ایجاد فرهنگ مدیریت دانش در سازمان

عصر اتکاء به تکنولوژی، برای پیشبرد مدیریت دانش در سازمان ها به پایان رسیده است. شرکت های آمریکایی 4.5 میلیارد دلار در سال، صرف به کارگیری و تقویت نرم افزارها و تکنولوژی های موجود برای مدیریت دانش و به اشتراک گذاری اطلاعات در بین کارمندان کرده اند (2004). اما نتیجه نهایی چیست؟ 

شرکت ها از الگویی اشتباه انتشار دانش بین کارمندان استفاده می کنند. در این مدل یک نفر اطلاعات را جمع آوری، سازماندهی، به روز رسانی می کند و با سایرین به اشتراک می گذارد. به دلیل اینکه سرعت و حجم انتشار اطلاعات جدید کارمندان در سازمان بسیار بالاست، برای مدیریت و ذخیره آن ها تلاش و پیگیری زیادی نیاز است. البته باز هم نمی توان تمامی آن ها را پوشش داد؛ زیرا حجم زیادی از اطلاعات مفید از دست می روند یا منقضی می شوند. این روش بسیار زمان بر، پرهزینه، مقیاس ناپذیر و متکی بر اطلاعات گذشته است. 

در این روش اطلاعاتی برای بررسی و نگهداری انتخاب می شوند که در گذشته مورد نیاز سازمان ها بوده اند؛ مثل استفاده از آینه عقب ماشین برای حرکت رو به جلو. این مدل انتشار اطلاعات - حتی اگر بتوان دانش صحیح و کاربردی را شناسایی و انتخاب کرد - کارمندانی را به تصویر می کشد که همگی بدون هیچ شکایتی، تمایل به اشتراک گذاری ارزشمندترین اطلاعات خود با دیگران دارند و این تصور غلطی است.

در واقع آنچه کارمندان از اطلاعات خود به اشتراک می گذارند، وابسته به این است که چه کسی از این اطلاعات استفاده خواهد کرد. اکثر انسان ها از اطلاعات خود، حفاظت می کنند و به طور انتخابی بعضی از آن ها را با برخی از افراد به اشتراک می گذارند. این ریشه در فرهنگ رایج در سازمان و همچنین نوع ارتباطات بین همکاران دارد.

انحصار طلبی در انتشار اطلاعات؛ مشکل اساسی در فرهنگ سازمانی

تمایل افراد برای جمع آوری اطلاعات و عدم انتشار آن ها می تواند ناشی از قدرت طلبی و ارزشی که اهمیت اطلاعات برای فرد ایجاد می کند،  باشد و این یکی از مشکلات اساسی در فرهنگ سازمانی است. سازمان ها نباید کارمندان را مجبور کنند، دانش خود را در اختیار همه کارمندان قرار دهند، بلکه باید فرصتی ایجاد کنند تا همکارانشان را به میل خود از دانششان بهرمند سازند. این امر مستلزم تغییر مدل انتشار مدیریت دانش و تمرکز روی مدل مدیریت همکاری بر اساس مدل کارگزار یا واسطه ی دانشی -Knowledge broker- است. هدف کارگزار یا واسطه ی دانشی (سازمان یا شخص)، ساخت شبکه میان تولیدکنندگان و کاربران دانش در سازمانها است که پیوندها، منابع دانش و بعضا خود دانش را به سازمان‌ها یا افراد موجود در شبکه ارائه می دهد. در این مدل، کارمندان مشتاق تبادل دانششان هستند؛ بخصوص در موقعیت هایی که سبب ارتقاء ارزش سازمانی و جایگاه شغلی آنها می شود.

برای مثال: زمانیکه دو مدیر در دو بخش متفاوت، یک فروشنده را ارزیابی می کنند، تبادل اطلاعات آنها باعث اعتباربخشی به ارزیابی و ارزش آفرینی برای سازمان می‌شود .

در مدل واسطه ی دانشی باید شبکه ای میان افراد مرتبط ایجاد کنیم و  مرتبا با کمک فناوری اطلاعات، جریان اطلاعات درون شبکه را رصد کنیم و دریابیم که هر فردی در این شبکه بدنبال چه نوع اطلاعاتی است. بنابراین هنگامی که فردی به اطلاعاتی نیاز دارد که دانشش نزد دیگری است؛ می تواند بصورت خصوصی از تمایل آن فرد برای اشتراک گذاری آن، مطلع شود. در این مدل می توان از طریق ایمیلی که حاوی پوشه های بارگذاری شده در شبکه ارتباطی و سایر منابع اطلاعات است؛ برای ردیابی و شناسایی رشته اطلاعات مشترک استفاده کرد.
در این سیستم افراد درخواست اطلاعات مورد نیاز خود را بدون معرفی دارنده دانش مورد نظر، ارسال می کنند - مشابه درخواست دوستی در شبکه های اجتماعی- فرد دارنده دانش بدون آگاهی از هویت متقاضی می تواند درخواست را بپذیرد یا رد کند.
به عنوان مثال: یک فرد در سازمان می تواند چک کند که آیا فرد دیگر با چنین فروشنده ای صحبت می کند یا خیر؟ و سپس طرفین می توانند با هم تبادل اطلاعات نمایند.
تجربه نشان می دهد وقتی افراد بدنبال تبادل اطلاعات و دانش خود باشند؛ مدل کارگزاری دانش یا همان واسطه دانشی؛ بسیار کاربرد دارد. البته فناوری در نقش تسهیل گر است و نباید دست و پا گیر باشد.

حریم خصوصی و نقش آن در تبادل اطلاعات در سازمان:

در نهایت می توان این نکته را بیان کرد که هر چه سازمان ها نسبت به حریم خصوصی کارمندان خود حساسیت و دقت بیشتری داشته باشند، کارمندان احساس امنیت و اعتماد بیشتری دارند و در نتیجه تمایل بالاتری به اشتراک گذاری دانش خود در سازمان دارند. 

منبع: Harvard business review