تنها 2 مقاله دیگر را می‌توانی رایگان مطالعه کنی. ثبت نام کن تا مقاله‌های بیشتری بخوانی.

چابک در عصر کروناویروس

بحران کورناویروس باعث بوجود آمدن شرایط جدیدی شده که هم نحوه پیاده‌سازی اصول و راهکارهای چابک را تحت تاثیر قرار داده است و هم شرایط جدیدی برای هر یک از افراد شاغل در حوزه‌های مختلف رقم زده است. در نگاه اول ممکن است دورکاری ساده به نظر برسد، اما بدون رعایت یکسری نکات نمی‌توان کارها را به درستی پیش برد.

حامد شیداییان

دنبال کنید

۱۳ فروردین • در 15 دقیقه بخوانید

سخن مشاور مدیریت:

بحران کروناویروس باعث بوجود آمدن شرایط جدیدی شده که هم نحوه پیاده‌سازی اصول و راهکارهای چابک را تحت تاثیر قرار داده است و هم شرایط جدیدی برای هر یک از افراد شاغل در حوزه‌های مختلف رقم زده است. در نگاه اول ممکن است دورکاری ساده به نظر برسد، اما بدون رعایت یکسری نکات نمی‌توان کارها را به درستی پیش برد.

درست است که جنبش چابک از دنیای نرم‌افزار و از سال 2001 رایج شد، اما ارزش‌ها و اصول آن را می‌توان در تمامی تیم‌ها و شرکت‌هایی که اولاً پذیرای آن بوده و ثانیاً با عدم‌قطعیت، پیچیدگی و مسائل ناشناخته سر و کار دارند، به کار برد. اصول راهنمای چابک که چرایی آن را نیز مشخص می‌کنند، عبارتند از:

1.    چابک به معنای شروع با مشتری و خلق ارزش برای اوست (مشتری-مداری)
2.    چابک به معنای تعامل و همکاری مداوم و همه‌جانبه تیمی است.
3.    چابک به معنای مواجهه با عدم قطعیت و پذیرش تغییر است.

بیانیه چابک تصریح می‌کند که:

•    افراد و تعاملات بین آن‌ها، مهم‌تر از فرآیندها و ابزارها می‌باشد.
•    محصول کارا،                                مهم‌تر از مستندسازی جامع است.
•    همکاری و تعامل با مشتری،            مهم‌تر از قرارداد کاری است.
•    پاسخگو بودن به تغییرات،               مهم‌تر از پیروی از یک طرح و برنامه از پیش تعیین شده می‌باشد.

با وجود اینکه در موارد سمت چپ نیز ارزش‌هایی وجود دارد، اما موارد سمت راست ارزش بیشتری برای ما دارند. چابک بودن تیم و سازمان باعث می‌شود که ما ستاره قطبی‌مان را یافته، از نیروهای گرانش سازمانی بگریزیم و کسب‌وکاری خلاق، پیشرو و برهم زننده، بجای کسب‌وکاری معمولی و روتین داشته باشیم. روش‌ها و چارچوب‌های گوناگونی برای چابک بودن وجود دارد که اسکرام یکی از رایج‌ترین آن‌ها می‌باشد. در واقع اسکرام چارچوبی تکرار‌شونده (iterative) و افزایشی (incremental) برای حل مسائل پیچیده، جهت تولید و ارائه محصول با بیشترین ارزش به مشتری است.

در این روزها، کروناویروس میلیون‌ها نفر از تیم‌های چابک و اسکرامی در سرتاسر دنیا را مجبور کرده است که از خانه و با استفاده از ابزارهای تعامل آنلاین با هم کار کنند. سازمان بهداشت جهانی اعلام کرده که آمار مبتلایان به این ویروس در دنیا (بخصوص در کشورهای توسعه یافته‌ای چون انگلستان، ایتالیا، اسپانیا و آمریکا)، از تعداد مبتلایان در کشور چین بسیار بیشتر شده است.

اثرات این بحران بر روی کسب‌وکارها نیز فراتر از حد تصوّر بوده است. در این میان بسیاری از سازمان‌ها بخاطر خطرات این ویروس، به مدل دورکاری روی آورده‌اند. این اتفاق باعث ایجاد شرایط جدیدی شده است که هم نحوه پیاده‌سازی اصول و راهکارهای چابک را تحت تاثیر قرار داده و هم شرایط جدیدی را برای هر یک از افراد شاغل در حوزه‌های مختلف کسب‌وکار رقم زده است.

در نگاه اول، دورکاری شاید ساده به نظر برسد؛ اما بدون رعایت یکسری نکات، نمی‌توان کارها را به درستی پیش برد و حضور در خانه ممکن است در نهایت به تماشای تلویزیون روی کاناپه و یا لم دادن روی آن و وقت تلف‌ کردن با تلفن همراه ختم شود! بنابراین باید افراد را در خصوص رعایت اصول و ارزش‌های چابک در زمان دورکاری، به درستی راهنمایی کرد. در چند مقاله زیر سعی شده است تا از زوایای مختلف به موضوع چابک بودن در عصر کروناویروس پرداخته شود.

چابک باشید و چابک بمانید ..
ارزش‌های اسکرام چگونه به ما کمک می‌کنند تا حریف کروناویروس شویم؟

در شرایطی که دنیا با موقعیت بسیار دشوار کروناویروس مواجه شده است، سبک زندگی ما نیز به سرعت دست‌خوش تغییر می‌شود...
شاید شما چیزی در مورد چارچوب اسکرام نشنیده‌ باشید، در حوزه توسعه نرم‌افزار فعالیت نکنید، زمینه کاری شما ارتباطی با عرضه یک محصول یا خدمت به مشتری نداشته باشد و یا فقط در زمان تحقیق در خصوص کروناویروس به این مقاله برخورده‌ باشید. اما باز هم پیشنهاد می‌کنم به خواندن مطلب زیر ادامه دهید.

به نظر من ارزش‌های اسکرام نه تنها برای تیم‌های اسکرامی، بلکه برای هر کسی قابل استفاده است:
•    شجاعت (Courage): اعضای تیم شجاعت لازم برای انجام فعالیت درست و کار بر روی مسائل و مشکلات دشوار را دارند.
•    تمرکز (Focus): هر کس بر روی اهداف تیم و کاری که در هر اسپرینت انجام می‌دهد، متمرکز است.
•    تعهد (Commitment): هر فرد شخصاً به اهداف تیم و دستیابی به آن‌ها متعهد است.
•    احترام (Respect): اعضای تیم به یکدیگر احترام می‌گذارند.
• پذیرا بودن (Openness): تیم اسکرام و ذی‌نفعان، همگی در خصوص داشتن شفافیت و پذیرش در کارها و مشکلات حین انجام آن‌ها، هم‌نظر هستند.

زمانیکه ارزش‌های فوق درون یک تیم وجود داشته باشد، ارکان ارزشمندی همچون شفافیت، بازرسی و انطباق در تیم شکل گرفته و موجب ایجاد اعتماد در تمام افراد می‌شود. اعضای تیم در حین انجام کارها از طریق چارچوب اسکرام، این ارزش‌ها را آموخته و مرتباً در خصوص آن کندوکاو می‌کنند.
شفافیت یا ارتباطات شفاف، باعث ایجاد یک درک مشترک از چارچوب و یا ایجاد یک زبان مشترک می‌شود، به نحوی که فرآیندها می‌توانند به راحتی به اشتراک گذاشته شده و درک شوند. بازرسی‌های مکرر از پیشرفت‌های صورت گرفته، نه تنها امکان پیشروی به سوی هدف اصلی را میسّر می‌سازند، بلکه با شناسایی به موقع مغایرت‌ها، احتمال پذیرش نتایج را بالا می‌برند. در نهایت چابکی همان توانایی انطباق و تغییر در راستای خواسته‌هاست. در اسکرام، درصورتی که بازرسی‌ها نتایج قابل قبولی را نشان ندهند، این به مشکلی در فرآیند و یا اجرای آن باز می‌گردد. درصورتی که فرآیند مذکور مؤثر نبوده و یا کارایی لازم را نداشته باشد، خود فرآیند بایستی تنظیم گردد.

اجرای موفق اسکرام بستگی به این دارد که افراد تیم در رعایت 5 ارزش فوق کارکشته شوند و به نوعی آن‌ها را زندگی کنند! تک تک افراد تیم اسکرام می‌بایستی به اهداف تیم و فرآیندها متعهد باشند. شجاعت آن را داشته باشند که چیزهای جدید را تمرین کرده، بر روی مسائل دشوار کار کنند و سریع‌تر به اشتباه خود پی ببرند. بر روی ساخت ارزش‌ها و رسیدن به اهداف تیم متمرکز بوده و با احترام به طرز فکرهای جدید، نظرات، پیشنهادات و حتی انتقادها، آن‌ها را با گشاده‌رویی بپذیرند.

پیشنهاد می‌کنم اصول و ارکان فوق را دوباره و حتی چندباره بخوانید تا به درک درستی از آن‌ها برسید. به همین دلیل است که من عمیقاً معتقدم ارزش‌های اسکرام به ما کمک خواهند کرد تا بتوانیم بر بحران کروناویروس فائق آییم.

زندگی کردن همراه با ارزش‌هایی چون تعهد، شجاعت، تمرکز، احترام و پذیرا بودن، به ما کمک می‌کند تا در خصوص چالش‌هایی که با آن‌ها دست به گریبان هستیم، شفافیت بیشتری داشته باشیم، شرایط و افراد دور و برمان را بررسی کرده و عملکرد درستی در پیش بگیریم (برای مثال اینکه تشخیص بدهیم چه کسی به کمک نیاز دارد، چگونه می‌توانیم از خودمان در مقابل دیگران محافظت کنیم و غیره). اجازه بدهید هر یک از این ارزش‌ها را با نگاه به بحران کروناویروس، بیشتر بررسی کنیم:

• شخصاً متعهد هستیم که سهم خودمان از هدف مشترک مقابله با این ویروس جدید و مصون ماندن از آن را بر عهده بگیریم. برای مثال بطور مرتب دستان خود را بشوییم، محیط اطراف خود را تمیز نگه داریم و در خانه بمانیم.

• شجاعت لازم برای انجام فعالیت درست و کار در این شرایط سخت را داریم. برای مثال اگر احساس بیماری کرده و نیاز به درمان داریم، به بقیه اطلاع دهیم. انتظار داریم دیگران نیز به همین شکل عمل کنند. وقتی متوجه شدیم که کسی به این بیماری مبتلا شده است، در زمان انجام مکالمه تلفنی و یا ارتباط ویدیویی، با احترام با او صحبت کنیم.

• بر روی کاری که باید انجام شود، تمرکز می‌کنیم. به نظر من این موضوع به ما کمک زیادی می‌کند تا بر روی "چرایی" کارهایی که سعی در انجامش داریم، متمرکز بمانیم. برای مثال پس از یافتن پاسخ این سوال که «چرا باید خودمان را قرنطینه کنیم؟»، بر روی انجام کارها تمرکز نماییم، فارغ از اینکه به تنهایی مشغول کار هستیم یا اینکه با همکاران‌مان از راه دور در ارتباطیم.

• در خصوص تمام کارها و چالش‌ها با هم روراست هستیم. این موضوع نه تنها در زمان گفتگو با همکاران، بلکه در تعامل با خانواده و دوستان نیز مهم است. آنچه که ما را آزار می‌دهد، و اینکه دیگران در این مورد چه کمکی می‌توانند به ما بکنند را به صراحت بیان کنیم.

• به یکدیگر احترام می‌گذاریم تا بتوانیم همگی افرادی توانمند و مستقل باشیم. به حریم شخصی افراد احترام بگذاریم. زمانیکه کسی می‌گوید کاری را انجام خواهد داد، به او اعتماد کنیم. به قول‌مان عمل کنیم. بخاطر داشته باشیم که همه ما متعهد هستیم کاری که قرار است را به درستی انجام دهیم.

وقتی ارزش‌های فوق را زندگی کنیم، می‌توان امید داشت که آن‌ها به ما کمک کنند تا در طول این بحران، اعتمادمان نسبت به یکدیگر حفظ شود.

چرا چارچوب اسکرام بخصوص در شرایط بحرانی و آشوب مناسب است؟

چارچوب اسکرام ساختاری را در اختیار تیم‌ها می‌گذارد که بخصوص در زمان‌های عدم قطعیت و وجود ناشناخته‌ها، بخوبی بتوانند خلق ارزش کنند. جالب اینجاست که این چارچوب در خصوص تیم‌های پراکنده، توزیع شده و در شرایط دورکاری افراد نیز با قدرت می‌تواند به کار خودش ادامه دهد. برخی از رویدادهای این چارچوب عبارتند از:

اسپرینت:

اسپرینت چرخه‌ای است که باعث ایجاد یک ضرب‌آهنگ مناسب در تیم شده و در واقع یک قاب زمانی برای فعالیت‌های ما محسوب می‌شود. قاعده‌مندی و قابلیت اتکای بالا به این چرخه، یک زمان‌بندی قابل پیش‌بینی و مشخص را در اختیار ما می‌گذارد. اسپرینت باعث کاهش عدم‌قطعیت و ایجاد ساختار شده و لذا در شرایط کنونی که قطعیت به شدت کمیاب است، یک کیمیای ارزشمند خواهد بود.

برنامه‌ریزی اسپرینت:

این جلسه به یک یا دو هفته آتی ما ساختار می‌بخشد. در این جلسه، یک هدف مشخص تعیین شده و تیم به توسعه تعدادی قابلیت و یا داستان کاربر متعهد می‌شود (که پیش‌بینی کرده می‌تواند آن‌ها را انجام دهد). البته تیم باید تعریف دقیقی برای انجام شدن کارها (Definition of Done) نیز داشته باشد تا بتواند فعالیت‌های موردنیاز برای اتمام موفق اسپرینت را مشخص سازد. خروجی این رویداد، یک بک‌لاگ روشن و شفاف از کارها و وظایف تیم در اسپرینت است که درک مشترکی از نیازمندی‌ها را در اختیار افراد قرار می‌دهد. وجود این بک‌لاگ برای متمرکز ماندن تیم‌ها در شرایط آشفته فعلی بسیار ضروری است.

جلسه استندآپ روزانه:

در این جلسه سرپایی که قلب تپنده اسکرام بوده و هر روز به مدت 15 دقیقه برگزار می‌شود، افراد تیم با هم گفتگو کرده و در خصوص کارهایی که انجام شده و باید انجام شود، صحبت می‌کنند. در این جلسه در خصوص آخرین بازخوردها، اطلاعات، موانع و تغییرات اضطراری بحث می‌شود. یکی دیگر از مزایای کمتر دیده شده این جلسه، در تماس بودن افراد با یکدیگر است که مانع از ایزوله شدن و بوجود آمدن حس تنهایی در آن‌ها می‌شود.

جلسه مرور اسپرینت:

در این رویداد که با حضور مشتری و یا ذی‌نفعان محصول برگزار می‌شود، تیم اسکرام آنچه که در یک اسپرینت تکمیل کرده است را نمایش داده و از افراد حاضر در جلسه، بازخورد می‌گیرد. این چرخه بازخورد در حالت دورکاری نیز می‌تواند وجود داشته باشد. در واقع هر بازخوردی به هر شکل که باشد، حتی از طریق کنفرانس ویدیویی، همچنان مفید است. افراد همچنان این حس را خواهند داشت که فقط برای خودشان کار نمی‌کنند، بلکه دنیایی بیرون از تیم‌شان نیز وجود دارد که باید ارزشی را به آن عرضه کنند.

جلسه بازاندیشی اسپرینت:

در این رویداد افراد تیم در خصوص نقاط قوت خود و اینکه کجاها می‌توانند بهتر باشند، با هم صحبت می‌کنند. در شرایط کنونی قرنطینه، برگزاری این جلسه بسیار ضروری است، زیرا فرآیندهای دورکاری مورد بحث قرار گرفته، بهبود یافته و اصلاح می‌شوند.

در نهایت باید گفت که اسکرام یکی از مهم‌ترین ارزش‌های بیانیه چابک را برای ما فراهم می‌سازد: پاسخگویی به تغییر بجای دنبال کردن یک طرح و نقشه از پیش مشخص.

همه ما می‌دانیم که دنیا با شتاب بسیار زیادی در حال حرکت است و هیچ چیز در آن قابل پیش‌بینی نیست. همه چیز به سرعت تغییر می‌کند و امروزه با وجود شرایط کروناویروس، ناخوشایند و دشوار نیز شده است. نمی‌دانیم که فردا چه اتفاقی در دنیا خواهد افتاد و هیچ راهی نیز برای دانستن آن در اختیار نداریم. اسکرام به ما اجازه می‌دهد تا نه تنها به این اتفاقات عکس‌العمل نشان دهیم، بلکه مقاوم‌تر و قوی‌تر شده و بتوانیم به وضعیت عادی برگردیم. رویدادهای تلخی مانند کروناویروس، تیم‌های اسکرامی را قوی‌تر از قبل می‌سازد و نه تنها باعث تحمّل شرایط، بلکه موجب پیشرفت در آن‌ها نیز می‌شود.

رهبری چابک در زمان بحران کروناویروس

دو ماه پیش همه ما با خوشحالی به کارهای‌مان مشغول بودیم. فنجان قهوه به دست، در محل کارمان قدم می‌زدیم و با هم‌تیمی‌های خود گفتگو می‌کردیم. اگر مشکلی وجود داشت، افراد به ما مراجعه می‌کردند و یا ما نزد آن‌ها می‌رفتیم. در اتاق جلسات سعی می‌کردیم در خصوص مسائل و معضلات گفتگو کرده و آن‌ها را حل کنیم. می‌دانستیم که تیم‌مان در حال انجام چه کاری است. ناهار را با همکاران و دوستان خود می‌خوردیم و شاید بزرگ‌ترین دغدغه‌مان، این بود که چه غذایی سفارش بدهیم! اما متاسفانه آن زمان‌ها موقتاً به سر رسیده است...

ناگهان یک روز چشم باز کردیم و دیدیم که باید در خانه بمانیم و از اینجا کارهای شرکت را انجام دهیم!

کودکان‌مان شاید تمرکز ما را بر هم‌ بزنند؛ اتصال اینترنت‌مان دچار مشکل شود و سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای‌مان جوابگوی نیازهای کاری نباشد. مهم‌تر از همه این‌ها، مرتب نگران این هستیم که مبادا عزیزان‌مان به این ویروس مبتلا شوند و اینکه تبعات اقتصادی این بحران برای ما چه خواهد بود. در چنین شرایطی، رئیس‌مان نیز همچنان از ما انتظار دارد که تیم را در مسیر عرضه خروجی‌ها و نتایج مورد انتظار، به خوبی هدایت کنیم.

من کاملاً شما را درک می‌کنم، زیرا خودم هم در چنین شرایطی قرار دارم. من هم بابت عزیزانم و شرایط اقتصادی نگران هستم. اما به هر حال نگاه یک رهبر چابک به دنیا، نگاهی آمیخته با ناپایداری، تغییر و عدم‌قطعیت است. همچنین اعتقاد دارم وقوع رویدادهایی از نوع "قوی سیاه" در دنیا عادی است (رویدادهایی که تا وقتی اتفاق نیافتند، هیچ‌کس فکر نمی‌کند که ممکن است رخ بدهند. این عبارت، استعاره‌ای است که به اثرات شدید ناشی از برخی از رویدادهای غیرقابل‌ پیش‌بینی و نادر و همچنین تمایل انسان به یافتن توضیحاتی ساده و دم‌دستی برای این رویدادها اشاره دارد. برای اطلاعات بیشتر به کتاب قوی سیاه نوشته نسیم طالب مراجعه کنید).

ما نمی‌دانیم این اتفاقات چه هستند و چه زمانی رخ می‌دهند. در واقع تمام آنچه که ما در این شرایط تجربه می‌کنیم، عبارت است از بی‌ثباتی، عدم‌قطعیت، پیچیدگی و ابهام. آیا قبلاً این 4 کلمه را شنیده اید؟ عبارت VUCA مخفف این 4 کلمه است که در سال 1987 توسط ارتش امریکا ابداع شد.

از دیدگاه چابک، ما مدت‌هاست در دنیایی از جنس VUCA زندگی می‌کنیم. در واقع اکنون فقط در میانه‌ی یک رویداد از نوع قوی سیاه قرار گرفته‌ایم. افراد و کسب‌وکارهایی که یاد بگیرند چگونه با این رویداد مواجه شوند، می‌توانند نجات پیدا کنند. بقیه متاسفانه سقوط کرده و از بازار خارج می‌شوند. این موضوع برای شما بعنوان یک رهبر چابک، به این معناست که باید مهارت‌های لازم برای مواجه شدن با عدم‌قطعیت را فرا بگیرید:

آرامش داشته باشید

برخی از رهبران در این شرایط دچار وحشت و هراس شده‌اند. نباید این گونه بود. سعی کنید آرام باشید. خانواده و تیم به ما نگاه می‌کنند. آن‌ها ما را الگوی خودشان قرار می‌دهند. اگر بتوانیم خونسردی خود را حفظ کنیم، آن‌ها نیز چنین خواهند کرد. در چنین بحران‌هایی، افراد به پایداری نیاز دارند.

وقتی همه چیز بی‌ثبات می‌شود، رهبران باید ستون‌هایی از جنس استحکام و ثبات برای افراد دیگر باشند. این مهم زمانی رخ می‌دهد که ما با داشتن روش‌ها، فرآیندها و اهداف درست و روشن، سرمشق و الگوی آن‌ها باشیم. اما اگر احمقانه و بی‌فکر عمل کنیم، تیم‌مان نیز از هم می‌پاشد و دچار استرس روحی بیش از حد خواهد شد.

برای دور نگه داشتن آن‌ها از این استرس، ابتدا باید خودتان آرامش داشته باشید. اگر لازم است، از تکنیک‌های مدیتیشن جهت رسیدن به آرامش استفاده کنید. به یاد داشته باشید که گرچه نمی‌دانیم فردا چه اتفاقی می‌افتد، اما قطعاً می‌دانیم که امروز چه کاری می‌توانیم انجام دهیم.

تصمیم بگیرید

برخی رهبران ، بویژه آن‌هایی که دچار وحشت و هراس می‌شوند، یا هیچ تصمیمی نمی‌گیرند و یا در تصمیم‌گیری همیشه مردّد هستند. این اتفاق اصلاً کمک‌کننده نیست. در دنیای وحش، بعضی حیوانات با نزدیک شدن حیوان شکارچی خودشان را به مردن می‌زنند؛ برخی با بیشترین سرعت ممکن می‌گریزند و تعدادی نیز ایستاده و مبارزه می‌کنند. دنیای انسان‌ها نیز به همین شکل هستند. من شخصاً در زمان ترس، ترجیح می‌دهم شبیه به گروه سوم عمل کنم. بجای یخ زدن و یا پا به فرار گذاشتن، بمانیم و مبارزه کنیم.

بیاندیشیم. به عقب برگردیم و ببینیم چه چیزهایی در گذشته آموخته‌ایم. هر چیزی که به آن نیاز داریم، به احتمال زیاد در ذهن ما هست! به خودمان جهت بدهیم؛ شرایط را ارزیابی کرده و تمام داشته‌ها و حقایقی که می‌دانیم را روی میز بگذاریم. سپس می‌توانیم دست به کار شویم.

در حال حاضر شرایط به گونه‌ای است که میدان دید ما محدود می‌باشد. تمام تصمیماتی که حتی برای یک یا دو هفته آتی می‌گیریم نیز ممکن است تغییر کنند. دکتر مایکل جی.رایان یکی از مدیران سازمان بهداشت جهانی، در خصوص تصمیم‌گیری در این شرایط جمله جالبی دارد:

«این سرعت است که کلید موفقیت در این شرایط خواهد بود، نه کمال‌گرایی. مسئله‌ای که جوامع بشری این روزها با آن مواجه شده‌اند، این است که همه از تصمیم‌گیری می‌ترسند. همه از عواقب اشتباه کردن می‌ترسند. اما بزرگ‌ترین اشتباه آن است که هیچ حرکتی نکنیم. بزرگ‌ترین اشتباه، فلج شدن بخاطر ترس از اشتباه است».

همانطور که دکتر رایان این نکات را در خصوص مبارزه با کروناویروس به جوامع متذکر می‌شود، اعتقاد دارم همه آن‌ها در مورد سازمان‌ها و تیم‌ها نیز صدق می‌کنند. به دنبال گرفتن بهترین تصمیم نباشید. تصمیمات کوچکی بگیرید؛ از نتایج این تصمیم‌ها نکته‌ای بیاموزید و سپس راهکارهای خود را تعدیل کنید. عدم حرکت به معنای آن است که در گرد و غبار رقابت دیگران، باز می‌مانیم.

مراقب دیگران باشید

ما تنها افرادی نیستیم که در این شرایط گرفتار شده‌ایم. خانواده، تیم و شرکای کسب‌وکاری ما نیز در همین وضعیت قرار دارند. هیچ‌کس نمی‌داند که این شرایط "قرنطینه" برای چند هفته، چند ماه و یا حتی چند سال طول خواهد کشید. سطح استرس زیاد خواهد شد و به زودی ممکن است افراد زیادی دچار بحران تنهایی و سایر مشکلات روحی روانی شوند.

به همین دلیل باید مراقب اطرافیان خود باشیم. باید مرتب با آن‌ها در تماس باشیم. پنج تا ده دقیقه در شروع هر جلسه، جویای احوال افراد تیم‌مان شویم. به همه کمک کنیم که احساس دوست داشته شدن، راحتی، امنیت و درک شدن داشته باشند. این کار را با خوب گوش دادن به آن‌ها انجام دهیم. هر کسی ممکن است به شکل متفاوتی با این شرایط مواجه شده باشد و نیازهای متفاوتی را احساس کند. بنابراین به دقت به آن‌ها گوش دهیم و کلماتی که به زبان می‌آوریم را به دقت انتخاب کنیم.

ما موجوداتی بصری هستیم، لذا بهتر است با تیم‌مان ارتباط تصویری داشته باشیم. البته روشن است که در این نوع تعاملات مجازی، حجم زیادی از اطلاعات همچنان منتقل نخواهد شد. حالت چهره افراد حتی در کنفرانس‌های ویدیویی نیز خیلی قابل تشخیص نیست و زبان بدن آن‌ها غالباً از دید ما پنهان است. این موضوع بدان معناست که باید در تعاملات روزانه خود با افراد تیم، بیشتر محتاط باشیم و توانمندی‌های گفتاری خود را بهبود دهیم. آخرین باری که با یکی از افراد تیم خود حال و احوال کرده‌اید، کی بوده است؟

اینکه بک‌لاگ محصول خود را فقط از طریق یک ابزار دیجیتال (مانند Jira) با تیم به اشتراک بگذارید، کافی نیست. بهتر است با داشتن یک جلسه آنلاین، کارهای موجود در آن را بطور شفاف برای افراد تیم توضیح بدهید تا همه به درک روشنی از وظایف خود برسند. تیم باید بداند که مالک محصول چه می‌خواهد و چرا. این کلید اصلی موفقیت در دورکاری یک تیم چابک است.

یکی از روش‌های بسیار مناسب دورکاریِ تیمی برای بالا بردن سرعت (velocity)، استفاده از روش «ازدحام» (Swarming) است. در این تکنیک، تعدادی زیادی از اعضای تیم بطور همزمان مشغول انجام یک کارِ بااولویت هستند و فقط بر روی همان کار تمرکز می‌کنند تا به اتمام برسد. این روش باعث می‌شود که افراد احساس تنهایی، قرنطینه و ترس نداشته باشند.

مهارت‌های جدیدی بیاموزید

برای انجام کارهای فوق به یادگیری تعدادی مهارت جدید نیاز دارید. برخی از این مهارت‌ها فنی هستند (مانند نحوه استفاده از نرم‌افزارها و یا سخت‌افزارهای مناسب برای مدیریت کارها، برگزاری جلسات راه دور و غیره)، اما چیزی که بیشتر از همه به آن نیاز دارید، آموختن یکسری مهارت‌های نرم است.

چگونه به درستی با دیگران ارتباط برقرار کنیم؟
چگونه باید شرایط دورکاری را تسهیل کنیم؟
چگونه می‌توانیم اختلاف بین افراد تیم را حل و فصل کنیم؟
چگونه با این استرس زیاد مواجه شویم؟
چگونه می‌توانیم پذیرای تغییر در شرایط بسیار بی‌ثبات باشیم و در فضایی مملو از عدم‌قطعیت، تصمیم‌گیری کنیم؟

باید از نیازهای فردی و اجتماعی تیم‌مان آگاه شویم. شاید تاکنون به این همه دقت نیاز نبوده است، زیرا آن‌ها مراقب خودشان بوده‌اند. اما در شرایط کنونی، افراد تیم دیگر فرصت انجام گفت‌وگوهای دوستانه در زمان صرف قهوه و یا نهار را ندارند. اهمیت این موضوع را دست کم نگیرید و مهارت‌های خود را تقویت کنید.

به معمولی بودن اکتفا نکنید!

در تمام موارد فوق، در تلاش برای "عالی بودن" باشید. آنچه که امروز «خوب» است، در هفته های بعد "کم‌ ارزش" خواهد شد. باید یاد بگیریم که در این شرایط خاص چگونه عمل کنیم. درست است که شاید در این خصوص کم‌تجربه باشیم، اما باید به سرعت جبران مافات کنیم. شاید امروز برای شرکت کردن در یک کنفرانس ویدیویی، یک وب‌کم قدیمی و خط اینترنت ضعیف و اتاقی کم نور کفایت کند، اما برای هفته‌های پیش رو قطعاً مناسب نیست.

فرآیندها نیز به همین صورت هستند: شاید امروز بتوانیم یک آموزش دو روزه آنلاین را با 200 اسلاید برگزار کنیم، اما شرایط دورکاری به این شکل نیازمندی‌های متفاوتی دارد که باید به سرعت خودمان را با آن وفق دهیم.

شرایط فعلی هولناک است و ما را از منطقه امن خود خارج کرده است. ما با یک رخداد قوی سیاه در دنیای VUCA مواجهیم. به این اتفاق به چشم یک فرصت بنگرید. بیایید دست به دست هم بدهیم و :

1.    آرامش خود را حفظ کنیم، زیرا سرمشقی برای تیم و افراد دور و برمان هستیم.
2.   تصمیم کوچکی را به سرعت بگیریم و از مغزمان بجای غریزه‌مان استفاده کنیم. یاد بگیریم و انطباق پیدا کنیم.
3.   مراقب اطرافیان خود باشیم و مطمئن شویم همه احساس راحتی، درک شدن، احترام و دوست داشته شدن دارند.
4.   مهارت‌های جدیدی بیاموزیم تا بتوانیم در شرایط فعلی نیز شکوفا شده و تبعات این بحران بر ما کمتر اثر بگذارد.
5.   به دنبال معمولی بودن نباشیم. رقبای‌مان از این نقطه ضعف استفاده خواهند کرد.

اگر در این شرایط پیروز شویم، با قدرت و توانمندی بسیار بیشتری به راه‌مان ادامه خواهیم داد.

دورکاری: چگونه تیم‌های چابک از خانه موثرتر کار کنند؟

بسیاری از سازمان‌ها بخاطر خطر انتشار کروناویروس، تصمیم به دورکاری گرفته‌اند. در کنار تاثیراتی که این موضوع بر پیاده‌سازی چارچوب‌های چابک و از جمله اسکرام دارد، شرایط جدیدی نیز برای همه رقم خورده است. در ابتدا ممکن است کار از خانه ساده به نظر برسد، اما بدون داشتن یک روش مناسب، انجام کارها دشوار خواهد بود. اجازه دهید برخی روش‌ها و نکات مناسب برای مفید بودن در زمان دورکاری و ایجاد تعادل بین کار و زندگی را با شما در میان بگذارم:

چرا کار از خانه متفاوت است؟

پاسخ این سوال در یک مکانیزم روان‌شناختی خلاصه می‌شود: چون تاکنون در دفتر شرکت مشغول به کار بوده‌ایم، خانه برای ما مصداق راحتی و استراحت است. محیط کاری شرکت، ویژگی‌ها و حال و هوای خاصی داشته و متفاوت از خانه است. مکانیزمی که در این بین فعال می‌شود، لنگر انداختن (anchoring) یا شرطی شدن کلاسیک نام دارد. شاید شما هم قبلاً چیزی در مورد این مفهوم شنیده باشید. شرطی شدن کلاسیک توسط ایوان پاولوف کشف شد. به بیان ساده، یک محرّک باعث یک واکنش خودکار می‌شود.

مغز و بدن ما به این طریق متوجه خواهد شد که چه زمانی باید کار کند و چه زمانی وقت استراحت است. وقتی به عکس‌های خود در تعطیلات نگاهی می‌اندازید، همان حس تعطیلات را پیدا می‌کنید. وقتی پشت میز می‌نشینید، میزان تمرکز و توجه شما بیشتر می‌شود. وقتی دمپایی راحتی خود را به پا می‌کنید، احساس حضور در خانه دارید. حال بگویید الان چه حسی دارید؟ در خانه یا در محل کار بودن؟

یک برنامه روتین داشته باشید و روزتان را عالی شروع کنید

من همیشه حول و حوش ظهر و همچنین ساعت 6 عصر گرسنه می‌شوم. بدن من انتظار دارد که در زمان ناهار و یا موقع شام که به خانه برگشته‌ام، غذا بخورم. بخاطر دارم که زمانی کارهای خود را در خانه و با پیژامه‌ انجام می‌دادم. بین ساعت 8 الی 9 صبح از خواب بیدار می‌شدم. حوالی ظهر دوش می‌گرفتم، چیزی می‌خوردم و دوباره مشغول به کار می‌شدم. اما متاسفانه کار زیادی از پیش نمی‌بردم و باید شب تا دیروقت بیدار می‌ماندم. این روش مناسبی برای وقت گذاشتن نبود، لذا این الگو را تغییر داده و یکسری روتین‌ها شبیه به زمانی که در دفتر حضور داشتم، برای خودم تعیین کردم:

راس ساعت 6 از خواب بیدار می‌شوم، دوش می‌گیرم، لباس‌ کار می‌پوشم، عطر می‌زنم، صبحانه می‌خورم و فقط بجای اینکه با اتومبیل‌ خود به سر کار بروم، در خانه می‌نشینم و کارم را شروع می‌کنم. به این ترتیب در همان ساعات کاری معمول، فعالیت‌های بیشتری را انجام می‌دهم. جهت "حضور در خانه"، کار را راس ساعت 5 بعدازظهر متوقف می‌کنم و اگر نیاز بود، بعد از ساعت ده شب نیز یک ساعت دیگر کار می‌کنم.

بنابراین با همان شرایط معمول حضور در محل کار، در خانه مشغول هستم. به این ترتیب مغز من سیگنالی روشن از اینکه اکنون زمان تمرکز و کار است را دریافت می‌کند. لنگرهای کوچک، بسیار قوی هستند و به همین خاطر است که صبح‌ها عطر می‌زنم و یا قهوه می‌نوشم. راستی چه بوهایی شما را به یاد محل کارتان می‌اندازد؟!

پیشنهاد می‌کنم برای داشتن یک روز سودمند و خوب، یک برنامه مرتب صبحگاهی داشته باشید. بهتر است روز خود را با خواندن ایمیل‌ها و پیام‌های تلفن همراه‌تان آغاز نکنید. این اتفاق باعث به هم خوردن تمرکز و حواس‌پرتی می‌شود و حتی شاید سبب شود کارتان را با حال بدی آغاز کنید.

سعی کنید قدری تعمّق و مراقبه انجام دهید، کمی قدم بزنید، نرمش کنید، مطلبی الهام بخش بخوانید و یا هر کار دیگری که حس خوشایندی به شما بدهد... سپس بنشینید و مشغول به کار شوید. اگر از ساعت 9 صبح تا 5 بعدازظهر کار می‌کنید، حول و حوش همان ساعت 9 به ایمیل‌ها جواب بدهید، نه ساعت شش و نیم صبح!

یک محیط کاری برای خودتان ایجاد کنید

همانطور که قبلاً گفتم، صندلی راحتی من مناسب کار کردن نیست. ذهن و بدن من به این عادت کرده که این صندلی برای لم دادن، استراحت و تماشای تلویزیون است. بدنم می‌خواهد بیشتر ریلکس شود، ذهنم شگفت‌زده شده و قبل از اینکه خودم متوجه شوم، بجای پاسخ دادن به یک ایمیل مهم، شروع به انجام یک الگوی رفتاری (مثلاً بالا و پایین کردن کانال‌ها) می‌کنم. افرادی که در تخت‌ خواب خود کار می‌کنند نیز مشکل مشابهی را با خوابیدن دارند. چگونه می‌توانیم بر این معضل غلبه کنیم؟

در بخشی از منزل‌تان یک فضای مناسب برای کار فراهم کنید. حالت ایده‌آل آن است که یک اتاق کار مجزا داشته باشید. البته هر کسی این امکان را ندارد، بنابراین میز نهارخوری نیز گزینه مناسبی است. آن را تبدیل به میز کارتان کنید. هر چیزی که احساس تفریح و استراحت را در شما بیدار می‌کند، از مقابل چشمان خود بردارید.

از لپ‌تاپ شرکت برای کار استفاده کنید. باز و بسته کردن درِ آن، علامت روشنی از شروع و خاتمه کار را به مغزتان ارسال می‌کند. اگر با لپ‌تاپ خودتان کار می‌کنید، برای امور کاری شرکت یک میز کار جداگانه در سیستم‌عامل بسازید که حتی تصویر پس‌زمینه متفاوتی داشته باشد.

مراقب طرز نشستن خود پشت میز باشید. لپ‌تاپ را در جلوی دیدگان خود قرار دهید. برای انجام این کار از یکسری کتاب یا جعبه نیز می‌توانید استفاده کنید. صاف بنشینید و پاهای‌تان روی زمین باشد. خم شدن به سمت لپ‌تاپ، باعث گردن درد و کمر درد می‌شود. انجام مدیتیشن یکی از راهکارهای تمرین درست نشستن است. ستون فقرات صاف باعث تمرکز بالاتر می‌شود. اگر صندلی مناسب و قابل تنظیمی در اختیار ندارید، صندلی‌های مختلف را امتحان کرده و یا از بالش استفاده کنید.

تفاوت دیگری که دفتر کار با خانه دارد، صدای پس‌زمینه است. صداهای مختلف، از صحبت اعضای خانواده گرفته تا سروصدای همسایه‌ها، ممکن است حواس شما را پرت کنند. در چنین شرایطی حتی با وجود صدای مادربزرگ که با بچه همسایه بازی می‌کند! نیز باید تمرکز خود را حفظ کنید.

راهکار ایده‌آل، استفاده از هدفون‌های حذف نویز است. اگر چنین امکانی ندارید، موسیقی‌های بدون کلام مورد علاقه‌تان و یا اصوات مناسب تمرکز را گوش بدهید (برای مثال barin.fm). البته بعضی‌ها برای تمرکز کردن، به سطح مشخصی از صداهای زمینه‌ای (نویز سفید) نیاز دارند. اگر جزو این دسته از افراد هستید، از myNoise استفاده کنید.

کارها را برنامه‌ریزی کنید

در خانه ماندن باعث می‌شود سخت‌تر بتوان کارها را برنامه‌ریزی کرد. عوامل زیادی باعث حواس‌پرتی ما می‌شوند، بویژه یک فرزند دوست‌داشتنی و شیرین. از سوی دیگر معمولاً در خانه تمایل داریم کارهایی را انجام دهیم که تاکنون چندان برایشان وقت نداشته‌ایم: کاشت گل و گیاه، چمن‌زنی، آشپزی، خرید، تماشای سریال و غیره. همه این‌ها در دسترس ما هستند و ذهن ما را مرتب به دردسر می‌اندازند.

یکی از منابع اصلی این حواس‌پرتی‌ها، خانواده است. همسر، فرزند و یا حیوان خانگی شما می‌خواهند از این شرایط به نفع خودشان استفاده کرده و بیشتر با شما وقت بگذرانند. البته قانون اول در خانه کار کردن، آن است که شما در خانه نیستید! با اطرافیان خود صحبت کرده و با آن‌ها توافق کنید که "من بایستی کار کنم و در ساعات کاری، زمانی برای شما ندارم". به هرحال زمانی که در دفتر کار بودید نیز آن‌ها باید راهی برای این مسئله پیدا می‌کردند. در عوض می‌توانید ناهار را با هم میل کنید، وقت استراحت خود را با آن‌ها سپری کنید و بعلاوه بخاطر عدم رفت و آمد به محل کار، وقت بیشتری را با آن‌ها می‌گذرانید.

در مواردی که باید از کودک خود مراقبت کنید، یک برنامه روزانه با همسر و فرزندتان داشته باشید. کلاً برنامه‌ریزی خانوادگی ایده بسیار خوبی است. برای مثال شما باید امروز دو ساعت کارِ بدون وقفه از 10 تا 12 صبح انجام دهید و سپس یک تماس تلفنی در ساعت 2 عصر بگیرید. لذا می‌توانید برای ناهار آشپزی کرده و از ساعت 1 تا 2 با کودک‌تان بازی کنید.

این روش باعث تقسیم وظایف در خانه و ایجاد حس همکاری مشترک می‌شود. تعیین چنین برنامه‌ای در اول صبح، منجر به مدیریت بهتر انتظارات و کاهش ناکامی‌های بعدی می‌شود. البته بهتر است مرتباً روش‌تان را بررسی کرده و بهبود دهید.

برنامه‌ای برای هر روز خود داشته باشید. اکثر افراد برنامه‌ریزی را دوست ندارند، زیرا فکر می‌کنند باعث محدود شدن آزادی فردی آن‌ها می‌شود. اما ماجرا دقیقاً برعکس است. زمانی که برنامه روزانه‌ ندارید، هیچ کار یا تفریحی نیز انجام نخواهید داد. برنامه‌ای داشته باشید که در آن زمان‌های شروع کار، استراحت، ناهار و خاتمه کار را مشخص کرده‌اید.

در حداقل شکل ممکن، یک لیست TO DO داشته باشید که جلو بردن آن، به شما انگیزه کار بیشتری را بدهد. برای برنامه‌ریزی درست، در ابتدا اهداف آن روزتان را مشخص کنید؛ اینکه مهم‌ترین کاری که امروز باید انجام دهید چیست؟ به این موضوع به چشم برنامه‌ریزی برای اسپرینت‌های یک روزه بنگرید.

ابتدا هدف و سپس کارها را مشخص کنید و در نهایت از خودتان بپرسید که آیا ظرفیت انجام کار بیشتری را دارید یا نه. فهرست کارها را مرتب کرده و در ابتدا کارهای با اولویت بالاتر را انجام دهید. به فهرست کارهای دیروز نگاهی بیاندازید و ببینید کارهای باقیمانده را باید انجام دهید یا اینکه مربوط به امروز نیستند.

حس جاری بودن در خودتان ایجاد کنید

برای اینکه بتوانید کار خلاقانه‌ای انجام دهید، نیاز به احساس جاری و روان بودن دارید. ایجاد این روند سخت است، اما از دست رفتن آن به سادگی رخ می‌دهد. حواس پرتی‌ها به سرعت باعث این اتفاق می‌شوند. لذا صدای دریافت پیام‌ در تلفن همراه و یا لپ‌تاپ خود را قطع کنید. اگر Mac دارید، از ابزار Do Not Disturb استفاده کنید. بگذارید دیگران بدانند که شما نیاز به تمرکز دارید. زمانی که در چنین حالتی قرار گرفتید، بر روی کارهای‌تان تمرکز کنید تا به اتمام برسند. اگر این جریان را بشکنید، زمان بیشتری برای انجام کار نیاز خواهید داشت.

میزان پیشرفت کار خود را در لیست TO DO علامت بزنید. از استیکی‌نوت و یا از نرم‌افزارهای مناسب برای مدیریت این لیست استفاده کنید. زمانیکه مغز شما این پیشرفت کار را حس کند، انگیزه بیشتری برای ادامه کار خواهید داشت. در انتهای روزِ کاری، فعالیت‌ها و برنامه‌ریزی‌تان را مرور کرده و یک بازنگری (retrospective) سریع انجام دهید. یادداشت‌هایی برای فردا بنویسید و لپ‌تاپ‌تان را خاموش کنید.

انتهای هر فعالیت را به روشنی مشخص کنید تا هم انگیزه‌تان حفظ شود و هم چشم‌اندازی برای اتمام کار داشته باشید. بویژه چون در خانه حضور دارید، جریان وظایف جدید ممکن است به سادگی به اتمام نرسد. اگر مدیر یک شرکت هستید، شاید به معنای واقعی کلمه 24 ساعت شبانه روز و هفت روز هفته کار کنید.

اما به خاطر داشته باشید که اگر استراحتی در کار نباشد، بهر‌ه‌وری شما در کار کاهش پیدا کرده و اشتباهات شما بیشتر می‌شود. استراحت خوب برای بازیابی انرژی از دست رفته، بسیار ضروری است. همچنین باید وقتی را نیز به خانواده و تفریحات خود اختصاص دهید. اضافه کاری بیش از حد، شاید برای بازه‌های کوتاه خوب باشد، اما در بلندمدت به شما آسیب خواهد زد.

اگر کارِ ناخوشایند، طولانی و دشوار اما مهمی در لیست وظایف خود دارید، سعی کنید اول از آن شروع کنید. بعضی‌ها می‌گویند که اگر روزتان را با قورت دادن یک قورباغه آغاز کنید، بقیه اتفاقات آن روز برای‌تان ساده خواهد بود! اگر کار مورد نظر طاقت فرساست، احتمالاً خیلی بزرگ است. آن را به وظایف کوچکتری بشکنید. «به پایان رساندن نگارش کتاب» یک کار خیلی بزرگ است. اگر "یک فصل از آن" را امروز بنویسید، خیلی بهتر است. یک فیل را چطور می‌شود تمام و کمال خورد؟! لقمه به لقمه ...

اگر هیچ پیشرفتی در یک کار حاصل نمی‌شود، نفسی تازه کرده و قدری استراحت کنید. شاید بهتر باشد به سراغ یک کار کوچک‌تر و ساده‌تر رفته و بعداً دوباره به این کار بازگردید. این تکنیک، اثر زی‌گارنیک (Zeigarnik effect) نام دارد. گاهی اوقات بهتر است کار را متوقف کرده و فردا تلاش کنید. خواهید دید که همیشه این روش جواب می‌دهد.

مراقب زمان‌بندی فعالیت‌های خود باشید. ما در طول روز بازه‌های بهره‌وریِ متفاوتی داریم. ببینید چه موقع از روز بیشترین بهر‌ه‌وری را دارید و بر این اساس برنامه‌ریزی کنید. جلسات آنلاین و کارهای ساده را در زمان‌های متفاوتی از روز انجام دهید. برای مثال برای شخص من، بهترین زمان برای انجام کارهای مهم، بین 7 تا 11 صبح است.

مراقب بدن خود باشید

برای خودتان زنگ تفریح داشته باشید. اگر ساعت هوشمند دارید، تنظیم کنید که هر یک ساعت و نیم یکبار به شما هشدار بدهد. وقتی بیش از یک ساعت و نیم پشت سر هم کار کنید، تمرکز خود را به شدت از دست خواهید داد و بدن‌تان بخاطر نشستن طولانی مدت، دچار خستگی مفرط می‌شود. شاید بهتر باشد دوش کوتاهی بگیرید، قدری قدم بزنید و یا به کار دیگری مشغول شوید. می‌توانید از روش پومودورو (Pomodoro) برای ایجاد تعادل بین کار متوالی و استراحت استفاده کنید.

مراقب میزان آب بدن‌ خود باشید. بدن ما برای ارسال سیگنال‌های عصبی به مغز و عملکرد درست، به شدت به آب نیاز دارد. بیش از حد قهوه مصرف نکنید، زیرا باعث کم آب شدن بدن‌تان می‌شود.

ارتباطات

برای برخی از افراد حضور در جمع دیگران موجب ایجاد انگیزه شده و برای عده‌ای نیز بسیار مهم است. شما نیز قطعاً به این حس که بخشی از یک تیم باشید، نیاز دارید. لذا با دیگران چت کنید، تلفنی صحبت کنید و یا تماس ویدیویی داشته باشید. دانستن اینکه آن‌ها مشغول به چه کاری هستند و یا اینکه منتظر انجام یک کار توسط شما می‌باشند، انگیزه‌بخش خواهد بود.

حتی بد نیست قدری صحبت‌های حاشیه‌ای و غیرکاری هم داشته باشید. درست شبیه به محل کارتان، در خصوص اخبار و رویدادهای ورزشی با آن‌ها گپ بزنید. این موضوع به شبیه‌سازی کارِ تیمی کمک می‌کند. تحقیقات نشان داده است که انزوا باعث می‌شود افراد احساس بدی داشته باشند و حتی بیمار شوند. صحبت هر روزه با دیگران در این شرایط، مهم‌تر از گذشته است.

انجام کار از خانه به شکل موثر، امکان‌پذیر است. ابزارها و راهکارهای مختلفی برای این منظور وجود دارد. اما مهم‌ترین نکته آن است که یک محیط مناسب ایجاد کرده و مراقب خودتان باشید. تجربه کنید و ببینید چه چیزی برای شما بهتر جواب می‌دهد...