چگونه در زمان کروناویروس، به شکل دورکاری چابک بمانیم؟

سخن مشاور مدیریت:

بحران کروناویروس باعث بوجود آمدن شرایط جدیدی در کسب و کارها شده است. درست است که مساله اصلی در اکثر کسب و کارها انجام کار به صورت تیمی است ولی در این شرایط بحرانی که امکان کار تیمی و گروهی در یک مکان فیزیکی مشترک وجود ندارد، به نظر می‌رسد راهکار ساده همان دورکاری است. در این مقاله بیان شده است که اصول، مبانی چابک و رعایت آن‌ها به تیم‌ها و رهبران آن‌ها کمک می‌کند تا علاوه بر افزایش بهره‌وری تیم بتوانند شرایط بحرانی فعلی را پشت‌ سر بگذارند.

یكی از ارکان روش‌های چابک، جمع‌آوری تیم است. مطالعه‌های متعدد نشان می‌دهد تیم‌هایی که در یک مکان با هم کار می‌کنند، از بهره‌وری و اثربخشی بالاتر و تصمیم‌گیری بهتر برخوردار هستند. بنابراین، در شرایط بحرانی مانند کرونا ویروس که امکان کار در کنار هم غیر ممکن است، چه اتفاقی می‌افتد؟ آیا اعضای تیم که در مناطق دور افتاده کار می‌کنند هنوز هم چابک هستند؟

پاسخ مثبت است، اگرچه بیشتر تیم‌ها - به ویژه تیم‌هایی که اخیراً تشکیل شده‌اند - افت تولید را تجربه خواهند کرد. این نباید موجب نگرانی شود، بلکه تفاوت تنها در نحوه جمع‌آوری اعضا تیم در کنار هم است. همچنین ما دریافتیم که چابک، کار از راه دور را بسیار آسان‌تر می‌کند. بسیاری از شرکت‌هایی که به روش چابک کار می‌کنند می‌گویند که اصول چابک زیر به آن‌ها کمک می‌کند تا از راه دور موثرتر شوند:

• اولویت‌بندی محکم و سخت: ایجاد بک لاگ‌ها و اصلاح مداوم آن‌ها باعث شده است که افراد و تیم‌ها حتی در صورت دور بودن بتوانند روی با ارزش‌ترین چیزها کار کنند.

• کار در تیم‌های مستقل کوچک و چند کاره: تیم‌های کوچک انعطاف‌پذیری ایجاد کرده و در صورت لزوم تغییر جهت را آسان می‌کنند.

• برگزاری منظم جلسات: جلسات منظم کمک می‌کند تا مطمئن شویم که همه افراد هم‌سو هستند و از خانه می‌توانند همکاری کنند.

• رهبری چابک: رهبران خوب، بر روی نتایج و اهداف مشخص تمرکز می‌کنند و به تیم‌ها این امکان را می‌دهند که دید مشترکی برای پیشبرد اهداف داشته باشند.

در اصل، چابک مجموعه‌ای از ارزش‌ها، اصول و رفتارهای فرهنگی است، نه مجموعه‌ای از شیوه‌های خاص. تیم‌هایی که به اصول چابکی وفادار مانده‌اند، می‌توانند تا زمانی که زندگی و کسب و کار به الگوهای عادی برگردد، مؤثر عمل کنند. در اینجا تیم‌ها باید بر روی تاثیر گذاری‌شان تمرکز کنند.

حفظ هم ترازی

همانطور که قبلاً مشاهده کردیم، تیم‌های کوچک، چند عملکردی و قدرتمند، در مرکز هر سازمان چابکی هستند. توانایی عمل به طور مستقل باعث ایجاد مالکیت و خلاقیت می‌شود و به تیم‌ها این امکان را می‌دهد تا سریع تصمیم بگیرند و سریع حرکت کنند. اما درجه بالایی از استقلال فقط در شرایطی کار می‌کند که میزان هم‌ترازی زیادی در تیم‌ها و در بین تیم‌ها نیز وجود داشته باشد، و اهمیت هم‌ترازی زمانی افزایش می‌یابد، که اعضای تیم بتوانند از راه دور کار می‌کنند.

رهبران چابک باید به طور مضاعف مطمئن شوند که تیم‌ها بطور کلی در جهت استراتژی و اولویت‌های شرکت حرکت می‌کنند. رهبران باید با اعضاء تیم در ارتباط باشند و دلیل و چرایی کارها را آن‌ها توضیح دهند، بنابراین اعضاء بر روی اهداف تیم متمرکز می‌شوند و ارتباط آ‌ن‌ها نیز بر روی اهداف کسب و کار متمرکز می‌شوند. در مواقع عادی، این هم‌ترازی پیشرو برای استقلال است. در مواقع عدم تمرکز، وقتی تیم‌ها از نظر فیزیکی از هم جدا می‌شوند، هم‌ترازی از هر زمان دیگری اهمیت بیشتری می‌یابد.

اولویت‌بندی رویدادها

رویدادهای منظم به ایجاد ساختار و عادی شدن کارهای روزانه از راه دور کمک می‌کند. برگزاری جلسات مشترک مجازی و تماس‌های هفتگی 60 تا 90 دقیقه‌ای تیمی، برای بحث در مورد پیشرفت پروژه، برنامه‌های پیش‌بینی شده برای هفته آینده، مطرح کردن هر یک از مشکلات و خطرات با مدیریت بدون در نظر گرفتن روابط رسمی در حال ظهور است. جلسات روزانه 15 تا 30 دقیقه برای بررسی روند پیشرفت از دیروز، برنامه‌ریزی برای امروز و مطرح کردن هر گونه مسئله یا مسدود کننده، استفاده می‌شوند. علاوه بر این، جلسات مجازی (استفاده از ویدئو کنفرانس در صورت امکان) و پیام‌رسانی فوری در صورت لزوم برای گپ زدن با همکاران در مورد کار و سایر موارد استفاده می‌شود.

این به رهبران کمک می‌کند تا نسبت به تقویم و تعهدات خود شفاف باشند. به عنوان مثال، آن‌ها باید متغیرهایی را در تقویم آنلاین خود قرار دهند تا همکاران بتوانند در دسترس بودن آن‌ها را ببینند، و رهبران باید وقت خود را برای برگزاری رویدادهای منظم با تیم‌شان تنظیم کنند.

استفاده از ابزارهای مجازی

یک خبر خوب: امروزه ابزارهای مجازی زیادی وجود دارد که می‌توانند به شما کمک کنند. استفاده از ابزارهای کنفرانس صوتی و تصویری مانند Webex و Zoom در نظر بگیرید. شرکت‌های بزرگ‌تر می‌توانند از شبکه‌های خصوصی مجازی خود استفاده کنند. برقراری ارتباط فعال در ساعات کاری می‌تواند ارتباطات غیر رسمی و رسمی را بین اعضای تیم تسهیل کند. تماس‌های مکرر یا کنفرانس در روزهای اولیه کار از راه دور می‌تواند به افراد کمک کند تا با یک روش جدید تعاملی سازگار شوند. توانایی جدا شدن از گروه، توانایی اعضای تیم برای شرکت در جلسات یک به یک که بخشی از یک جلسه مجازی بزرگ‌تر است، یکی از مؤلفه‌های مهم شبیه‌سازی این شرایط است. وایت بردهای مجازی یکی دیگر از ابزارهای مفید برای غلبه بر جدایی فیزیکی است، همچنینEgnyte ، Hangouts ،Jira و Trello و سیستم عامل‌های پیام‌ رسان محور مانند Slack نمونه‌های از ابزارهای همکاری هستند.

برنامه‌ریزی کار از راه دور، می‌تواند به تجزیه فعالیت‌هایی که به طور معمول در طی یک روز اتفاق می‌افتاد، بدون در نظر گرفتن محل آن‌ها، کمک کند. این فضاها یا اتاق‌ها با استفاده از انواع ابزارهای مجازی قابل بازآفرینی هستند. گرفتن اعضای تیم در یک تور مجازی در محله‌های مجازی، می‌تواند آن‌ها را به همکاری از راه دور سازگار کند.

ساختن فرهنگ تیمی مجازی

ساختن فرهنگ تیم مجازی، ممکن است دشوارترین و مهم‌ترین بخش کار از راه دور باشد. فرهنگ یک جنبه نامشهود اما مهم در محیط کار است و هنگامی که تیم‌ها از نظر فیزیکی پراکنده می‌شوند به راحتی از بین می‌روند. آبسرد کن یا اتاق ناهار خوری در فضای مجازی وجود ندارد.

رهبران خوب، به دنبال روش‌های ابتکاری برای ایجاد فرهنگ چابکی بین اعضای تیم هستند. یک راه دعوت اعضای تیم به محیط کار جدید توسط رهبران است. رهبران می‌توانند عکس‌های خود را به اشتراک بگذارند یا یک جلسه مجازی را در دفتر خود یا حتی خانه و محله انجام دهند. یکی از همکاران ما اخیراً در مورد تجربیاتش نوشت که فاصله فیزیکی را با صمیمیت اجتماعی مجازی جایگزین می‌کند. روش دیگر تعیین وظایف برای تیم جهت اطمینان از تمرکز و تشویق تعامل است. برای مثال در شرایط پیچیده و بغرنج اطمینان می‌دهد که تیم در بحث‌های غیر ضروری گیر نمی‌کند. یک "استاد ذن" تضمین می‌کند که سطح انرژی تیم در بهترین حد باشد. یک "تایم کیپر" تنظیم محدوده زمانی را انجام می‌دهد.

رعایت سه عمل خوب، به ایجاد فرهنگی کارآمد کمک خواهد کرد.

یکدلی: برخی از افراد بیش از سایرین نسبت به بحران‌ها در محیط کار خود، سریع‌تر پاسخ می‌دهند. برای مثال کسانی که دارای فرزند هستند ممکن است بیشتر از افراد بدون فرزند، با چالش‌های کار در منزل روبه‌رو شوند. در نظر داشته باشید که شرایط افراد در مورد این وضعیت متفاوت خواهد بود- در مورد دیدگاه‌های مختلف به صورت علنی صحبت کنید. اعضای تیم که از شرایط یکدیگر آگاه باشند می‌توانند تا زمانی که زندگی و کسب و کار به حالت عادی برگردد، بطور مؤثر عمل کنند.

شفافیت: در شرایطی که تنها چیزی که به نظر قطعی می‌رسد، عدم اطمینان است، رهبران باید تلاش بیشتری کنند تا کاملاً شفاف در مورد کار خود، مهلت‌های جاری و پاسخ‌های شخصی آن‌ها صحبت کنند، حتی اگر جواب این باشد که: "من الان نمی‌دانم."

تعهد: گفتگو بین همکاران را تشویق کنید. این گپ و گفت‌ها عامیانه برای حفظ روابط مهم است. همه مکالمات آنلاین نباید در مورد کار باشد. از همكاران خود در خصوص نتیجه کارهای بچه‌های گروه‌شان سوال کنید.

________________________________________

نتیجه‌گیری:

در حالی که هیچ کس نمی‌داند بحران COVID-19 چه مدت ادامه خواهد داشت ، به نظر می‌رسد خیلی از ما حداقل برای چند هفته از راه دور کار خواهیم کرد. ممکن است بهره‌وری مورد تأثیر قرار بگیرد، اما نیازی به آسیب زدن نیست. یک رویکرد چابک می‌تواند باعث شود تیم‌ها از راه دور به طور مؤثر کار کنند و آن‌ها را برای آینده انعطاف پذیرتر کنند.

منبع: BCG