سخن مشاور مدیریت:

10 گام برای دریافت بازخوردی که رهبری ما را بهبود می بخشد؛ جنیفر پورتر نویسنده و محقق حوزه سازمانی در پژوهشی متوجه شده که ما به عنوان عضوی از سازمان مان می توانیم به گونه ای رفتار کنیم تا سایرین بازخورد بهتری به ما بدهند.

به عنوان یک مربی اجرایی ، با رهبران موفق زیادی که می خواستند بهتر شوند کار کردم. اخیرا از یکی از مراجعه کنندگان پرسیدم چه بازخوردی از دیگران دریافت کرده که او را تبدیل به رهبر بهتری کرده است؟

او پاسخ داد: "آخرین عملکرد من واقعا مثبت بود. رئیس من به من گفت که کارم را عالی انجام دادم و فقط باید کاری که دارم انجام می دهم را ادامه دهم."

شنیدن این مورد حس خوبی دارد، من مطمئنم. اما این مورد کاملا برای رشد و توسعه این فرد غیر مفید است.

برطبق یک تحقیق در مورد یادگیری اثربخش، افراد برای بهبود عملکرد به سه چیز نیاز دارند:

• هدفی روشن
• تمایل واقعی برای رسیدن به هدف
• بازخوردی که نشان دهد که چه کاری را خوب انجام می دهند و چه کاری را خوب انجام نمی دهند

متاسفانه، بازخوردی که بسیاری از رهبران دریافت می کنند چندان مفید نیست، و اغلب نادرست، مبهم یا غیرمرتبط است به رفتار مشخصی است و در نتیجه رهبران تلاش کمتری برای دریافت بازخورد بیشتر دارند، بازخورد مثبت کم ارزش است، و بازخورد منفی غیرماهرانه است و حتی ممکن است منجر به آسیب دیدن سلامت انسان شود.

اگر به دنبال بازخوردی هستید که لازمه ی بهبود رهبری شماست، این چند مرحله است که می توانید طی کنید:

یک محیط روانی آرام را بسازید و از آن نگهداری کنید

بازخورد دادن در بیشتر موارد ریسک زیادی دارد، برای افزایش احتمال انجام این ریسک توسط همکاران تان، به آنها نشان دهید که صداقت آن ها در بیان یک بازخورد به شما با پیامد بدی روبرو نخواهد شد.

شما می توانید با نشان دادن حس کنجاوی‌تان (برای فهمیدن نظر دیگران در مورد خودتان) ، قاعده‌مند بودن و پذیرا بودن، شرایط را برای دریافت بازخورد بهبود ببخشید.

تمرین کنجکاو بودن با ذهنی درست به وجود می آید، با درک این موضوع که چیزهای مفیدی برای یادگیری وجود دارد، این مورد می تواند خودش را با پرسیدن سوالاتی که اصلا شما جوابش را نمی دانید نشان دهد: اگر ما این مورد رو امتحان کنیم چه اتفاقی رخ میدهد؟

وقتی شما به گونه ی متفاوتی به همکارتان گوش می کنید، حتی اگر خیلی با نظراتش موافق نباشید ، شما دارید به آن ها محبت می کنید.

آشنا شدن به نقاط ضعف و اشتباهات از این طریق راه های فوق العاده ای برای بازخورد پذیر شدن است.

به شکل هنرمندانه ای تقاضای بازخورد کنید

پرسیدن "چه بازخوردی برای من دارید؟" به ندرت باعث دریافت پاسخی درست می شود، سعی کنید به این صورت بپرسید :

اتفاق های خاص : وقتی در مورد راهبردم صحبت می کردم شما چه برداشتی داشتید؟

رفتارهای آزار دهنده : تا چه اندازه من در ملاقات های حضوری حرف دیگران را قطع می کنم؟

اثرات شخصی : چه حسی داشتید وقتی آن ایمیل را ارسال کردم؟

توصیه ها : به نظر شما من برای بهبود ارتباطم با مایک چکار می توانم انجام بدهم؟

درخواست هم اطلاعات مثبت و هم منفی کنید

وقتی در مورد دریافت بازخورد بحث می‌شود ، مراجعین من بیان می کنند که فقط می خواهند حرف های منفی و بد بشنوند، اما نکته ای که از آن غفلت می شود این است که بازخورد مثبت؛ که رفتار مشخصی را هدف قرار می گیرد مفید است. 

چیزی که آن ها از درکش عاجز می مانند این هست که بازخورد مثبتی که رفتار مشخصی را هدف بگیرد مفیدتر خواهد بود.

البته بازخورد مثبت دادن به معنی ستایش کردن فردی نیست، معنی ستایش این هست که ما فرد را با تمامی کارهایش تایید می کنیم.

ستایش کردن یعنی : کارت عالیه! تو در اون ملاقات عالی بودی! ارائه‌ت نابودم کرد! اگرچه انگار حس خیلی خوبیه اما وقتی به طور کامل مورد ستایش قرار می گیریم نمی توانیم متوجه شویم که چه کاری را داریم درست انجام می دهیم تا بتوانیم آن کار را ادامه دهیم.

وقتی بازخورد دریافت می کنید کاملا متمرکز باشید و با دقت گوش کنید.

حواستان را جمع کنید! و تمامی لوازمی که عامل حواس پرتی هست ، مثل موبایل و لپتاپ را کنار بگذارید و تنها روی فردی که به شما بازخورد می دهد توجه کنید.

حتی اگر از موبایلتان استفاده نکنید اما آن را روی میز و در جلوی چشم بیننده قرار دهید باز هم در حال کاهش ارتباط با فرد بازخورد دهنده هستید، با دقت به فردی که با شما صحبت می کند گوش کنید.

و دور از عوامل مزاحم ضربان قلبتان را آرام کنید تا بتوانید به دقت پیام مخاطب را دریافت کنید.

بحث و جدل نکنید

اگر با بعضی از بازخوردها مخالفت دارید، تمرین خودشناسی کنید و تلاش کنید تا بازخورد را جدی بگیرید، اما با ارائه ی شواهد متناقض و توجیه با همکارتان چالش نکنید.

اگر بحث کنید به عنوان فردی تدافعی و بسته نسبت به دریافت بازخورد به حساب می آیید، و احتمال دریافت بازخورد از افراد در آینده را کاهش می دهید.

هیچ کدام از این رفتارهای تدافعی کارآمد نیستند، بنابراین انجامش ندهید!

واکنش تان برای خودتان

ممکن است نسبت به آن چیزی که می‌شنوید احساس خوشحالی، عصبانیت، سردرگمی و یا ناامیدی داشته باشید، توجه کنید که واکنش شما باید به خودتان مربوط باشد و نه دیگران!

اگر شما درخواست دریافت بازخورد داشتید و فردی آن قدر شجاع و سخاوتمند بود که حاضر شد آن را به شما بگوید شما باید از آن فرد متشکر باشید و واکنش تان را برای خودتان نگه دارید.

به جای اینکه در حرف گوینده به دنبال اشکال باشید، در مورد خودتان کنجکاو باشید و بپرسید ریشه ی این خشم کجاست ، چرا با شنیدن این بازخورد گیج و سردرگم شدم؟ کدام قسمت از این باخورد واقعا متناسب با من است حتی اگر نخواهم به آن اذعان کنم.

تشکرتان را نشان دهید

به گونه ای تشکر کنید که به شکال خالصانه ای قدردانی شما از فرد بازخورد دهنده را نشان دهد. اگر چیز مفیدی شنیدید بدانید و آگاه باشید که آن فرد وقت مفیدش را صرف درنظرگرفتن عملکرد شما کرده و در اصل به همین دلیل با شما بحث کرده است.

آن فرد با داوطلب شدن متحمل یک ریسک شده است، پس اجازه دهید بداند که تا چه اندازه قدردان تلاش و شجاعتش هستید.

بازخورد را ارزیابی کرده و انعکاس دهید

حالا که داده های جدیدی دریافت کردید ، آنچه شنیدید را انعکاس دهید ، حتی اگر خیلی علاقه مند به انعکاس علنی بازخوردها ندارید ، در مورد محتوای آنچه شنیدید و درمورد پیامدهایی که برایتان خواهد داشت فکر کنید.

شما می توانید از آن بازخورد بیاموزید و متوجه شوید کدام قسمتش برای شما مفید است، کدام بخش ها در ارائه بازخورد به شما نادیده گرفته شده و کدام قسمت ها نیازمند فهم بیشتری است.

ارزشی که شما برای این چشم انداز مرتبط با خودتان قرار می دهید و همچنین چیزی که احتمالا از سمت دیگران شنیدید، به شما کمک می کند که در مورد توسعه کارتان فکر کنید.

همچنین الان زمانی برای برگشتن به چیزهاییه که با آن ها مخالفید، با توجه به اینکه هدف شما یادگیری از نوع نگاه دیگران نسبت به خودتان بوده از خودتان بپرسید که آیا می ارزد که برگردید واطلاعات را اصلاح کنید؟ معمولا نه..

یک برنامه بچینید و اقدام کنید

تمامی مواردی که بیان شده برای تنظیم یک برنامه و به کار بردن آن هاست.

یک یا دو قابلیتی که می خواهید بهبود ببخشید را انتخاب کنید و واقعا در مورد آن موارد شفاف باشید، پس از آن تمامی گام های مورد نیاز را طی کنید و رفتار جدید را نهادینه کنید.

تنظیم یک برنامه و اجرای بازخوردها تنها برای یادگیری و توسعه شخصی شما مهم نیستند ، این موارد برای کسانی هم که این بازخوردها را با شما در میان گذاشتند هم هست و به آن ها این پیام را می دهد که شما در مورد بهبود خودتان جدی هستید و برای نوع نگاه آن ها ارزش قائلید.

روند را ادامه دهید و به روز رسانی ها را به اشتراک بگذارید

برای تثبیت عادات جدید باید به مدت دو ماه آن ها را تکرار کنید، اگر به کسانی که به شما بازخورد دادند بگویید که دارید کار متفاوتی نسب به قبل انجام می دهید انگار به آن ها یک کاتالیزور برای تغییر نوع نگاهشان نسبت به خودتان دادید.

تاییدی که یعنی حرفشان را شنیدید، نوعی قدردانی نسبت به آنچه به شما گفتند و فرصتی برای اینکه ببینند شما فردی هستید که به توسعه فردی خودتان متعهدید.

رهبران بزرگ ، یادگیرنده های بزرگ هستند

رهبران بزرگ؛ یاگیرنده های بزرگی هم هستند، تلاش مداوم آن ها برای فهمیدن آن ها را به سمت بهبود مداوم پیش می برد و حساب آن ها را از دیگران جدا می سازد.

دریافت بازخورد و یادگیری از آن همیشه آسان نیست ، اما اگر می خواهیم بهتر شویم به آن نیاز داریم.به ندرت پیش می آید که همکاران دقیقا همان بازخوردی که به آن نیاز داریم را به ما بگویند و همچنین به به ندرت هم پیش می آید که به طریقی بتوانیم به آن بازخورد واکنش نشان دهیم که دقیقا تامین کننده نظرات آن ها باشد.

اما اگر می خواهیم به حداکثر توانایی بلقوه خودمان برسیم، حتما یادگیری این مهارت ها برای ما مفید خواهد بود.