سخن مشاور مدیریت:

برای مدیریت پروژه و رسیدن به اهداف آن، شما نیازمند داشتن افراد مناسب در مسئولیت‌های خود هستید. که می‌بایست آگاهی کامل و شفاف از وظایف خود داشته باشند. اهمیت تفکیک وظایف هر شخص در اینجا اهمیت پیدا می‌کند.
مسئول سازمان‌دهنده 
سازمان‌دهنده پشتیبانی پروژه را در بالاترین سطح در شرکت به عهده دارد و موانع سازمانی را از پیش رو برمی‌دارد. می‌بایست توان لازم جهت برقراری ارتباط موثر با مدیرعامل (CEO) و سهامداران اصلی را داشته باشد، منابع ضروری را فراهم نماید، و خروجی‌های حاصله را تایید یا رد نماید. همچنین داشتن مشارکت کامل برای این نقش حائز اهمیت بسیار می‌باشد، به عبارت دیگر وی باید در ازای عملکرد پروژه پاسخگو باشد.

مدیر پروژه

مدیر پروژه مسائل اصلی را جهت تشخیص و حل شدن را با دریافت ورودی از مسئول سازمان‌دهنده و سهامداران، معین می‌سازد: اهداف پروژه و محدوده آن چه خواهند بود و چه فعالیت‌ها و کارهایی نتیجه مطلوب را حاصل خواهند نمود. سپس برنامه‌ریزی نموده و وظایف را فهرست و برنامه‌ریزی می‌کند، بر روند اجرایی نظارت روز به‌ روز دارد، و پیشرفت را تا ارزیابی عملکرد پایش می‌نماید، پروژه را به پایان می‌رساند و درس‌ها و یافته‌های پروژه را مستند می‌سازد. مدیر پروژه اختیارات خود را از سازمان‌دهنده دریافت می‌کند. از جهات بسیاری وی مانند یک مدیر مرسوم است، زیرا:      

• چارچوب فعالیت‌های پروژه را فراهم می‌کند
• منابع مورد نیاز را تعیین می‌کند
• با مسئولان رده بالاتر مذاکره می‌کند
• نیروهای همکار شایسته جذب می‌کند
• نقاط عطف را مشخص می‌نماید
• فعالیت¬ها را هماهنگ می‌کند
• شفافیت چشم¬انداز و روند کارها را حفظ می‌نماید
• از مشارکت و مثمر ثمر بودن فعالیت همه افراد اطمینان حاصل می‌نماید
• مناقشات را حل و فصل می‌نماید
• از دستیابی پروژه به اهداف خود در زمان و هزینه معین شده اطمینان حاصل می‌نماید

رهبر تیم 

پروژه‌های بزرگ ممکن است یک رهبر تیم داشته باشند، کسی که مستقیماً به مدیر پروژه گزارش می‌دهد. در پروژه‌های کوچک، مدیر پروژه هر دو نقش را ایفا می‌نماید. رهبر تیم نمی‌تواند مانند رئیس رفتار کند و همزمان از مزایای کار تیمی بهره‌مند باشد. در عوض، او می‌بایست نقش‌های مهم زیر را پذیرا باشد:
• آغازگر. رهبر بیش از آن که به افراد بگوید چه کاری بکنند، توجهات به کاری که باید تیم برای دستیابی به اهداف خود انجام دهد جلب می‌نماید. 
• الگو. او از رفتار خود برای شکل‌دهی به عملکرد سایرین استفاده می‌نماید، برای مثال با شروع سروقت جلسات، و دنبال کردن وظایف مابین جلسات.
رهبران اغلب از آنجایی که به طور معمول نمی‌توانند از ارتقا، پاداش، تهدید به اخراج برای اعضای تیم استفاده کنند، به این تاکتیک تکیه دارند. 
• مذاکره کننده. او مواردی که نیاز دارد را از تامین‌کنندگان منابع از طریق ایجاد منافع مشترک دریافت می‌نماید.
• شنونده. او سیگنال‌های محیط را پیرامون مشکلات احتمالی پیش رو، نارضایتی کارکنان، و فرصت‌ها دریافت می‌کند. 
• کوچ. او راه‌هایی را برای کمک به حداکثرسازی پتانسیل‌های خود و دستیابی به اهداف مورد توافق پیدا می‌کند. فرصت‌های کوچینگ در میان تیم‌ها فراوان هستند، زیرا به طور معمول اعضا حتی نیاز به توانایی‌هایی دارند که در حال حاضر فاقد آن هستند. 
• عضو همکار. علاوه بر برآورده‌سازی سمت و سو، رهبر می‌بایست سهمی از کار را انجام دهد، مخصوصاً در زمینه‌هایی که دارای تخصص می‌باشد. به شکل ایده آل، او می‌بایست یک یا دو وظیفه‌ای که شخص دیگری مایل به انجام آن نیست را بر عهده گیرد. 

اعضای تیم 

قلب هر پروژه، و پیشرانه واقعی کارکرد آن، عضویت در آن است. به همین علت است که جمع کردن افراد درست در کنار هم بسیار حائز اهمیت می‌باشد. 

ضوابط عضویت

گرچه مهارت‌های مورد نیاز برای انجام کار می‌بایست بر انتخاب تیم حاکم باشد، توجه داشته باشید که تمامی دانش چگونگی انجام کار مورد نیاز را بدون آموزش به دست نخواهید آورد. زمینه‌های مهارتی زیر را در نظر بگیرید: 
• مهارت فنی در رشته خاص، مانند تحقیقات بازار، مالی، یا برنامه‌نویس نرم‌افزار.
• مهارت‌های حل مسئله که افراد را قادر به تحلیل شرایط پیچیده یا تنگناها و ارائه راه حل میسازد.
• مهارت‌های بین فردی، مخصوصاً توانایی برقراری ارتباط موثر با سایرین بعد کلیدی در کار تیمی.
• مهارت‌های سازمانی، شامل شبکه‌سازی، تعامل خوب با سایر بخش‌های شرکت، و هدایت خط مشی‌ها، تمام مواردی که به تیم در جهت انجام امور و پیشگیری از مناقشات با واحدهای فعال و پرسنل آن ها کمک نماید.
در زمان تشکیل تیم‌های پروژه، مردم تمایل به تمرکز بسیار شدید بر مهارت‌های فنی و نادیده گرفتن مهارت‌های بین فردی و سازمانی دارند، که بسیار مهم هستند. به عنوان مثال، یک برنامه¬نویس نابغه ممکن است درصورت عدم تمایل به مشارکت باعث مختل شدن پیشرفت تیم گردد. از سوی دیگر، شخصی با ادراک سازمانی و مهارت‌های فنی متوسط ممکن است ارزشمندترین عضو تیم باشد، که با توانایی خود به گردآوری منابع و دریافت کمک از واحدهای فعال می‌پردازد.
افرادی که در هر چهار معیار مهارتی قوی باشند، معدود می‌باشند. بیشترین افراد با استعداد را در دسترس خود قرار دهید و گام‌هایی را برای خنثی‌سازی نقاط ضعف در گروه خود بردارید. تنها به دنبال افرادی که مهارت‌های ارزشمندی دارند نگردید، بلکه به دنبال آن‌هایی پتانسیل یادگیری مهارت‌های جدید دارند باشید. زمانی که گزینه‌ای را برای عضویت شناسایی تشخیص دادید، در مورد پتانسیل مشارکت آن با سازمان‌دهنده صحبت کنید. با سرپرست او نیز مشورت کنید، زیرا عضویت تیم زمانی را که از سوی دیگر به سمت انجام وظایف مشخص تخصیص می‌یابد، به خود اختصاص می‌دهد.
شما ممکن است نیاز داشته باشید در طی زمان با تغییر وظایف و نیازها، با برخی اعضا خداحافظی کرده و اعضای جدیدی را اضافه نمایید. به عنوان یک توصیه: اعضای تیم به مرور زمان الگوهای موثری برای کار کردن با یکدیگر، تصمیم‌سازی، و برقراری ارتباط توسعه می‌دهند. با ورود یا خروج تعداد زیادی از اعضا، همبستگی تیم دچار تضعیف می‌گردد.   

مشارکت‌ها و سودها

افراد بی‌مسئولیت اعضایی از تیم که بدون انجام سهم مشارکت خود از مزایای عضویت بهره می‌برند، غیرقابل تحمل می‌باشند. اگرچه، الزامی نیست که تمامی اعضا مقدار زمان یکسانی را صرف نمایند. به عنوان مثال، یک مدیر ارشد که می‌بایست بیشتر توجه خود را به وظایفی دیگر معطوف سازد ممکن است همچنان از طریق حفظ منابع یا با ایجاد پشتیبانی درون سازمان برای پروژه ارزش افزوده خلق نماید. 
همانگونه که هر عضوی می‌بایست در کارهای تیم مشارکت داشته باشد، هر عضو نیز باید مزایای شفافی را دریافت نماید: تجربه یادگیری که آورده شغل اوست، برای مثال یک تجربه یادگیری که بهای کار او باشد، یا چک پرداختی بهتر یا پاداش. در غیر این صورت، سطح عدم مشارکت اشخاص بالا می‌رود حداقل برای مدتی کوتاه. سودی که افراد می‌توانند از کارهای معمول خود کسب کنند توجه آنها را به خود معطوف کرده و پروژه شما را برای آنها تبدیل به اولویت دوم می‌نماید.

همراستایی     

اهداف تیم پروژه و افراد عضو آن می‌بایست در راستای اهداف سازمانی باشند. به این علت، فعالیت و کوشش هر کس می‌بایست در هماهنگی و همراستایی با سیستم پاداش شرکت باشد. این نوع از تقویت از بالا، و با سازمان‌دهنده شروع می‌شود. از آنجا که مسئولیت موفقیت تیم با او است، بخشی از دستمزد او می‌بایست وابسته به عملکرد تیم باشد. 
با طی کردن همین خط به پایین‌تر، مدیر پروژه و اعضای تیم می‌بایست به همین ترتیب دستمزد خود را متاثر از خروجی تیم بدانند. اینچنین همراستایی موجب حرکت تمامی افراد در جهت یکسان می‌گردد.

کمیته راهبری پروژه

برخی پروژه‌ها کمیته راهبری دارند، که شامل سازمان‌دهنده و تمامی سهامداران کلیدی می‌باشد. نقش کمیته تصویب آیین‌نامه، حفظ منابع، تصمیم‌گیری پیرامون درخواست‌ها مبنی بر تغییر عناصر کلیدی پروژه، مانند تعهدات، برنامه و بودجه می‌باشد. 
یک کمیته راهبری در زمانی که شرکت‌ها، واحدها، یا اشخاص مختلفی سهم قابل توجهی در پروژه دارند، ایده مناسبی است. زیرا می‌تواند نماینده‌ای برای این منافع متنوع بوده و جایگاه مناسبی برای شفاف‌سازی مسائل پیچیده درون شرکتی یا درون دپارتمانی پروژه داشته باشد.
به همین ترتیب، در شرایطی که با تقاضاهای تغییر زیادی مواجه هستید، می‌تواند کمک کننده واقع شود. معایب یک کمیته راهبری چیست؟ این موضوع سطح دیگری از نظارت را شامل می‌گردد، و جلسات آن زمان مهمترین افراد شرکت‌ها را به خود اختصاص  خواهد داد. بنا بر این در صورتی که به یک کمیته نیازی نیست، آن را ایجاد ننماید.
توسط کارکنان Harvard Business Review، 3 نوامبر 2016      

منبع: HBR