برای شفاف شدن انتظارات سه سوال بپرسید

نظر مشاور مدیریت:

عدم شفافیت در انتظارات و مسئولیت‌ها، موجب بخش عمده‌ای از مشکلات در سازمان‌ها می‌گردد. این مقاله کمک می‌کنند تا ارتباط بین رهبران و پیروان و نقش‌ آن‌ها را نسبت به هم بهتر درک کنیم و از طرفی متوجه شویم که برای برطرف کردن مشکل شفافیت در سازمان باید چه کرد.

با پرسیدن سه سوال، انتظارات را شفاف کنید

وارونه کردن برداشت از سیستم رهبر-پیرو را بر عهده یک کمدین بگذارید.

جان استوارت اخیراً از مشاور اقتصادی کاخ سفید پرسید: «آیا [رئیس‌جمهور] می‌خواهد ما را متهم کند؟» بعد از همه این‌ها، استوارت به فکر فرو رفت: آیا ممکن است عدم محبوبیت اصلاح سیستم مراقبت‌های بهداشتی رئیس‌جمهور به دلیل عدم موفقیت مردم در پیروی، بیشتر از توانایی رئیس‌جمهور برای رهبری باشد؟ اگرچه که استوارت، به عنوان مجری برنامه کمدی The Daily Show، شوخی کرده بود، اما در نظر او در مورد رابطه رهبر - پیرو حقیقتی وجود دارد؛ هر دو طرف این رابطه نقش‌هایی دارند که باید ایفاء کنند.

رهبران باید سخت تلاش کنند تا ابتکارات عمل خود را توضیح دهند و شرایطی را برای افراد ایجاد کنند تا زمانی که آن‌ها را اجرا می‌کنند موفق شوند. اما به همین ترتیب، پیروان باید تلاش کنند تا مسئولیت‌های خود را به سازمانی که هزینه آن‌ها را  پرداخت می‌کند، به خوبی انجام دهند. در حالی که تعداد زیادی از کارکنان به سختی تلاش می‌کنند، همه ما شاهد نمونه‌هایی از کارکنان نیز هستیم که تنها وقت می‌گذرانند.

در حالی که چنین رفتاری هرگز قابل‌قبول نیست، زمانی که دیگران در حال تلاش هستند، کمتر قابل‌قبول است. بنابراین رهبران باید مهارت‌های مدیریتی خود را برای تعامل با کارمندان و تنظیم انتظارات روشن اعمال کنند. در اینجا سه پرسش وجود دارد که مدیران با پرسیدن آن‌ها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که کارکنان مسئولیت‌های خود را دنبال می‌کنند.

۱. آیا افراد می‌دانند که از آن‌ها چه انتظاری می‌رود؟ اغلب اوقات ما فرض می‌کنیم که افراد وظایف خود را می‌دانند. افراد ممکن است جزئیات را بدانند اما اغلب فاقد دانش در مورد نحوه کمک به کل سازمان هستند. به عنوان مثال، اگر کارمندی در حسابداری کار می‌کند، باید بداند که کارش چقدر برای اثربخشی شرکت حیاتی است. توجه و دقت او، همانند توجه سایر همکارانش، برای توانمندی شرکت در کسب سود ضروری است. افراد احتیاج دارند که این موارد را بشنوند و به آن‌‌ها یادآوری شود.

۲. آیا کارمندان می‌دانند که چه انتظاری می‌توانند از شما داشته باشند؟ مهم است که به کارکنان اجازه دهید بدانند شما به عنوان مدیرشان برای آن‌ها در دسترس هستید. نحوه تعریف «در دسترس بودن» ممکن است از یک کارمند تا کارمندی دیگر، متفاوت باشد. برای نیروهای جدید، شما ممکن است بیشتر از یک رئیس، معلم باشید. برای سربازان قدیمی، شما نقش مربیگری را بازی خواهید کرد. برای تیم، شما تامین‌کننده منابع و نیز قهرمان آن‌ها خواهید بود.

۳. آیا کارمندان می‌دانند که چه انتظاری از همدیگر  دارند؟ در حالی که مدیران باید کارمندانی را برای انجام کارهایی که درخواست می‌شود مشخص کنند، کارمندان نیز باید سهم خود را برای هماهنگی با یکدیگر انجام دهند. چه یک تیم خود مدیریت‌شده، مسئولیت‌های خود را تعیین کند، چه مدیر، وظایف را مشخص نماید، مهم‌ترین نکته این است که کارمندان می‌دانند چه کسی چه کاری را انجام می‌دهد بنابراین کارها می‌تواند به موقع و مسئولانه به پایان برسند.

فشار آوردن برای مسئولیت‌پذیری کارمندان، بهانه‌ای برای مدیریت سلطه جویانه نیست. اگر مدیران انتظار دارند که کارمندان، خود را پاسخگو بدانند، باید نمونه درست را تنظیم کنند. این رهبران باید مسائل چالش‌برانگیز را مدیریت کنند، برای رسیدگی به وظایف دشوار داوطلب شوند و برای کمک به موفقیت سازمان کارهای ویژه‌ای انجام دهند.

منبع: HBR