سخن مشاور مدیریت:

برای درک چگونگی تبادل موثر دیدگاه‌ها یا گزارشات (نقطه نظرات شفاهی یا مکتوب)، بین افراد در سمت‌های سرپرستی و راهبری، اخیرا نگارنده یک ماه را صرف مصاحبه با سرگروه‌های یک شرکت بزرگ ارائه دهنده خدمات مالی کرده که مایل است به این بهانه، جمع بندی نکاتی را در این مقاله به اشتراک بگذارد. در واقع موضوع مقاله مربوط به نحوه انجام تعامل موثر و مواردی درباره آن است، که از تفسیر مصاحبه‌های فراوان صورت گرفته در کشور ایالات متحده نتیجه شده است. قطعا خواننده محترم خود می‌تواند نکات بی شماری را به این فهرست کوتاه بی‌افزاید اما موضوع جالب توجه در این نوشتار، کاربردی بودن آن‌ها و استخراجشان مبتنی بر دغدغه‌های واقعی کارمندان ارشد یک شرکت پیشرو در کشوری صنعتی است.

در این مصاحبه‌ها پی در پی گزاره تقریبا مشابه شنیده می‌شود: "اگر در جلسه‌ای هستید، نباید منتظر درخواست کسی بمانید، از شما انتظار می‌رود که صحبت کنید".

در بسیاری از سازمان‌ها، میزان آمادگی برای راهبری و سرپرستی با میزان تمایل برای صحبت کردن در جلسات سنجیده می‌شود! در این محیط‌ها صحبت کردن فی‌البداهه و ابراز نظر اقتضایی، از آن جهت که فرصت استفاده از آن هر زمان در دسترس است، تاثیر بیشتری روی مسیر رشد کاری اشخاص نسبت به سخنرانی‌ها و ارائه‌های از قبل برنامه ریزی شده دارد. بنابراین هر کسی، چه زن و چه مرد، می‌تواند از ابراز نظر چه در جلسات و چه در مکاتبات به عنوان یک فرصت برای بالا رفتن از نردبان ترقی استفاده کرده و احتمالا بقیه را هم با خود همراه کند.

در ادامه تنها به سه راهکار اثربخش صحبت کردن در جلسات و در پی آن سه هشدار برای زمانی که باید سکوت کنیم، می پردازیم:

راهبردهای سخن راندن اثربخش

• از پیش، چند مورد را فهرست وار آماده کنیم

مدیر اجرایی ارشدی را می‌شناسم که در اوایل تجربه کاری خود از صحبت کردن در جمع به صورت عجیبی وحشت داشت. برای غلبه بر این ترس، او مرتبا خود را با صحبت کردن در مورد سوال‌ها و نکاتی که از قبل آماده کرده بود به چالش می‌کشید. آن خانم امروز در سازمان خود به یک الگو تبدیل شده و به عنوان معتبرترین و با اعتماد به نفس‌ترین سخنران در صنعت خود شناخته می‌شود. برای صحبت کردن در جلسات منتظر هیچ دلیل و بهانه نمانید و از فرصت به وجود آماده کمال استفاده را ببرید، البته از قبل خود را برای آن آماده کنید. داشتن لیست نکات، دغدغه‌ها، سوالات و سایر موارد البته خلاصه و فهرست وار بسیار کمک کننده خواهد بود.

•از خود بپرسید: چرا شما؟

این سوالی است که من به افراد توصیه می‌کنم قبل از آماده سازی یک ارائه، شرکت در یک جلسه یا حتی یک رویداد شبکه سازی از خود بپرسند. این سوال‌ها بدان معناست که چرا شما به آنچه انجام می‌دهید، سازمانتان و نقش خود در آن اهمیت می‌دهید. پاسخ به این سوال‌ها به شما در به دست آوردن اعتماد به نفس و ایجاد ارتباط با اهدافتان کمک می‌کند. به شما یادآوری می‌کنم که شما برای نمایش صحبت نمی‌کنید بلکه حقیقتاً موضوع برایتان مهم است. منبع اعتبار شما فقط سِمَت و سال‌های تجربه‌تان نیست، بلکه از تعهد و تعلق شما نیز نشأت می‌گیرد.

•برای تقویت اعتماد به نفس، مکث کنید و نفس بکشید

صحبت کردن در جلسات، جسارت می‌خواهد. مثلا موقعی که همکارانتان جلسه را از مسیر اصلی منحرف کرده‌اند، شما این توانایی را دارید که روی مسیر گفتگو تأثیر گذاشته و با هدایت آن، به طور بالقوه مشتری خود را به سمت گفتن بله در معامله هدایت کنید. مکث کردن و نفس کشیدن و کلا با طمانینه صحبت کردن، با کمک به افزایش تمرکز و تقویت صدای شما، باعث می‌شود با تمام یقین و قدرت مجاب‌کنندگی صحبت کنید. زمانی که مکث می‌کنید، از خود بپرسید "اگر در این جلسه شخص دیگری به جای من همین سؤال را داشت، آیا من حاضر بودم از طرف آن شخص، آن سؤال را مطرح کنم؟" پاسخ، باید در شما اعتماد به نفس ایجاد کند. اخیراً شخصی اظهار داشت که او از این تکنیک در یک کنفرانس مهم استفاده کرده است تا در جمع بزرگی سؤال بپرسد، و سوال وی نه تنها مسیر کلی بحث را تغییر داده بلکه یک موضوع حیاتی مورد غفلت آن جمع را روشن ساخته است.

با تمام این تفاسیر، گاهی افرادی که بیشترین قدرت را دارند، کمترین چیزها را در جلسه می‌گویند. صحنه گردانی شما در یک جلسه، نگاه استراتژیک نسبت به محتوای صحبت و نحوه ارائه آن؛ از انتخاب زمان مناسب برای صحبت کردن متاثر است. حال، سه نکته در مورد زمان‌هایی که باید زبان در کام گیرید:

هشدارهایی برای زمان مناسب سکوت

•زمانی که تنها سعی در خودنمایی دارید

همه ما تجربه قرار گرفتن در این سناریو که جلسه‌ای به درازا کشیده و همه در تلاشند آن را جمع‌بندی کنند و کسی در مورد موضوعی بحث می‌کند که گروه نیم ساعت قبل از آن عبور کرده، داریم. درست قبل از صحبت کردن در جلسه، همیشه از خود با خود آگاهی بپرسید که چرا صحبت می‌کنید؟ اگر فقط برای نشان دادن میزان دانسته‌های خود صحبت می‌کنید، بهتر است به شخص دیگری امکان دهید صحبت کند یا اجازه دهید جلسه مسیر طبیعی خود را طی کند. دیگران دیر یا زود متوجه کسی که جهت خودنمایی صحبت می‌کند می‌شوند و مسلما نتیجه خوبی برای شما نخواهد داشت.

•اگر به فکر توانمندسازی افراد تیم خود هستید 

یک نقطه عطف در زندگی کاری من زمانی بود که در مورد زیاد صحبت کردن در کلاس دانشگاه بازخورد دریافت کردم. مشکل چه بود؟ یک همکلاسی گفت: "تو برای دیگران چوب زیر بغل می‌شوی. اغلب چون با جواب دادن وسط بحث می‌پری، ما نمی‌توانیم با سوالی که پرسیده شده دست و پنجه نرم کنیم. بعضی اوقات رهبری به این معناست که دیگران بتوانند راه حل را خودشان پیدا کنند. این اظهار نظر با وجود گذشت ده سال در خاطر من ماند و تأثیر عمیقی بر سبک رهبری من گذاشت. در جلسات به اعضای تیم خود اجازه دهید با اعتماد به نفس روابط خود را با مشتریان ایجاد کنند. دادن فرصت به دیگران برای صحبت در یک جلسه یکی از قدرتمندترین راه‌هایی است که ما می‌توانیم مهارت‌های رهبری آن‌ها را بسازیم، دید آن‌ها را - چه از نظر داخلی و چه در خارج - افزایش دهیم و به مشتریان حس پشتیبانی کامل‌تری از جانب کل تیم منتقل کنیم.

•اگر بهتر است نظر شما برای یک مکالمه دو نفره باقی بماند

مدیران ارشد دائما در جریان دریافت آموزش‌های سازمانی مایلند یاد بگیرند که تحت چه شرایطی باید موضوعی را به گفتگوهای دو نفره ارجاع دهند. بسیاری از مشاجره‌ها و بحث‌های نفس‌گیر و ناخوشایند اگر در جمع مطرح نمی‌شدند که افراد حالت تداعی می‌گیرند و به صورت خصوصی در اولین زمان مناسب مطرح می‌شدند، قابل اجتناب بودند. این نکته همان‌طور که در تعاملات گفتاری صادق است، در مورد ایمیل‌ها و نامه‌ها نیز صدق می‌کند. قبل از آغاز سخن یا لمس دکمه "ارسال پاسخ به همه" در ایمیلتان، از خود بپرسید "آیا بهتر نیست این موضوع به صورت خصوصی مطرح شود؟"

صحبت در جلسات یکی از معدود روش‌های بسیار موثر ارتقا رویت پذیری شما و برقراری اعتماد در رابطه با همکاران، مشتریان و کلا مخاطبان شما است. در تک تک روزهای کاری آن را به صورت استراتژیک تمرین کنید تا تأثیر قدرتمندی در مسیر حرفه ای شغلی و کسب و کارتان بر جای بگذارید.

منبع: HBR