سخن مشاور مدیریت:

اگر در حال خوندن این مقاله هستید، تاکنون حتماً حداقل یک بار تجربه صحبت در یک جمع، ارائه یک کنفرانس دانشجویی یا شرایطی نظیر این را داشته‌اید. شاید استرس زیادی را تجربه کرده‌اید. شاید بعد از ارائه از کار خود مأیوس شدید و احساس کردید که نتوانسته‌اید پیام خود را منتقل کنید. حتی ممکن است در زمان صحبت‌های خود توجه مخاطبین خود را از دست داده باشید. تمام این موارد مسائلی است که هر یک از ما قطعاً تجربه کرده‌ایم و باعث شده است که اعتماد به نفس خود را برای دفعات بعدی از دست داده باشیم. این مقاله به همه کمک می‌کند تا با چند تمرین ساده این مهارت مهم را در خود تقویت و علاقه بیشتری به پرزنت کردن پیدا کنیم. بدون شک اگر یک بار تجربه خوشایندی داشته باشیم و تأثیر لازم را بر مخاطبین خود ایجاد کنیم برای ارائه‌های بعدی بیشتر لذت خواهیم برد.

یاد بگیریم در ارائه‌ها کمتر صحبت کنیم

تصور کنید که در جلسه کارکنان اجرایی بعدی، به جای ۳۰ دقیقه تنها چند ثانیه برای انتقال پیام خود زمان دارید. آیا می‌توانید انرژی خود را بر موثرترین راه انتقال افکار مهم خود متمرکز نمایید؟

راستشو بخواهید خیلی از ما با این محدودیت‌ها گیج می‌شویم، ‌اما توانایی شکل دادن ایده به نوعی که بتواند به سرعت و موثر منتقل شود در حال اهمیت پیدا کردن است. امروزه در بسیاری از سازمان‌ها اطلاعات در حالی گسترش یافته که فرصت تحلیل و تصمیم‌گیری کاهش یافته است. ما نمی‌توانیم از انبوهی از اصول و استدلال‌های پیچیده استفاده کنیم. احتیاج داریم که در سریع‌ترین زمان ممکن به هسته اصلی مسائل برسیم.

اما این کار آسان نیست. یک بار در ارائه‌ای طولانی نشسته بودم که مدیر ارشد مؤدبانه از ارائه‌دهنده درخواست کرد تا نکات خود را در یک یا دو جمله خلاصه کند. ارائه‌دهنده شبیه گوزنی شد که در مقابل نور خودرو قرار گرفته است (مترجم: مثالی است که برای فردی که به شدت سورپرایز شده و توانایی حرکت یا فکر کردن ندارد از آن استفاده می‌کنند.) بدون اسلایدها، نمودارها، تصاویر و یادداشت‌هایش تمرکز نداشت. و با حضور همه این ابزارها، توجه سایرین را از دست می‌داد. بعد از جلسه، نظر عمومی این بود که ارائه غیرشفاف بود.

چرا برای افراد سخت است که سر اصل مطلب بروند؟ قطعاً مثال کم نیست. ما دائماً توسط کلیپ‌های کوتاه و توئیت‌ها بمباران می‌شویم، تمام این‌ها رشته‌های کوتاهی از اطلاعات متمرکز را منتقل می‌کنند. با این وجود، مهارت تبدیل یک «پرزنتیشن» به یک «توئیت» برای تعداد زیادی از افراد همچنان سخت است. اجازه بدهید من دو دلیل ناخودآگاه عمده برای این الگوی تکرارشونده اعلام کنم:‌ اطلاعات بسیار زیاد و اعتماد به نفس بسیار کم.

مدیران اغلب با مسائلی روبه‌رو هستند که پاسخ درستی ندارند، که منجر به جمع‌آوری اطلاعات بیشتر و بیشتر می‌شود. در نهایت وقتی زمان ارائه کار می‌رسد و همچنان پاسخ روشنی نداریم کار را با ارائه داستان‌ها،‌ حقایق، نمودارها و سایر خرده‌ریزهای جذاب پایان می‌دهیم، به امید اینکه یک نفر دیگر از این ابهامات بتواند معنا و دریافتی استخراج کند.

اما حتی اگر تجزیه‌و‌تحلیل‌های ما منجر به یک نتیجه شوند، بسیاری از مدیران  اعتماد به نفس کافی برای اظهار کردن آن و پشت آن ایستادن را ندارند. اگر یک فرد ارشد موافق آن نباشد چه می‌شود؟ با این تردیدهای ذهنی بسیاری از ما از تعهد دادن طفره می‌رویم، از بحث‌های ناخوشایند اجتناب می‌کنیم و  پیام خود را با شلوغ کردن پنهان می‌کنیم به طوری که نتیجه واقعی به سختی قابل دریافت باشد.

بنابراین چگونه می‌توانید یک پیام را به طور واضح منتقل کنید یا به افراد خود کمک کنید این مهارت را در خود توسعه دهند؟ با این گام‌ها شروع کنید تا بتوانید این کار را به خوبی انجام دهید:

۱- زمانی که یک پرزنتیشن را آماده می‌کنید به صورت عقب‌گرد کار کنید. با پیام کلیدی یا ایده اصلی‌ای  که می‌خواهید آن را منتقل کنید شروع کنید. سپس تصور کنید مجبورید به جای استفاده از اسلاید، نمودار، مستندات یا مباحثه این پیام را توسط توئیتر منتقل کنید. خودتان را مجبور کنید این پیام را در کمتر از ۱۴۰ کاراکتر خلاصه کنید. بعد با در نظر گرفتن این پیام، به این فکر کنید که به چه اطلاعاتی برای پشتیبانی و حمایت این ایده احتیاج دارم.

۲- تمرین کنید که پرزنتیشن خود را بدون هیچ اسلاید و ابزار کمکی آماده کنید و زمان آن را به ۶ دقیقه محدود نمایید. به آن به عنوان یک سخنرانی TED نگاه کنید که قرار است توسط میلیون‌ها نفر در یوتیوب دیده شود. انجام این کار (و درخواست از یک دوست برای ضبط ویدیویی آن) شما را مجبور خواهد کرد تا در مورد آنچه می‌خواهید بگویید بسیار شفاف باشید و اینکه بدانید چطور آن را با اعتقاد راسخ و اشتیاق بیان کنید.

۳- خودتان را به جای مخاطبتان قرار بدهید و تصور کنید که به پیام خلاصه شما چگونه ممکن است واکنش نشان دهند. چه سوالاتی خواهند پرسید و چه دغدغه‌هایی ممکن است داشته باشند؟ چگونه این موارد را مورد توجه قرار می‌دهید و تا چه میزان برای گزینه‌های دیگر باز خواهید بود؟ پیش‌بینی این سناریوها پیش از زمان ارائه به شما این اعتماد به نفس را می‌دهد که موقعیت خود را به روشنی بیان کنید و به بازخورد مخاطبین پاسخ دهید.

کمتر گفتن و بیشتر منتقل کردن آسان نیست. اما اگر یاد بگیرید چگونه این کار را به خوبی انجام دهید، تأثیر بیشتری بر مخاطبین و سازمان خود خواهید داشت.

پیشنهادهای شما برای یادگیری کمتر گفتن چیست؟ تمام نظرات شما پذیرفته شده هستند؛ تا زمانی که کمتر از ۱۴۰ کاراکتر باشند!

منبع: HBR