سخن مشاور مدیریت:

تاثیر ویروس کرونا بر اوضاع اقتصادی و اجتماعی کشورها و همین‌طور کسب‌وکارها شدیدتر از آنچه که تصور می‌شد بوده است. با توجه به شرایط پیش آمده و به منظور حفظ سلامت کارکنان، سازمان‌های مختلف بسته به نوع کسب‌وکار خود، استراتژی دورکاری حداکثری را اتخاذ کرده‌اند. دورکاری و جدا بودن اعضای تیم از هم، می‌تواند مشکلاتی را در رابطه با مدیریت ارتباطات اعضا با یکدیگر ایجاد کند. در اینجا مجموعه‌ای از توصیه‌های ساده اما کاربردی برای مدیریت بهتر و موثرتر جلسات آنلاین تهیه شده است تا به افراد و مجموعه‌های که تا کنون تجربه چندانی در خصوص دورکاری نداشته‌اند، در راستای بهبود کیفیت این جلسات کمک کنیم.

با توجه به اینکه کسب‌وکارهای بیشتری در حال رفتن به سمت دورکاری و استفاده از مدل‌های مختلف کارکردن از خانه هستند، ویدئو کنفرانس می‌تواند گزینه خوبی برای حفظ ارتباط و هماهنگی بین گروه‌های کاری و تیم‌ها باشد.

خب حالا که قراره دورکاری کنیم، چه برنامه‌ای داریم؟

در ادامه اقدامات اولیه‌ای که می‌توانند به سرپرست‌ها و مدیران کمک کنند آورده شده است:

برنامه و جلسات کاری خود را به فضای مجازی و آنلاین انتقال دهید؛ پلتفرم‌هایی مثل Webex, Skype, Zoom و سایر گزینه‌هایی که به شما امکان برگزاری جلسات آنلاین می‌دهند و ابزارهای مناسبی را برای برقراری ارتباط و پشتیبانی فراهم می‌آورند.

در رابطه با تغییری که پیش آمده و همین‌طور فواید جلسات ویدئویی با تیم‌تان صحبت کنید؛ اگر بعضی از اعضا هنوز دو دل هستند و یا اینکه با چگونگی شرکت در جلسات ویدئویی آشنایی ندارند، به آن‌ها کمک کنید و تمام اعضای تیم‌تان را با هم هماهنگ کنید.

سیستم صوتی خود را تنظیم و تست کنید:برای افزایش حداکثری کیفیت و همین‌طور حذف صداهای اضافی محیط، از هدست و یا هدفون استفاده کنید.

و همین‌طور در مورد سیستم پخش ویدئویی؛ وسیله خود را در فاصله حدود یک متری از خود قرار بدید، در مرکز تصویر باشید، دوربین را در ارتفاعی هم‌راستا با چشم‌هایتان تنظیم کنید و حواستان باشد که نور لامپ یا خورشید پشت سر شما نباشد.

خب حالا شما وارد جلسه آنلاین شدید، چطور باید جلسه را هدایت کرد.

پنج اصل برای بهبود کیفیت جلسات مجازی

در بلند مدت، رعایت این موارد به شما برای دستیابی بهتر به اهداف‌تان کمک می‌کنند

منبع: Bain