مدیریت تغییر را به مراحل کوچک تقسیم کنید

تحول کسب و کار به طور سنتی با ابتکارات بزرگ و طولانی همراه بوده است. پس از رکود بزرگ، آن‌ها کوچک‌تر، سریع‌تر و متمرکزتر شدند، با این حال مدیریت تغییر همچنان در یک رویکرد عمدتاً متوالی آبشار اجرا می‌شد. نقطه شکست در مارس 2020 اتفاق افتاد، زمانی که کووید-19 زنگ بیداری جهانی را ارائه کرد که همه شرکت ها را مجبور کرد توانایی خود را برای تغییر بسنجند.

در Infosys، ما این را در طول تحول چند ساله خود و سپس دوباره در طول همه‌گیری تجربه کردیم. ما همچنین می‌خواستیم تجربیات خود را با شرکت‌های دیگر مقایسه کنیم، بنابراین از 1000 رهبر شرکت‌های جهانی نظرسنجی کردیم تا بفهمیم بهترین شرکت‌ها برای جذب افراد خود در محیط جدید چه می‌کنند.

در این تحقیق، ما دریافتیم که مجموعه ای مداوم از تغییرات کوچک و هماهنگ بهترین رویکرد برای ایجاد تغییرات بزرگ و پایدار در یک سازمان است. این تغییرات کوچک، هنگامی که به طور مداوم در یک دوره زمانی ایجاد می شوند، یک اثر ترکیبی دارند که باعث تغییرات و دگرگونی های بزرگتر می شود. ما این رویکرد را مدیریت ریزتغییر می نامیم، یا «میکرو مگا جدید». این رویکرد مبتنی بر چارچوب پذیرش در مقیاس بزرگ است که توسط پرامود وارما و سانجی پوروهیت از پلتفرم اجتماعی، سازمانی که به مشکلات بزرگ و پیچیده اجتماعی می‌پردازد، ایجاد شده است.

مدیریت میکروتغییر عامل اصلی در ابتکار Live Enterprise بود که Infosys را طی سه سال به یک شرکت بومی دیجیتال تبدیل کرد. تجربه کارمندان و فرآیندهای کسب‌وکار مانند استخدام جدید، مجدداً تصور شد، و یک «باند دیجیتال» برای راه‌اندازی قابلیت‌ها از طریق پیاده‌سازی‌های کوچک که هر شش هفته یکبار اجرا می‌شد، ایجاد شد. این باعث شد تا Infosys در طول همه‌گیری کووید-19 انعطاف‌پذیرتر باشد، زمانی که 99٪ از نیروی کار ما به طور یکپارچه به کار از راه دور منتقل شدند، رضایت کارکنان به‌طور چشمگیری افزایش یافت و امتیازات ارزش مشتری بالاترین سطحی بود که تا به حال داشته‌اند.

مدیریت ریزتغییر مبتنی بر انگیزه انسانی و تئوری رفتاری است - نه الگوها و ارتباطات، که به طور سنتی نادر، غیر شخصی و عمومی بوده اند. جلسات ایستاده کوتاه روزانه تضمین می‌کند که ابتکارات تغییر با نیازهای به‌سرعت در حال تحول هماهنگ می‌شوند و برای اندازه‌گیری پیشرفت به معیارهای کوچک‌تری نیاز دارند. مجموع بسیاری از ریزتغییرها باعث ایجاد تغییرات بزرگتر می شود و یک اثر تجمعی ایجاد می کند که بهبودهای غیرخطی را با احتمال موفقیت کلی بیشتر ارائه می دهد.

اتخاذ این عادات ضروری است، اما اغلب آسان نیست. از تجربه و تحقیقات خود، سه تکنیک ریزتغییر را پیدا کردیم که باعث تغییر موفقیت آمیز می شود.

تغییر بزرگ را به گام های کوچک تجزیه کنید.

تحول سازمانی در مقیاس بزرگ زمان زیادی طول می کشد و تحقق ارزش معمولاً حتی بیشتر طول می کشد. با این حال، تفکر خرد به یک سازمان اجازه می‌دهد تا تحول بزرگ‌تر را به تعدادی ابتکار کوچک‌تر که هر یک هدف و نتیجه مشخصی دارند، تجزیه کند. این‌ها توسط تیم‌های کوچک متشکل از استعدادهای ترکیبی با مهارت‌های متقابل متنوع ارائه می‌شوند.

به عنوان مثال، برای رعایت مقررات سختگیرانه فزاینده، یک شرکت پیشرو در زمینه مواد غذایی نیاز به بهبود قابلیت ردیابی مواد تشکیل دهنده خود داشت. این به معنای درخواست از کارگران محلی در کارخانه‌های سراسر اروپا برای تغییر شیوه‌های قدیمی در تولید مواد غذایی بود. برای به حداقل رساندن خطر، تیم برنامه پروژه های کوچک مبتنی بر کشور را برای ترکیب زبان محلی و الزامات قانونی اجرا کرد. سپس، تیم‌های پروژه تغییرات را حتی به موارد کوچک‌تری مانند اصلاح میدانی یا پالت رنگی اصلاح کردند. این پذیرش توسط کارمندانی که برای مدت طولانی با سیستم های قدیمی مشابه کار کرده بودند و در برابر تغییر مقاوم بودند، تسریع کرد.

برای شروع به تفکر در سطح خرد، بپرسید چرا یک تغییر لازم است، آیا ارزش آن افزایشی است یا تصاعدی، و چه تغییری در رفتار مورد نیاز است. تیم‌های چابک می‌توانند به تفکیک فرآیندهای موجود کمک کنند و سپس آنها را در یک زمینه جدید در حالی که تغییر مورد نظر را برای هر نسخه سریع طراحی می‌کنند، به منظور دستیابی به اهداف برنامه بزرگ‌تر طراحی می‌کنند.

تغییر رفتار از طریق تغییرات کوچک در عادات و روال.

مدیریت میکروتغییر از ترکیبی هماهنگ از نشانه‌ها، اشاره‌ها و پیشنهادها به همراه پاداش‌ها و شناسایی هدفمند استفاده می‌کند. این بر اساس تفکر برجسته از کتاب هایی مانند Nudge و Atomic Habits با به کار بردن آن در برنامه های بزرگ و حرکت فراتر از وظایف و اهداف فردی به تیم و ابتکار کلی است. هر ریزتغییر باید یک تغییر کوچک در یک عادت یا روال ایجاد کند. ما این را "روتین +1" می نامیم، یک گام کوچک اما مثبت که در نهایت منجر به تغییر رفتار نهایی با حداقل مقاومت و ریسک در طول مسیر می شود.

ما 150000 کارگر Infosys را در 2500 پروژه قبل و در طول همه‌گیری مورد مطالعه قرار دادیم تا بفهمیم چگونه روش‌های ریزتغییر در یک ابتکار مهارت مجدد در سراسر شرکت به کار گرفته شد. با تغییر تنها یک پارامتر یادگیری در یک زمان و ارائه یک جریان ثابت از تقویت مثبت ملایم، روتین + 1 به تدریج و در عین حال با موفقیت رفتار کارکنان را تغییر داد. اصطکاک را در یادگیری با استفاده کاهش داد مجموعه ای از تکان دادن های فردی در پلت فرم یادگیری ما. قبلاً، آموزش آنلاین مستلزم دوره‌های آموزشی رسمی بود که ممکن بود یک ساعت طول بکشد یا مجموعه‌ای از آن‌ها که می‌توانست به یک روز کامل نیاز داشته باشد، که به صورت دوره‌ای ارائه می‌شد و نیاز به ثبت نام رسمی داشت. این اغلب به یک سناریوی همه یا هیچ تبدیل می‌شد، که در آن کارکنان به دلیل کمبود وقت، آموزش را به تعویق می‌اندازند. هنگامی که آموزش به ماژول‌های کوچک‌تر تبدیل شد و ایمیل‌های هوشمندی ارائه شد، کارمندان دریافتند که آموزش را آسان‌تر می‌کنند و به طور پیوسته پیشرفت می‌کنند. نتیجه: کارمندان Infosys در حال حاضر به طور متوسط ​​35 دقیقه در روز برای مهارت مجدد فعالانه، که به نوبه خود به آنها کمک می کند تا روال های جدید را توسعه دهند و اهداف یادگیری و کسب و کار را برآورده کنند.

به طور مداوم اندازه گیری کنید، یاد بگیرید، و تکامل پیدا کنید.

همانطور که برنامه‌های ریزتغییر استقرار می‌یابند، باید مرتباً این ابتکارات را ارزیابی کنید تا از دستیابی به نتایج دلخواه اطمینان حاصل کنید. هنگامی که آنها منحرف می شوند، داده ها را تجزیه و تحلیل کنید، دوباره فکر کنید، و مسیر را از طریق تکرار اصلاح کنید. اندازه گیری تغییر را در ابزارهای موجود جاسازی کنید و برای راحتی، پذیرش، رفتار و ارزش ارزیابی کنید.

تحقیقات ما نشان داد که پروژه های آزمایشی باید 2.5٪ از جمعیت نهایی کاربران را شامل شود. از آموخته‌های آزمایشی باید برای اصلاح و مقیاس‌بندی عرضه در کل پایگاه کاربر استفاده شود. پذیرش زمانی قابل توجه می شود که بین 20 تا 40 درصد برسد و سپس در 60 درصد استاندارد شود. در 80% در سازمان و فرهنگ جذب شده است. برای سنجش پذیرش به‌طور مستقل، این فرآیند باید برای تولید داده‌هایی مانند الگوهای استفاده که می‌تواند بازخوردی برای اقدام اصلاحی ارائه دهد، ابزار شود.

به عنوان مثال، به عنوان بخشی از تلاش‌های ما برای تحول دیجیتال، Infosys می‌خواست از یک سری برنامه‌های کاربردی کارمندان مبتنی بر دسکتاپ، که بسیاری از آنها نیاز به دسترسی در دفتر یا VPN داشتند، به موبایل منتقل شود. این نیاز به تغییرات اساسی در رابط کاربری و امنیت اساسی برنامه ها داشت. تیم پروژه برای اطمینان از اینکه کارمندان از برنامه های تلفن همراه استفاده می کنند، یک سری تغییرات کوچک را از طریق راهنمایی های ایمیل متحرک، توصیه های فعالیت و نشان های اعتبار، هدایت کردند. 2.5٪ پایگاه کاربر آزمایشی در چندین نسخه برای ایجاد بازخورد اولیه که پذیرش را تسریع می کرد، درگیر بود. همراه با سرعت انتشار ثابت شش هفته ای عملکرد افزایشی، این امر منجر به پذیرش بیش از 200000 کارمند (بیش از 80٪) نسخه موبایل شد.

برای اندازه گیری پذیرش ریزتغییر، به ویژه برای تجربه و ویژگی های مبتنی بر نرم افزار، چارچوب ارزیابی دو بعدی را که در زیر نشان داده شده است، توسعه دادیم.

هر سازمانی یک چشم انداز متمایز دارد و باید مسیر خود را برای تحقق آن بیابد. مدیریت میکروتغییر یک رویکرد کم خطر و چابک برای تجزیه تحولات پیچیده به تغییرات قابل مدیریت ارائه می‌کند و ریسک مورد نیاز برای رسیدن به طرف مقابل را به حداقل می‌رساند. با گذشت زمان، این منجر به پذیرش واقعی می شود: هدف نهایی رهبران در هر ابتکار تحول.

منبع: HBR