکه اگر سازمان تغییر نکند چه اتفاقی ممکن است روی دهد، نیز یکی از مؤلفه‌های اصلی در این مرحله است. هر‌ یک از نمونه‌های موردی دیجیتال بر اساس ماهیت و تاثیرشان بر تغییرات کسب‌وکار و سازمان نیاز به دسته‌بندی دارند.

برخی از تغییرات احتمالی منجر به حل مشکلات سازمانی می‌گردد و برخی دیگر اگر از قابلیت‌ها و فرصت‌های جدید استفاده شود، منجر به بروز خلاقیت و ابتکار در سازمان خواهد شد.

نمونه‌های موردی دیجیتال می‌تواند از جنس استراتژیک، عملیاتی و یا ترکیبی از این دو باشد. نمونه‌های موردی استراتژیک شما را معطوف می‌کند تا بر روی نوآوری به منظور بدست آوردن مزیت رقابتی متمرکز شوید.

در این پروسه تیم شما بایستی سعی در پاسخ به این سوال باشد که:

چه چیزی می‌تواند برای ایجاد مزیت رقابتی اهمیت بسیاری داشته باشد؟

در نمونه‌های موردی عملیاتی بایستی توجه بر روی حل مسئله و کاهش ناکارامدی‌ها با رویکرد حفظ رقابت باشد. سوالی دیگری که تیم شما بایستی در تلاش برای پاسخ به آن باشد، این سوال است که:

چه عواملی می‌تواند منجر به افزایش بازدهی ما شود؟

گام چهارم: ارزیابی اولویت‌ها در کسب‌وکار

هر یک از نمونه‌های موردی دیجیتالی مورد استفاده در سازمان شما تاثیرات مختلفی را به همراه دارد بطوری‌که برخی از آنها می‌توانند تاثیرات مثبت بزرگی در سازمان بر جای بگذارند و برخی دیگر منجر به حل مسائل و مشکلات کوچکتری می‌گردند. به همین منظور برای تعریف و استفاده از نموه‌های موردی دیجیتال بایستی اولویت‌بندی بر اساس نیازهای تحول دیجیتال سازمان، توسط تیم اجرایی مشخص گردد.

برای این منظور بایستی هزینه‌های اجرایی و مزایای تجاری هر نمونه موردی دیجیتال‌ در یک ماتریس همانند نمودار شکل پایین مشخص گردد تا بتوان بر اساس آن اولویت‌بندی لازم در این خصوص را انجام داد.

بر اساس این ماتریس، نمونه‌های موردی دیجیتال که مزایای تجاری گسترده‌تری دارند و می‌توانند منافع بیشتری را برای کسب‌وکار ما جذب کنند بایستی بعنوان پیروزی‌های سریعی (quick win) دیده شوند که می‌توانند به سرعت تحقق یابند. در نقطه مقابل نمونه‌های موردی دیجیتالی که کمترین مزیت تجاری را برای ما ایجاد می‌کنند باید در اولویت‌های پایین‌تری به نسبت قرار داده شوند.

گام پنجم: نقشه راه تحول دیجیتال

پس از اینکه درک صحیحی از مزیت‌های رقابتی خود در حوزه نمونه‌های موردی دیجیتال کسب کردید، حال زمان آن رسیده که یک نقشه راه تحول دیجیتال برای خود تعریف نمایید که این نقشه بایستی چابکی لازم در مواجهه با تغییرات فن‌اوری در آینده را داشته باشد.

برای این منظور بایستی یک چارچوب زمانی استراتژیک برای نقشه راه خود در نظر بگیرید و پس از آن نمونه‌های موردی دیجیتال در نظر گرفته شده را به موارد کسب‌وکاری خود و پروژه‌ها و برنامه‌های سازمان لینک نمایید.

با توجه به خروجی نتایج گذشته، نقشه راه شما می‌تواند از دیگر نمونه‌های موردی دیجیتال برای ارائه ارزش در راستای بهبود مشتری محوری، کارمندان تاثیرگذار، برتری عملیاتی و فن‌اوری اطلاعاتی استفاده شود.

طراحی نقشه راه شما نیاز به همکاری مجموعه گسترده‌ای از ذینفعان شما دارد، بنابراین بایستی از آن‌ها در جلسات و کارگروه‌ها دعوت بعمل آورید. همچنین به یاد داشته باشید در زمان طرح‌ریزی نقشه راه خود، در نهایت هر یک از نمونه‌های موردی دیجیتال نیاز به یک ارزش تجاری (business value) دارد.

اگر متعجب هستید که چرا در نقشه راه تحول دیجیتال سازمانی شما صحبتی از پروژه‌های فناوری به میان نمی‌آید بایستی به یاد داشته باشید که تحول دیجیتال درباره تحول کسب‌وکار می‌باشد، بنابراین بایستی نقشه تحول شما مربوط به کسب‌وکار شما و نتایج حاصل از آن باشد، نه در رابطه با راه‌حل‌های فناوری.

نمونه‌های موردی دیجیتال پایه و اساس تعریف پروژه‌ها و برنامه‌های تحول دیجیتال می‌باشند.

گام ششم: توسعه طرح کسب‌وکار

اگر شما به دنبال این هستید که ایده‌های تجاری شما در هر جایی پذیرفته شود و مردم تصمیم بگیرند روی آنها سرمایه‌گذاری کنند، نیاز به یک طرح کسب‌وکار متقاعدکننده دارید. طرح توجیهی کسب‌وکار بایستی برای هر نمونه موردی دیجیتالی که به دنبال تحقق آن هستید، ایجاد شود. و برای هریک از آن‌ها بایستی دلایل توجیهی ارزش سرمایه‌گذاری توضیح داده شود. اینکه چگونه بازگشت سرمایه‌گذاری قانع‌کننده‌ای دارد.

شرح مزایای طرح توجیهی کسب‌وکاری شما بسیار مهم است تا به ذینفعان اطمینان لازم در خصوص تصمیمی که گرفته‌اند داده شود تا شما را با پی‌گیری و مدیریت‌شان در سفر تحول کسب‌وکار حمایت کنند.

طرح توجیهی کسب‌وکار وسیله‌ای است که به وضوح ارزش شما را نشان می‌دهد. بطوری‌که این طرح در مقابل سرمایه‌گذاران بدقلق بایستی آنقدر قانع‌کننده باشد که نتوانند در برابر آن مقاوت و ایستادگی کنند. این نکته بسیار مهم است که شما در بیان نیازهای کسب‌وکار تاثیرگذار باشید و طرح توجیهی کسب‌وکار شما با اهداف استراتژیک و تشکیل یک تیم مناسب برای شکل دادن و آزمایش ایده‌هایتان هم‌سو باشد.

ابزارهای صحیح درطرح توجیهی کسب‌وکار شمارا قادر می‌سازد تا بتوانید به کمک آن‌ها به محاسبه بازگشت سرمایه، تجزیه تحلیل و بیان تهدیدها و فرصت‌ها مبادرت نمایید و با ارائه آن به ذینفعان امکان پشتیبانی و تامین منابع موردنظر خود را فراهم کنید.

مثال:

گام هفتم: انتخاب ابزارهای مدیریت استراتژیک

این طبیعی است که شما یک رویکرد ساختاری نسبت به تحول دیجیتال و ابزارهای مدیریت استراتژیک طراحی‌شده با هدف تحول دیجیتال داشته باشید.

در این راهنما ار چارچوب قابلیت‌های دیجیتال (Digital Capability Framework) که به اختصار آن را DCF می‌نامند استفاده شده است که یک جعبه ابزار مدیریت استراتژیک است که مدیران تحول دیجیتال را قادر می‌سازد در مورد سطح بلوغ سازمانی خود از شش جنبه مختلف به بینش موردنیاز دست پیدا کنند و در هر یک از جنبه‌ها سطح بلوغ فعلی را اندازه‌گیری کنند و برنامه لازم برای افزایش آن وجه از بلوغ را تهیه کنند.

نمونه موردی دیجیتال ‌به مدیران تحول این امکان را می‌دهد تا یک تصویر شفاف از فرآیندهایی که باید بهینه‌سازی گردند و یا فناوری‌هایی که باید مورد استفاده قرار گیرد را داشته باشند. و یک برنامه مناسب برای تبدیل سازمان به یک شرکت دیجیتالی که می‌توان پس از طی این مسیر به آن‌جا رسید را تدوین کنند.

DCF‌ دارای چهار بخش ساختاری اصلی می‌باشد:

هر یک بخش‌های اشاره شده متشکل از ابزارها و پیکره دانش (Body of Knowledge) خود می‌باشد که بویژه برای بخش اول بسیار گسترده است.

در شکل راهنمای ذیل نگاهی اجمالی به ابزارهای مدیریت استراتژیک مورد استفاده برای مدیران تحول دیجیتال انداخته شده است:

گام هشتم: انتخاب متدولوژی برای مدیریت تحول کسب‌وکار

با در نظر گرفتن آخرین تکنولوژی های فن‌آورانه بسیار مهم است این نکته را در ذهن داشته باشیم که این تکنولوژی‌ها محرکه‌های تحول کسب‌وکار هستند. زمانی که شما یک نقشه تحول دیجیتال و طرح‌های توجیهی آن را را آماده می‌کنید، رویکرد موردنظر در مدیریت تحول کسب‌وکار نیاز به آن دارد تا مطمئن گردد طرح تحول شما دارای یک رویکرد همه‌جانبه و یکپارچه است.

The business Transformation Management Methodology) BTM2) سعی نموده است به یکپارچه‌سازی با DCF‌ یک رویکرد یکپارچه و جامع برای هماهنگی میان بخش‌های مختلف تحول کسب‌وکار ایجاد کند.

BTM2‌ از ۴ فاز تشکیل شده است که عبارتند از: چشم‌انداز، درگیر کردن، تبدیل و بهینه‌سازی.

این متدولوژی سعی در یکپارچه‌سازی میان تخصص‌های فنی خاص و خبرگی متناسب با حوزه‌های موردنظر نموده است. BTM2 دارای پیکره دانش گسترده می‌باشد که دارای ۹ شاخه مدیریت تحول کسب‌وکار می‌باشد که عبارت اند از:

گام نهم: رهبری تحول

در طول سفر تحول دیجیتال سازمانی خود باید فردی را تعیین کنید که به موارد زیر متعهد باشد:

1. 1قابلیت مدیریت فعالیت‌ها، کارگروه‌ها و اطلاعات ارائه شده در هر یک از مراحل بیان‌شده در این راهنما را داشته باشد.
2. ایجاد هماهنگی در سرتاسر تحول کسب‌و‌کار، بطوری‌که در نقشه راه تحول دیجیتال و طرح‌های کسب‌وکار شما برای پیاده سازی تصویب شده است.

اگر سازمان شما مسئول تحول کسب‌وکار است باید فرد صحیحی برای این موضوع انتخاب شود که مهارت و قابلیت‌های لازم برای مشارکت رهبران IT‌ و کسب‌وکار در کارگروه‌ها و درک صحیح از چارچوب ویژگی‌های فن‌آورانه و متدولوژی مدیریت تحول کسب‌وکار را داشته باشد. این شخص باید توانایی هدایت تحول را داشته باشند و این اطمینان را به شما و دیگر ذینفعان القا کنند. اگر چنین شخصی را در دسترس ندارید ممکن است ترجیح دهید از یک مشاوره مدیریت تحول کسب‌وکار برای انجام این وظیفه یا راهنمایی و هدایت یکی از پرسنل سازمان، استفاده کنید.

گام دهم: کسب دانش از طریق مطالعه کتاب‌های توصیه شده

با توجه به سرعت تغییرات در حوزه تکنولوژی از یک‌سو و کسب دانش سازمان‌ها در مسیر موفقیت تحول دیجیتال از سوی دیگر، این نیاز را برای سازمان‌ها بوجود خواهد آورد که دانش خود را برای بالابردن نرخ موفقیت خود به روز نگه دارند.