ابزاری برای مدیریت گردش کار، متناسب با خودتان خلق کنید

سخن مشاور مدیریت:

چه می شود اگر لیست کاملی از کارهایی که باید انجام دهید، پلتفرم‌ مدیریت پروژه یا نرم افزارهای بهره‌وری وجود نداشته باشد؟

این تفکر پوچی است، مخصوصا برای مُبلغ تکنولوژی‌ای مثل من. در پانزده سال گذشته بسیاری از نرم افزارهای بهره‌وری مانند Todoist و Wunderlist، بیست پلتفرم مدیریت پروژه مثل Asana و Basecamp، و صدها برنامه بهره‌وری دیگر را امتحان کرده‌ام که وعده استفاده بهتر از زمان یا افزایش همکاری با همکاران و تیمم را به من می‌دادند. (همه این برنامه‌ها را باهم «سیستم بهره‌وری» خودم نامگذاری می‌کنم- از نرم‌افزارهای ثبت لیست انجام کار تا تقویم‌های کاری، نرم‌افزارهای پیام‌رسانی، و برنامه‌های برنامه‌ریزی گروهی و ثبت اسناد.)

به بعضی از این نرم‌افزارها به قدری علاقمند بودم که برای سال‌ها از آن‌ها استفاده کنم یا به دیگران توصیه کنم یا حتی با همکارانم پیاده‌سازی کنم. اما متوجه شدم که تقریبا همیشه مجبور شدم سیستم بهره‌وری خودم را با تغییر در تیم یا پروژه در جستجوی نرم‌افزارهای بهتر تغییر دهم.

تنها من نیستم. در یک نظرسنجی در سال 2019، وب‌سایت GetApp که به مقایسه نرم‌افزارها می‌پردازد متوجه شد که 97% مدیران پروژه از بیش از یک ابزار برای مدیریت پروژه‌های خود استفاده می‌کنند. و اگر اکنون 272 نرم‌افزار مدیر برنامه و 777 نرم‌افزار مدیریت پروژه در راهنمای خرید G2 وجود داشته باشد، گمان می‌کنم به این دلیل است که بسیاری از توسعه دهندگان نرم‌افزار‌ها متوجه شده‌اند که پلتفرم مدیریت پروژه‌ی متناسب خودشان را باید بسازند. (در واقع، این داستانِ پیدایش نرم‌افزارهای مدیریت پروژه‌ی Basecamp، Rindle و Todoist است.)

یکی از دلایل این نارضایتی این است که افراد تمایل دارند فعالیت‌های دیجیتالی‌شان را با روش‌های مختلفی سازماندهی کنند، ممکن است شما کاغذهای کوچک یادداشت‌برداری را برای نوشتن وظایف هفتگی خود انتخاب کنید، در حالی‌که همکارتان تمایل دارد آن‌ها را روی وایت‌برد یادداشت کند. و حتی اگر نرم‌افزار خودتان را انتخاب کنید، تنظیمات بهره‌وری که در یک پروژه یا عنوان شغلی به کار شما می‌آید ممکن است برای پروژه‌ای دیگر کاملا نامناسب باشد. شاید در آخرین پروژه خود توانسته باشید همه کارها را با اتوماسیون گوگل انجام داده باشید، اما بار دیگر با مشتری‌ای کار کنید که از گوگل متنفر است. یا ممکن است بخشی از کار شما از فعالیت‌های پراکنده با زمانبندی‌های مشخص و حساسیت بالای زمانی تشکیل شده باشد، درحالی‌که بخشی دیگر بر پروژه‌های بزرگ، پیچیده و وابسته به یکدیگر متمرکز است.

اما اکنون، دسته جدیدی از نرم‌افزارها این امکان را برای هرکسی فراهم کرده‌اند که بدون نیاز به مهارت برنامه نویسی، داشبوردهای بهره‌وری سفارشی خود را بسازند. این ابزارها مانند Airtable، Notion و Coda، هرکدام قدری متفاوت عمل می کنند، اما همه آنها قابلیت‌های قدرتمندی را به صفحات گسترده ساده یا اسناد متنی اضافه می‌کنند تا مزایای برنامه‌نویسی را بدون دردسر کدنویسی به شما ارائه کنند. در طی شش ماه گذشته، بیشتر روز کاری‌ام را با یکی از این ابزارها (Coda) گذراندم و از حجم وسیع کارهایی که با استفاده از یک داشبورد بهره‌وری خودساخته به سرانجام رسیده‌اند، متعجبم.

من تنها کسی نیستم که از مزایای این دنیای جدید بهره می‌برم: گالری الگوهای نرم‌افزار Notion شامل ده‌ها الگوی بهره‌وری است که همه چیز را از مراحل تولید ویدیو گرفته تا مجموعه کامل ابزار موردنیاز پیمانکاران مستقل پوشش می‌دهد. برنامه یونیورس نرم‌افزار Airtable شامل پایگاه‌هایی برای ردیابی مشتریان و چشم اندازها، مدیریت موجودی املاک اجاره‌ای، و راه‌اندازی تولید محصول است. مجموعه الگوهای مدیریت پروژه و بهره‌وری در نرم‌افزار Coda شامل ردیابی لیست کارهایی است که از سیستم General Eisenhawer الگوبرداری شده است، سیستمی برای مدیریت گردش کار تیم تحریریه و الگوی بهره‌وری Omnicodoro که روش «کارها را انجام بده» با ابزاری برای Poomodoro Sprints است.

نگاهی به گالری این الگوها می‌تواند درکی از امکانات، یا نقطه شروعی مفید برای داشبورد بهره‌وری خودتان بدهد. اما زمانی بیشترین بهره را از این پلتفرم‌ها خواهید برد که ابزاری متناسب با ویژگی‌های خود بسازید، به ویژه اگر ابزارهای فعلی پاسخگوی نیازهای شما نیستند. در این صورت، اصول زیر را به خاطر داشته باشید:

مشکلی که بدنبال یافتن راه‌حل برای آن هستید را بشناسید.

نارضایتی شما از ابزاری که اکنون استفاده می‌کنید بهترین شاخص شما از آنچه موردنیاز است برای ساختن داشبورد سفارشی خودتان است، بنابراین با یادداشت‌برداری از هرآنچه که از آن رضایت کامل ندارید، شروع کنید. سپس کاربردی بودن پلتفرم‌های مختلف بهره‌وری DIY (Do It Yourself) را بر اساس سهولت حل آن مشکلات خاص ارزیابی کنید. در تجربه من، در تلاش بودم تعدادی از محدودیت‌های گوگل شیت که مدت زیادی از آن برای ثبت تمام ایده‌های داستانی و سخنرانی‌هایم استفاده می‌کردم، اشاره کنم: من یک پنجره ویرایش بزرگتر و راهی برای آسان‌تر کار کردن با صفحه گسترده‌ای با ستون‌های زیاد بودم. Coda این مشکلات را برای من حل کرد.

 کوچک شروع کنید.

بهترین راه برای تشخیص اینکه آیا یک پلتفرم بهره‌‌وری برای شما مناسب است یا نه، استفاده کردن از آن پلتفرم است. بنابراین حتی اگر برنامه‌های بزرگی برای یک داشبورد مفصل که بخش‌های مختلف کار شما را خودکار کند دارید، باز هم کار ساده ای را شروع کنید، مثلا لیستی از کارهایی که به دلخواه انتخاب کرده‌اید تا انعکاس دهنده روش‌های مختلف طبقه‌بندی و مشاهده موردعلاقه شما باشد. وقتی کار کردن با Coda را شروع کردم، با وارد کردن صفحه گسترده موجود از داستان ایده‌هایم و سپس ایجاد دیدگاهی متفاوت از آنچه معمول بود، شروع کردم: یکی که به من اجازه می‌داد تمام ایده‌هایم را ببینم، یکی برای بهترین ایده‌ها، و دیگری لیست سایر ایده‌هایی که آماده ارائه به ویراستار بودند.

داشبورد جداگانه برای انواع مختلف پروژه‌ها ایجاد کنید.

یکی از خوبی‌های ساختن داشبورد بهره‌وری خودساخته این است که نیازی نیست برای همه پروژه‌ها از تنظیمات یکسان استفاده کنید. بسته به اینکه در چه زمینه‌ای کار می‌کنید (و با چه کسی) ممکن است فقط به یک لیست ساده از کارها و دفتر یادداشت دیجیتال نیاز داشته باشید، یا شاید مجموعه‌ای مفصل از صفحات گسترده همراه با اتوماسیون داخلی بخواهید. من در Coda داشبوردهای اختصاصی برای هرکدام از زمینه‌های کاری‌ام دارم: یکی برای همکاری با پیشنهادهای مشتری (برنامه‌ریزی مسئولیت‌ها، برنامه‌ریزی بودجه، تهیه اسناد پیشنهادی)، دیگری برای برنامه‌ریزی بهبود وب‌سایت (با بخش‌های جداگانه برای معماری سایت، محتوا و الزامات فنی)، و دیگری برای ارائه نمونه کارهایم به ویراستاران (از جمله لینک‌ها، نمونه کارها و معیارهای رسانه‌های اجتماعی در پوشه‌های جداگانه). من حتی از Coda برای برنامه‌ریزی تعطیلات خانوادگی خودم هم استفاده کردم. ( جایی که رزروهای سفر، بررسی رستوران‌ها و برنامه فعالیت ما را متمرکز کرد).

بدنبال یکپارچه‌سازی‌ها باشید.

قدرت واقعی پلتفرم‌های بهره‌وری DIY در توانایی اتوماسیون کردن بخش‌هایی از کار شما نهفته است- اما این اتوماسیون احتمالاً به این بستگی دارد که پلتفرم انتخابی شما به خوبی با سایر ابزارهایی که استفاده می‌کنید هماهنگ شود. به عنوان مثال، من ردیاب داستان Coda را با حساب Gmail خود ادغام کرده‌ام‌، بنابراین وقتی مجموعه‌ای از ایده‌های داستانی دارم که آماده ارسال به ویراستار هستند، می‌توانم دکمه‌ای را کلیک کنم تا تمام متن‌های انتخابی‌ام را در یک ایمیل پیش نویس ترکیب کند. و من از اتصال Coda به Zapier برای تنظیم هماهنگی بیشتر استفاده می‌کنم، مانند آن که ابزار فرم موبایل Jotform را به Coda وصل می‌کند تا بتوانم ایده‌های داستانی جدید را به سرعت از تلفن خود اضافه کنم.

یک نقشه فرار بکشید.

از آنجایی که ابزارهای بهره‌وری در گذار از  زندگی روزمره ما هستند، شما باید شروع به استفاده آزمایشی از داده‌های خود در یک پلتفرم کنید. نه فقط متن؛ من پلتفرمی می‌خواستم که ساختار و سازماندهی فعالیت‌ها، یادداشت‌ها و تماس با من را نیز حفظ کند. حتی اگر مسئله کپی کردن و چسباندن آن به مجموعه‌ای از صفحه گسترده به صورت دستی باشد‌، اطمینان حاصل کنید که راهی برای خروجی گرفتن برای کارتان وجود دارد‌، آن را به طور منظم انجام دهید حتی فقط به عنوان پشتیبان استفاده کنید.

در دنیایی که ابزار و برنامه‌های کاربردی در زمینه بهره‌وری بسیار زیاد است، بسیاری از افراد استفاده از ابزارهای در دسترس را آسان‌تر و مؤثرتر می‌دانند، حتی اگر مطابق میل آن‌ها کار نکند. اما برای افرادی که علاقه‌مند به ساختن یک راه‌حل مناسب هستند، پلتفرم‌هایی مانند Coda ،Notion و Airtable ابزارهای تغییردهنده بازی هستند. برای ساختن نرم‌افزار یا داشبورد متناسب با نیازهای خود، دیگر نیازی به برنامه‌نویسی نخواهید داشت.

منبع: Harvard Business Review