نحوه طراحی یک سازمان اخلاقی

از آشکار شدن گازهای گلخانه ای فولکس واگن گرفته تا شیوه های فروش فریبنده ولز فارگو تا نفوذ در حریم خصوصی اوبر، تخلفات شرکتی یک واقعیت مستمر در تجارت جهانی است. رفتار غیراخلاقی با آسیب رساندن به شهرت و روحیه کارکنان و افزایش هزینه های نظارتی، آسیب قابل توجهی به سازمان ها وارد می کند -البته اگر به آسیب های گسترده تر به اعتماد کلی جامعه در تجارت اشاره نکنیم. تعداد کمی از مدیران تصمیم گرفتند تا با زیر پا گذاشتن قوانین به مزیت برسند، و اکثر شرکت ها برنامه هایی برای جلوگیری از تخلفات در همه سطوح دارند. با این حال رسوایی های مکرر نشان می‌دهد که ما می‌توانیم بهتر عمل کنیم.

مداخلات برای تشویق رفتار اخلاقی اغلب مبتنی بر برداشت نادرست از نحوه وقوع تخلفات است، و بنابراین به اندازه‌ای که باید موثر نبوده است. برنامه های انطباق به طور فزاینده ای رویکردی قانونی به اخلاق دارند که بر مسئولیت پذیری فردی متمرکز است. آنها طراحی شده اند تا به کارمندان آموزش دهند و سپس در میان "سیب های بد" که بد رفتار می کنند، تخلفات را مجازات کنند. با این حال، تعداد زیادی از تحقیقات علوم رفتاری نشان می‌دهد که حتی افراد خوش‌نیت و آگاه نیز از نظر اخلاقی انعطاف‌پذیرتر از آن چیزی هستند که بتوان حدس زد. به عنوان مثال، هنگام تماشای یک وضعیت اضطراری احتمالی، افراد در صورت تنها بودن بیشتر احتمال دارد که مداخله کنند تا با وجود ناظران در اطراف، زیرا فکر می کنند دیگران با این موقعیت کنار می آیند یا معتقدند که دیگران واجد شرایط بیشتری برای کمک هستند، یا شکست می خورند. شرایط اضطراری را تشخیص دهید زیرا دیگران نگران به نظر نمی رسند. تغییرات کوچک در زمینه می تواند تأثیر قابل توجهی بر رفتار فرد داشته باشد. با این حال، افرادی که در این موقعیت‌ها قرار دارند، تمایل دارند که تأثیر زمینه را تشخیص ندهند. در آزمایش‌های معروف اطاعتی استنلی میلگرام، شرکت‌کنندگانی که توسط یک مقام رسمی به آن‌ها گفته شد شوک‌های الکتریکی قوی‌تری را به شخص دیگری وارد کنند، به ولتاژ بسیار بالاتری نسبت به ولتاژی که دیگران پیش‌بینی می‌کردند، پیشرفت کردند. پژوهشگران آموخته اند که زمینه فقط قدرتمند نیست، به طرز شگفت انگیز و بالایی قدرتمند است.

ستون های یک فرهنگ اخلاقی

ایجاد یک فرهنگ اخلاقی مستلزم تفکر در مورد اخلاق، نه صرفاً به عنوان یک مشکل اعتقادی بلکه به عنوان یک مشکل طراحی است. ما چهار ویژگی حیاتی را شناسایی کرده‌ایم که باید هنگام طراحی یک فرهنگ اخلاقی مورد توجه قرار گیرند: ارزش‌های صریح، افکار در حین قضاوت، مشوق‌ها و هنجارهای فرهنگی.

مقادیر صریح

استراتژی‌ها و شیوه‌ها باید بر اصولی که به وضوح بیان شده‌اند و می‌توانند به‌طور گسترده در سازمان به اشتراک گذاشته شوند، تثبیت شوند. یک بیانیه ماموریتی که به خوبی نوشته شده باشد می تواند به دستیابی به این امر کمک کند، به شرطی که به درستی استفاده شود. رهبران می‌توانند ‌برای هدایت ایجاد هر استراتژی یا ابتکار جدید به آن رجوع کنند و ارتباط آن را با اصول شرکت هنگام صحبت با کارکنان یادداشت کنند، بنابراین سیستم اخلاقی گسترده تر را تقویت کنند. کارمندان باید به راحتی بتوانند ببینند که چگونه اصول اخلاقی بر رویه های یک شرکت تأثیر می گذارد. اگر فکر کنند که سازمان بر اساس اخلاق آقای راجرز، مجری مهربان برنامه PBS، به جای رفتار گوردون گکو، بانکدار حریص در فیلم وال استریتاداره میشود، رفتار آنها متفاوت خواهد بود. در واقع، در یک آزمایش، 70٪ از شرکت کنندگان که یک بازی اقتصادی را با یک شریک انجام می دادند، زمانی که آن را "بازی جامعه" نامیدند، برای سود متقابل همکاری کردند، اما زمانی که آن را "بازی وال استریت" نامیدند، تنها 30٪ همکاری کردند. این اثر چشمگیر حتی با وجود یکسان بودن مشوق های مالی رخ داد.

بیانیه ماموریت باید ساده، کوتاه، قابل اجرا و از نظر احساسی طنین انداز باشد. بسیاری از بیانیه‌های ماموریت شرکت امروزی برای به خاطر سپردن طولانی هستند یا خیلی واضح هستند که نیاز به بیان ندارند، یا خیلی دور از رویه‌های روزمره هستند تا به طور معناداری کارکنان را راهنمایی کنند. یک بیانیه نمی تواند فقط کلمات روی کاغذ باشد. نه تنها باید استراتژی، بلکه سیاست‌های مربوط به استخدام، اخراج، ارتقاء شغلی و عملیات را در بر گیرد تا اصول اخلاقی اصلی در سراسر سازمان عمیقاً تعبیه شده باشد. به عنوان مثال، بیانیه ماموریت پاتاگونیا این است: "بهترین محصول را بسازید، آسیب غیرضروری ایجاد نکنید، از تجارت برای الهام بخشیدن و اجرای راه حل های بحران زیست محیطی استفاده کنید." ابتکار Worn Wear ماموریت خود را با دادن این امکان به کارمندان برای کمک به مصرف کنندگان در تعمیر یا بازیافت محصولات خود اجرا می کند. پاتاگونیا همچنین یک معیار استاندارد را ایجاد کرده است که در وب سایت خود قرار داده شده است تا اثرات زیست محیطی کل زنجیره تامین خود را ارزیابی کند. Zappos می‌گوید ارزش اصلی شماره یک آن «ارائه WOW از طریق خدمات» به مشتریان، با توجه به احترام و منزلت آنها است. این مقدار را با اندازه‌گیری نکردن میانگین طول تماس‌های خدمات مشتری (استاندارد صنعت) پیاده‌سازی می‌کند، بنابراین کارمندان می‌توانند زمان لازم را با مشتریان صرف کنند. بیانیه‌های مأموریتی مانند این کمک می‌کند تا ارزش‌های سازمان در ذهن کارکنان شفاف بماند.

افکار در هنگام قضاوت

اکثر مردم در شناخت درست یا غلط بودن مشکل کمتری نسبت به حفظ ملاحظات اخلاقی در هنگام تصمیم گیری دارند. بنابراین در فرهنگی که اخلاق در مرکز توجه قرار دارد، می‌توان کاستی‌های اخلاقی را کاهش داد. ممکن است بدانید که آسیب رساندن به شانس استخدام شخص دیگری اشتباه است، اما در هنگام تلاش برای کمک به یک دوست، یکی از اعضای خانواده یا همکلاسی های مدرسه کسب و کار، به آسیبی که به متقاضیان ناشناس وارد می کنید فکر نکنید. رفتار معمولاً توسط آنچه بلافاصله قبل از درگیر شدن در یک عمل به ذهن می رسد هدایت می‌شود و این افکار می توانند به طور معناداری تحت تأثیر زمینه قرار گیرند. اگر کسی به شما یادآوری کند که کمک به یک دوست لزوماً به شانس افرادی که نمی‌شناسید آسیب می‌زند، ممکن است دو بار در مورد اینکه آیا تلاش‌های حمایتی شما مناسب هستند یا خیر فکر کنید.

برنامه های تشویقی باید انواع مختلفی از پاداش ها را ارائه دهند تا اثربخش باشند.

چندین آزمایش این نکته را نشان می دهد. در یکی از این موارد، زمانی که یک کد افتخار در ابتدای فرم قرار می‌گرفت، احتمال بیشتری وجود داشت که حقیقت را بگویند -در نتیجه هنگام تکمیل فرم، اصول اخلاقی را در سرلوحه ذهن خود قرار می‌دادند- تا زمانی که در انتهای آن پست می‌شد. در یک آزمایش میدانی بزرگ با تقریباً 18000 پیمانکار دولتی ایالات متحده، صرفاً افزودن یک جعبه برای پرونده‌ها برای تأیید صداقت آنها در حین گزارش، 28.6 میلیون دلار بیشتر از شرطی که جعبه را حذف کرده بود، درآمد مالیاتی بر فروش داشت. و در یک شبیه‌سازی که از دانشجویان MBA خواسته می‌شود نقش مشاور مالی را بازی کنند، پر کردن چک‌لیست اخلاقی از آنها قبل از توصیه به صندوق‌های سرمایه‌گذاری بالقوه به طور قابل‌توجهی درصد افرادی را که صندوق تغذیه مدوف را توصیه می‌کنند کاهش می‌دهد. دانش‌آموزان زمانی که به اصول اخلاقی می‌پرداختند، نسبت به این احتمال که صندوق آنقدر خوب است که واقعیت نداشته باشد، هوشیارتر بودند.

به عنوان مثال، انرون به دلیل تمرکز مداوم خود بر قیمت سهام بدنام بود، حتی آن را در آسانسورها پست می‌کرد. اندی فاستو، مدیر مالی سابق آن، با تأمل در اعمال نادرست خود گفت: «می‌دانستم که این اشتباه است…. ولی فکر نمیکردم غیرقانونی باشد… سوالی که باید می پرسیدم این نبود که قاعده چیست، بلکه اصل چیست.» افرادی که در یک فرهنگ اخلاقی کار می کنند به طور معمول تحریک می شوند که فکر کنند، آیا درست است؟ به جای اینکه آیا قانونی است؟

مشوق ها

این یک باور کسل کننده است که مردم کاری را انجام می دهند که برای انجام آن تشویق شده اند، به این معنی که همسویی پاداش ها با نتایج اخلاقی راه حلی آشکار برای بسیاری از مشکلات اخلاقی است. این ممکن است ساده به نظر برسد ، اما پول فقط تا یک جایی پیش می‌رود و برنامه‌های تشویقی باید پاداش‌های مختلفی را برای مؤثر بودن ارائه دهند.

در کنار کسب درآمد، کارمندان به انجام کار معنادار، ایجاد تأثیر مثبت و احترام یا قدردانی برای تلاش‌هایشان اهمیت می‌دهند. در یک آزمایش، کارکنان بیمارستان زمانی که نشانه‌ای در بالای سینک عواقب آن را به دیگران یادآوری می‌کند («بهداشت دست از ابتلای بیماران به بیماری جلوگیری می‌کند») بیشتر از زمانی که پیامدهای شخصی را به آنها یادآوری می‌کند، از روش‌های صحیح شستشوی دست پیروی می‌کنند. با این وجود، مدیران ممکن است به راحتی اهمیت انگیزه های غیرمالی را نادیده بگیرند. هنگامی که از مدیران خدمات مشتری در یکی از شرکت‌های Fortune 500 پرسیده شد که چنین مشوق‌هایی چقدر برای کارمندان مهم هستند، معلوم شد اهمیت آن را بسیار دست کم گرفته بودند.

فرهنگ‌های اخلاقی علاوه بر همسویی انگیزه‌های مالی با نتایج مطلوب، فرصت‌های صریحی را برای بهره‌مندی دیگران و پاداش دادن به افرادی که این کار را انجام می‌دهند با شناسایی، تمجید و اعتبار ارائه می‌کنند. به عنوان مثال، اگر کارمندان شما زندگی مردم را به نحوی معنادار بهتر می کنند، اشاره به آن، رفتار اخلاقی در آینده را تشویق می کند. حتی ممکن است عملکرد را بهبود بخشد، زیرا پاداش با انگیزه اخلاقی هماهنگ است. در یک آزمایش، فروشندگان یک شرکت بزرگ داروسازی پس از شرکت در یک سیستم پاداش اجتماعی، که آنها را تشویق می‌کرد تا یک جایزه کوچک را برای هم تیمی‌هایشان خرج کنند، در مقایسه با سیستم پاداش معمولی «خود» که در آن جایزه را صرف می‌کردند، عملکرد بسیار بهتری داشتند.

این رویکرد به مشوق ها ممکن است مزایای جانبی HR داشته باشد. مردم هم احساس مثبتی که در رابطه با دیگران به شیوه ای اجتماعی دارند و هم تاثیر مثبتی که رفتارشان بر دیگران خواهد داشت را دست کم گیرند. در یک آزمایش میدانی با خلبانان ویرجین آتلانتیک، یک سیستم پاداش برای افزایش مصرف سوخت به گونه‌ای طراحی شد که پاداش به خیریه‌ای که آنها انتخاب می‌کردند تعلق گرفت. افزایش رضایت شغلی حاصل از آن‌ها از نظر مقدار مشابه با تأثیر حرکت از سلامت ضعیف به سلامت خوب بود. شرکت‌هایی که از مشوق‌های اجتماعی استفاده می‌کنند، احتمالاً کارکنانی شادتر، راضی‌تر و وفادارتر تولید می‌کنند. فرهنگ اخلاقی نه تنها خوب است بلکه حس خوبی هم دارد.

هنجارهای فرهنگی

اکثر رهبران به طور شهودی اهمیت فضای اخلاقی در راس سازمان را برای تعیین استانداردهای اخلاقی در یک سازمان تشخیص می دهند. فضای اخلاقی در درون سازمان به راحتی نادیده گرفته می شود، که در واقع ممکن است محرک مهم تری برای رفتار کارکنان باشد. رهبران خوب پیروان خوبی تولید می کنند. اما اگر کارکنان وسط سازمان توسط همکارانی که دروغ می‌گویند، تقلب می‌کنند یا دزدی می‌کنند احاطه شوند، بدون توجه به آنچه روسایشان می‌گویند، به احتمال زیاد همین کار را خواهند کرد. به اصطلاح هنجارهای توصیفی - نحوه رفتار واقعی همسالان - بیشترین تأثیر اجتماعی را دارد. در یک آزمایش میدانی که توسط یک آژانس دولتی بریتانیا انجام شد، 13 نسخه از نامه برای مالیات دهندگان متخلف ارسال شد، از جمله نسخه هایی که به اصول اخلاقی، سهولت پرداخت مالیات یا جریمه های مالی اشاره داشت. مؤثرترین نامه رفتار گیرنده را با رفتار همشهریان مقایسه می‌کند: «از هر ده نفر در بریتانیا نه نفر مالیات خود را به موقع پرداخت می‌کنند. شما در حال حاضر در اقلیت بسیار کمی از افرادی هستید که هنوز پولی به ما نداده‌اند.»

مردم اغلب در درک قدرت هنجارهای اجتماعی کوتاهی می کنند. به عنوان مثال، هنگامی که محققان علاقه مند به تعیین بهترین روش تشویق بهره وری انرژی در میان گروهی از کالیفرنیایی ها بودند، ابتدا از گروهی متشکل از 1000 نفر از ساکنان خواستند تا اثربخشی رویکردهای مختلف، از جمله درخواست برای حفاظت از محیط زیست، منافع مالی شخصی، منافع اجتماعی را پیش بینی کنند. و هنجارهای اجتماعی (چند درصد از همسایگان با استفاده از پنکه انرژی خود را حفظ کردند). این ساکنان انتظار داشتند که جذابیت محیطی متقاعد کننده ترین و جذابیت هنجار اجتماعی کمترین قانع کننده باشد. اما زمانی که محققان یکی از چهار درخواست را برای حدود 1000 ساکن دیگر ارسال کردند، هنجار اجتماعی تا حد زیادی بیشترین تأثیر را بر کاهش مصرف انرژی داشت.

رهبران می توانند با برجسته کردن کارهای خوبی که کارکنان انجام می دهند، فرهنگ اخلاقی را تشویق کنند. اگرچه گرایش طبیعی تمرکز بر داستان‌های احتیاطی یا «سیاهچاله‌های اخلاقی» است، انجام این کار می‌تواند باعث شود که اعمال نامطلوب رایج‌تر از آنچه هست به نظر برسند و به طور بالقوه رفتار غیراخلاقی را افزایش دهند. برای ایجاد هنجارهای اخلاقی بیشتر، به جای آن بر روی «فانوس های اخلاقی» در سازمان خود تمرکز کنید: افرادی که بیانیه ماموریت را عملی می کنند یا به شیوه ای مثال زدنی رفتار می کنند.

پیاده سازی طراحی اخلاقی در عمل

رهبری که یک فرهنگ اخلاقی را طراحی می کند باید سعی کند زمینه هایی را ایجاد کند که اصول اخلاقی را در سرلوحه ذهن خود نگه دارد، اخلاق را از طریق انگیزه ها و فرصت های رسمی و غیر رسمی پاداش دهد و آن را در رفتار روزمره ببافد. نحوه دقیق دستیابی به این امر در بین سازمان ها متفاوت است، اما در اینجا چند نمونه آورده شده است.

استخدام

برداشت های اولیه بی اندازه قدرتمند هستند. برای بسیاری از کارمندان، ارزش های یک سازمان در طول فرآیند استخدام آشکار شد. اگرچه مصاحبه ها معمولاً به عنوان فرصتی برای شناسایی بهترین نامزد تلقی می شوند، اما فرآیند فرهنگ پذیری را نیز آغاز می کنند. به عنوان مثال، در یکی از شرکت های Fortune 100، سؤالات مصاحبه حول یک ارزش اصلی طراحی می شوند، مانند اولویت دادن به نیازهای مشتری. در یکی از فیلمنامه‌های مصاحبه، به نامزدها در مورد این ارزش گفته می‌شود و سپس از آنها خواسته می‌شود: «درباره زمانی به من بگویید که نیاز برآورده نشده یک مشتری را که قادر به رفع آن بودید، کشف کردید.» ما نمی دانیم که آیا این سؤال افرادی را شناسایی می کند که در برخورد محترمانه با مشتریان خوب هستند یا خیر، اما لزوماً این موضوع نیست. برجسته کردن ارزش ها در مصاحبه، اهمیت آن‌ها را برای سازمان آشکار می کند. این یک بخش از یک سیستم گسترده تر است که توجه را به اخلاق جلب می کند.

ارزیابی

اخلاق همچنین می‌تواند در طراحی ارزیابی‌های عملکرد به منظور برجسته کردن اهمیت آن‌ها برای سازمان و همچنین پاداش و تشویق رفتار خوب در هم تنیده شود. به عنوان مثال، در جانسون و جانسون، ارزیابی 360 درجه هر مدیر بر اساس چهار مؤلفه اعتقاد معروف شرکت است که تعهد به مشتریان، کارکنان، جوامع و ذینفعان را بیان می کند. در یکی از نسخه‌های ارزیابی که دیدیم، هر یک از مدیران بر اساس مواردی مانند «تعهد به اعتقاد ما را تقویت می‌کند»، «مقابله با اقداماتی که غیراخلاقی هستند یا در مرز هستند» و «محیطی ایجاد می‌کند که در آن یکپارچگی سازش ناپذیر است» رتبه‌بندی شده است.

جبران خسارت

همسو کردن انگیزه های مالی با نتایج اخلاقی ممکن است در ابتدا آسان به نظر برسد، اما در عمل دشوار است. اینجاست که بیانیه ماموریت می تواند کمک کند. خطوط هوایی South west از یک کارت امتیازی اجرایی برای گره زدن غرامت به چهار ارزش اصلی خود استفاده کرده است: هر کارمند مهم است، هر پرواز مهم است، هر مشتری مهم است و هر سهامدار اهمیت دارد. هر ارزش با یک اندازه گیری عینی نشان داده می شود - "هر کارمند مهم است" با جابجایی داوطلبانه. "هر پرواز مهم است" با عملکرد به موقع. این کارت امتیازی نشان می‌دهد که ارزش‌های اخلاقی اصلی چقدر با موفقیت کسب‌وکار همسو هستند، به حفظ توجه کارکنان به آنها کمک می‌کند و رفتارهای مورد نیاز برای تحقق آنها را پیشنهاد می‌کند.

رهبران می توانند با نشان دادن تأثیر مثبت کارشان بر دیگران و شناخت اقدامات آنها در ارائه ها و نشریات، به اقدامات اخلاقی پاداش دهند. آنها همچنین می توانند در سازمان فرصت هایی برای رفتار اخلاقی با همکاران ایجاد کنند. در یکی از آزمایش‌های میدانی اخیر، مدیران به‌طور تصادفی به انجام پنج عمل محبت آمیز برای کارمندان خاص در یک دوره چهار هفته‌ای منصوب شدند. این امر نه تنها تعداد اعمال محبت آمیز مشاهده شده در سازمان را افزایش داد، بلکه احتمال بیشتری داشت که دریافت کننده ها نسبت به کنترل کنندگان، متعاقباً کارهای محبت آمیز برای سایر کارمندان انجام دهند که نشان می دهد رفتار اخلاقی می تواند مسری باشد. این اعمال محبت آمیز رفاه را برای کسانی که آنها را انجام می دهند و همچنین برای گیرندگان بهبود می بخشد. مهم‌تر از همه، علائم افسردگی در بین هر دو گروه در مقایسه با شرایط کنترل کاهش چشمگیری داشت، نتیجه‌ای که حداقل سه ماه پس از مداخله اولیه یک ماهه ادامه یافت.

اخلاق، توسط طراحی

هیچ شرکتی هرگز کامل نخواهد بود، زیرا هیچ انسانی کامل نیست. در واقع، برخی از شرکت‌هایی که به عنوان نمونه از آنها استفاده کرده‌ایم، نقص‌های اخلاقی جدی داشته‌اند. افراد واقعی به طور محض خوب یا کاملاً شر نیستند، بلکه می توانند هم خوب و هم بد انجام دهند. هدف سازمان ها باید طراحی سیستمی باشد که تا حد امکان خوب بودن را آسان کند. این بدان معناست که با دقت به زمینه‌هایی که مردم واقعاً در آن هستند توجه کنید، اصول اخلاقی را در استراتژی‌ها و خط‌مشی‌ها پایه‌گذاری کنید، اخلاق را در سرلوحه ذهن خود نگه دارید، به رفتار اخلاقی از طریق انواع انگیزه‌ها پاداش دهید، و هنجارهای اخلاقی را در کارهای روزمره تشویق کنید. انجام این کار هرگز سازمانی پر از انسان را به انبوهی از فرشتگان تبدیل نمی‌کند، اما می‌تواند به آن‌ها کمک کند تا آنجا که می‌توانند اخلاقی باشند.

منبع: HBR