چطور کار کردن از خانه را بهینه سازی کنیم؟

رفت و آمدی ندارید، نیازی به رانندگی طولانی نیست و دستور خاصی برای لباس کار وجود ندارد. کار از راه دور می تواند مانند یک رویا به نظر برسد، تا زمانی که تعهدات شخصی در نظر گرفته شوند. نادیده گرفتن حواس‌پرتی‌ها در دفتر کار آسان است، اما در خانه به سختی می‌توان مرز بین زمان شخصی و حرفه‌ای را ترسیم کرد.

زمانی را در نظر بگیرید که روی پروژه‌ای کار می‌کنید و یک دوست با شما تماس می‌گیرد. شما می‌دانید که باید کار خود را تمام کنید، اما احساس بی ادبی می‌کنید که وقتی می‌توانید صحبت کنید از انجام این کار امتناع می‌کنید. یا به این فکر کنید که بعضی وقت ها در حین اینکه برای کارهای روزانه‌تان برنامه‌ریزی می‌کنید، باید همچنین تصمیم بگیرید که به تعهدات شخصی‌تان پایبند باشید. وقت گذاشتن برای انداختن لباس ها در ماشین لباسشویی در ظهر می‌تواند کار سریعی به نظر برسد، تا زمانی که متوجه می‌شوید که این زمان کار را باید در اواخر شب جبران کنید. مورد دیگر هم این است که هرگز کاملاً مشخص نیست که شما واقعاً «سرکار هستید» یا «ساعت کاریتان تمام شده است» هستید.

به عنوان فردی که 12 سال در خانه کار کرده است و مربی مدیریت زمان برای کارکنان از راه دور بوده است، خوب، بد و زشت را دیده و تجربه کرده‌ام. دریافته‌ام که متمرکزترین و مؤثرترین کارمندان از راه دور برای خود حد و مرزهایی تعیین می‌کنند تا بتوانند واقعاً کار را انجام دهند.

در اینجا نکاتی وجود دارد که چگونه می‌توانید کار از راه دور را سازنده‌تر و رضایت‌بخش‌تر کنید، خواه یک اتفاق روزمره یا یک روز دور از دفتر باشد.

ساعات کاری مشخصی را تعیین کنید

ممکن است احمقانه به نظر برسد، اما اگر می خواهید یک روز کاری متمرکز داشته باشید، وانمود کنید که از خانه کار نمی‌کنید. قبل از اینکه مربی مدیریت زمان شوم، برنامه من آشفته بود. زمان مشخصی نداشتم که پشت کامپیوترم باشم و اغلب قرارهای شخصی را تنظیم می‌کردم یا در طول روز کارهای متفرقه ای انجام می‌دادم. و از آنجایی که زندگی شخصی من حد و مرزی نداشت، زندگی کاری من هم نداشت. وقتی خانه بودم، به خاطر چک نکردن ایمیل‌های کاری در تمام ساعات شبانه روز احساس گناه می‌کردم. من هرگز احساس نکردم که واقعاً می‌توانم استراحت کنم.

اما زمانی که «ساعات اداری» را برای کار از خانه تنظیم کردم (برای من، در اکثر روزهای هفته حدود 9 صبح تا 6 بعد از ظهر بود) تغییر بزرگی رخ داد و توضیح دادم که چه کاری در آن زمان قابل انجام است یا نیست. از خودم می‌پرسیدم: «اگر در دفتر بودم، آیا این کار را در طول روز انجام می‌دادم؟» اگر پاسخ منفی بود، می‌دانستم که باید فعالیت را قبل یا بعد از ساعت اداری انجام دهم. کارهای خانه، کارها و گذراندن وقت با دوستان همگی به فعالیت‌هایی تبدیل شدند که باید قبل یا بعد از کار انجام می‌شد. مطمئناً، هنوز هم در طول زمان نهارم گاهی یکی از دوستان تماس می‌گرفت، یا اگر یک کار فوری مثل تعمیر اضطراری ماشین داشتم، آن را در طول روز انجام می‌دادم. اما اینها استثنا بودند نه قاعده. در تعیین این مرز، نه تنها زمان کاری اختصاصی ایجاد کردم، بلکه دریافتم که می‌توانم بدون گناه «بعد از ساعت‌ها» روی کارهای شخصی تمرکز کنم.

راز مدیریت زمان در کار از خانه

ترتیب دادن به روزها برای موفقیت بیشتر چیست؟

روز خود را برای موفقیت تنظیم کنید. با ساختاری متفاوت از یک روز کاری معمولی، اثربخشی زمان خود را در خانه به حداکثر برسانید. به عنوان مثال، اگر فقط یک روز در هفته یا گاهی اوقات از خانه کار می کنید، آن را به یک روز بدون جلسه تبدیل کنید. اگر نمی توانید به طور کامل از جلسات اجتناب کنید، حداقل نیم روز را به کار متمرکزی اختصاص دهید. بر اساس جلسات مورد نیاز و سطح انرژی، زمانی را انتخاب کنید که برای شما بهترین کارآیی را داشته باشد.

سپس یک تا دو مورد کلیدی را که می خواهید در این مدت انجام دهید تعریف کنید. اینها می توانند کارهایی باشند که به یک ساعت یا بیشتر توجه بی وقفه نیاز دارند، یا می توانند مواردی باشند که به سادگی نیاز به تفکر خلاقانه و استراتژیک بیشتری نسبت به آنچه ممکن است بتوانید در محیط اداری به دست آورید، باشند. همچنین بستن ایمیل خود در این دوره مفید است - یا حداقل یک ساعت در هر زمان از آن دور بمانید. به همکاران خود در مورد قطع شدن ارتباط خود هشدار دهید تا از دریافت پاسخ با تاخیر غافلگیر نشوند.

برای دیگران مرزهایی مشخص کنید. برای اینکه تلاش‌های خود را ثابت نگه دارید، با افرادی که ممکن است روزهای کار در خانه شما را به‌عنوان روزهایی که در خانه هستید و وقت آزاد دارید ببینند، صریح صحبت کنید. به دوستان، خانواده و سایر آشنایان توضیح دهید که روزهایی که از راه دور کار می‌کنید فرصتی برای فعالیت های غیر مرتبط با کار نیست. به عنوان مثال، اگر با همسرتان در خانه هستید، به او بگویید: «من قصد دارم امروز از ساعت 8 صبح تا 5 بعد از ظهر پشت لپتاپ خود باشم. خوشحال میشوم که سر ناهار صحبت کنیم، اما به غیر از آن سرم شلوغ است.» به طور معمول، وقتی انتظاراتی را تعیین می کنید و به آنها پایبند هستید (مثلاً، واقعاً در ساعت 5 بعدازظهر توقف می کنید)، مردم به جای اینکه فرض کنند در دسترس هستید، محدودیت های شما را درک می کنند. (من همچنین توصیه می کنم مکانی را داشته باشید که در آن از افراد دیگری که ممکن است در خانه باشند دور باشید، مانند یک دفتر کار یا اتاق خواب که می توانید در را ببندید و دور از چشم باشید.)

مدیریت بخشی از کار از خانه

چگونه در برخورد با بازدیدهای غیرمنتظره از دیپلماسی استفاده کنیم؟

در شرایطی که ممکن است بازدیدکنندگان غیرمنتظره داشته باشید، باید دیپلماتیک رفتار کنید. اگر همسایه ای آمد، چند دقیقه مکالمه اشکالی ندارد، درست مانند همکارتان که کنار میز شما می ایستد. اما به آنها پیشنهاد ندهید که برای یک فنجان قهوه بیایند یا یک بحث طولانی داشته باشند. در عوض، از یک خط خروجی برازنده مانند «از صحبت با شما بسیار خوشحال شدم، اما باید کارهایی را به اتمام برسانم.» استفاده کنید و سپس زمانی را برای ملاقات بعد از ساعت کاری یا در آخر هفته تعیین کنید. یا، اگر صاحبخانه شما می‌گوید که می‌خواهد برای انجام برخی تعمیرات به آنجا برود، به جای اینکه اجازه دهید او رهبری را بر عهده بگیرد، زمان یا روزی را پیشنهاد دهید که برای شما بهتر است.

اگر در طول روز نیاز به انجام درخواست‌های غیرمرتبط با کار دارید، بر اساس برنامه‌ریزی‌تان در دفتر، انتظارات خود را برای مدت زمانی تعیین کنید. برای مثال، اگر خانواده‌تان از شما می‌خواهند کارهایتان را انجام دهید، تخمین بزنید که در طول یک ساعت ناهار چه کاری می‌توانید انجام دهید، سپس فقط به آن متعهد شوید. به عنوان مثال، بگویید: «من خوشحال میشوم که در زمان نهار لباس ها را از خشکشویی بگیرم و شیر بخرم، اما تا بعد از پایان کار زمانی برای خرید مواد غذایی در مقیاس کامل نخواهم داشت.» یا کارها را به قطعات کوچکتر تقسیم کنید، مانند: «امروز می توانم ماشین را نزد مکانیک ببرم، اما تا فردا در مورد سؤال بیمه درمانی تماس نخواهم گرفت.»

وقتی محدودیت‌های خود را توضیح می‌دهید، لازم نیست این کار را با عذرخواهی انجام دهید. آنها را به طور واقعی مشخص کنید، و برای زمان کار در خانه به همان اندازه احترام قائل شوید که گویا در محل کار و دفترتان هستید. همانطور که به طور مداوم با این انتظارات ارتباط برقرار می کنید و زندگی می کنید، سایر افراد شروع به انتظار آنها می کنند و شما زمان بیشتری برای کار متمرکز خواهید داشت.

منبع: HBR