سخن مشاور مدیریت:

امروزه شرکت‌های زیادی در حال انطباق با چارچوب‌های توسعه محصول همچون چابک، اسکرام و کانبان می‌باشند. این چارچوب‌ها مشوّق تولید سریع، تکرارشونده (Iterative) و ناب (Lean)، با هدف عرضه محصولاتی با کیفیت بالاتر و در زمان کوتاه‌تر هستند. این روش‌ها به تیم ها کمک می‌کنند تا از طریق برقراری ارتباطات رودرروی روزانه و بکارگیری گردش کارهای بصری، بهبودهای سریع و مستمری را فراهم نمایند.
اکنون سوال اینجاست که اگر این روش‌ها بتوانند به تیم‌ها کمک کنند تا همسو مانده، روند درست انجام وظایف خود را برقرار کرده و با سرعت بالاتری به اهداف جمعی خود دست یابند، آیا می‌توانند به مردم نیز کمک کنند که در زندگی شخصی‌شان بهره‌ورتر و کارآمدتر باشند؟
اخیراً با فرانک سوسیه (Frank Saucier)، مربی چابک در FreeStanding Agility در این خصوص صحبت کردم که چگونه این روش‌ها را در زندگی شخصی‌اش بکار می‌برد (او مربی‌گریِ تیم‌های زیادی را در HBR برعهده داشته و از روش‌های مشابهی استفاده کرده است). بخشی از گفتگوهای ما به شرح زیر است:

چه عاملی باعث شد تا تصمیم بگیری برخی از این راهکارهای شغلی را در خانه هم بکار بگیری؟
بخش زیادی از شغل من، مربی‌گری تیم‌ها برای بهره‌وری بیشتر، عملکرد بهتر و خود-سازماندهی است. من و همسرم گفتگویی در این خصوص داشتیم که چطور خانواده 5 نفره‌ ما همچون یک تیم است و چگونه می‌توانیم از راهکارهای مشابه برای افزایش بهره‌وری خانواده و زندگی‌مان استفاده کنیم.

بطور مشخص چه روش‌های عملی (مدیریت پروژه) جهت افزایش بهره‌وری را در خانه و به همراه خانواده بکار گرفتی؟
تخته‌های بصری (Visual Boards)
من از راهکار کانبان شخصی برای مدیریت روند کار خودم و برنامه‌های خانه استفاده می‌کنم. بعنوان یک مدرس، مربی و مشاور، فعالیت‌های گوناگونی مرتبط با کار، مشتری، خانه، و امور شخصی‌ام دارم که مرتباً در تقّلا برای جلب توجه من هستند! تخته کانبان کمک می‌کند تا حواسم به همه چیز باشد و روند فعالیت‌هایم را درست دنبال کنم. همه این کارها برای موثرتر بودن و تمرکز بر روی فعالیت درست و در زمان درست است. یک نمونه از تخته کانبان من به صورت زیر است:

زمانی که فعالیت‌های توسعه نرم‌افزار را به تیم‌ها می‌آموزیم، تخته کانبان روی دیوار، این فعالیت‌ها را برای همه مرئی خواهد ساخت. این کار به ما کمک می‌کند تا یاد بگیریم مثلاً وقتی یک کار در ستون To-Do تخته کانبان گیر کرده است، چه اقداماتی باید انجام دهیم. همین روند را می‌توان به خوبی در زندگی شخصی نیز استفاده کرد. از ستون‌های To-Do و Doing و Done و حتی گاهی اوقات اسامی روزهای هفته استفاده می‌کنیم. ایده‌‌آل این است که یک استیکی نوت را در طی یک روز، در ستون‌ها جابجا کنیم و لذا اسم این کار را "جریان" یا Flow گذاشته‌ایم. این کار باعث می‌شود تا بتوانیم پیشرفت کار را ببینیم و همچنین متوجه شویم یک کار کجا "گیر" کرده است.
فرزندانم عاشق این هستند که یک استیکی نوت را روی این تخته بچسبانند. برای مثال ممکن است فعالیتی با موضوع "رفتن به بولینگ" را در ستون آخر هفته‌مان قرار دهند. این کار کمک می‌کند تا کل خانواده یاد بگیرند که ایده‌های نو را با هم تلفیق کنند و مذاکره، سازش و برقراری ارتباط درست را بیاموزند.

جلسات خانوادگی

زمانی که از اسکرام برای تیم‌های توسعه محصول استفاده می‌کنیم، غالباً فعالیت‌ها را در چرخه‌های 2 تا 3 هفته‌ای با نام اسپرینت (Sprint) انجام می‌دهیم و در انتهای این چرخه، یک جلسه "بازاندیشی" (Retrospective) برگزار می‌کنیم که کمک می‌کند همگی در مسیر درست باشیم. جلسات خانوادگی ما هم خیلی شبیه به این جلسه بازاندیشی است. در این جلسات، چیزهایی که بیشترین اهمیت را برای ما دارد و باید روی آنها کار کنیم را مشخص می‌کنیم. من و همسرم هر آخر هفته، یک جلسه خانوادگی برگزار کرده و از یک قالب دستورکار جلسه شامل موارد زیر استفاده می‌کنیم:
•  بررسی وضعیت‌ عاطفی خانواده (خشم، غمگینی، خوشحالی و ترس). انجام این کار در شروع جلسه مهم است. کافی است از افراد خانواده بخواهید در جلسه حضور داشته و امکان صحبت در خصوص احساسات‌شان و چرایی آن را داشته باشند.
•   در ادامه هر عضو خانواده از بقیه بابت چیزی تشکر می‎‌کند. این کار به تقویت رفتارهای مثبت کمک خواهد کرد.
•  در ادامه کارهای مربوط به خانه را بررسی کرده و همه برای انجام فعالیت‌هایی که در طول هفته مسئول انجامش هستیم، اعلام آمادگی می‌کنیم.
•  استخراج لیستی از مسائل و مشکلاتی که باید بعنوان یک خانواده در خصوص آنها بحث و گفتگو کنیم (برای مثال کارهایی از خانه که از زمان جلسه خانوادگی قبلی انجام نشده است، پروژه‌های مدرسه که بچه‌ها روی آن کار می‌کنند و اولویت‌بندی هفته‌های آتی).
کودک 7 ساله ما از این برنامه جهت تسهیل‌گری روند جلسه استفاده می‌کند و این کار، مهارت‌های ارتباطی خوبی را به او خواهد آموخت.

حضورهای روزانه (Daily Check-ins)

سعی می‌کنیم حداقل یک گردهمایی در طول روز داشته باشیم. اولویت ما شام خوردن در کنار هم و بعنوان یک خانواده است. در طول شام، در خصوص کارهای روزمره، چیزهایی که دوست داشتیم و اشتباهاتی که مرتکب شدیم، صحبت می‌کنیم. همچنین من و همسرم پس از اینکه بچه ها به رختخواب رفتند، در خصوص مسائل آن روز و کارهای فردا در آشپزخانه با هم گفتگو می‌کنیم.

برنامه‌ریزی هفتگی

من و همسرم هر پنجشنبه و بعد از اینکه بچه ها به خواب رفتند، در مورد دو چیز صحبت می‌کنیم: برنامه‌مان برای تعطیلات آخر هفته؛ و زمان‌بندی کارهای هفته آتی و اینکه برای سازماندهی آنها به چه چیزهایی نیاز داریم.

تصویر پس‌زمینه دسکتاپ

اخیراً آزمایش جالبی را با یک تصویر گرافیکی بعنوان پس‌زمینه دسکتاپ کامپیوترم انجام دادم: این تصویر شامل چند ناحیه است: بخوان (To Read)، در حال خواندن (Reading)، استفاده کن (Use)، مرجع (Reference) و نگهدار (Keep). در ناحیه وسط صفحه هم آیکون سطل آشغال را می‌گذارم. بسته به نحوه تعاملم با فایل‌ها و پوشه‌ها، از این نواحی برای سازماندهی آنها استفاده می‌کنم. این فقط یک آزمایش است، اما کمکم می‌کند تا کارآمدتر باشم.

 

پلاس/دلتا

من در انتهای یک روز پرمشغله، پس از یک رویداد مهم، بعد از کلاس های درسم، و یا بعد از برگزاری یک جلسه تسهیل‌گری، از یک راهکار بازخورد سریع به اسم پلاس/دلتا استفاده می‌کنم. برای این کار یک کاغذ برداشته و یک خط در وسط آن می‌کشم. در قسمت بالا و سمت چپ کاغذ، یک علامت + می گذارم. در قسمت بالا و سمت راست کاغذ نیز یک علامت Δ می کشم که نشان دهنده تغییر است. در ستون + تمام چیزهایی را می‌نویسم که خوب انجام دادم و به خوبی جلو رفته است. در ستون Δ نیز تمام چیزهایی را می‌نویسم که می‌توانستم به شکل متفاوتی انجام‌ بدهم. این در اصل یک تکنیک بازتاب جهت یادگیری و جمع‌بندی سریع است.

جعبه هزینه‌ها (Expense Boxes)

تقریباً هر سه ماه یکبار، من و همسرم فهرست تمام هزینه‌های بالقوه‌ای که فکر می‌کنیم احتمالاً پیش بیاید را استخراج می‌کنیم. این فهرست ممکن است هر چیزی باشد: از خرید لاستیک جدید برای اتومبیل گرفته تا هزینه برنامه سفر و خرید کفش جدید برای بچه‌ها. این موارد را بر روی یک صفحه کاغذ که شامل 4 بخش است، می‌نویسیم: موارد خیلی مهم، موارد کمتر مهم، موارد پرهزینه و موارد کم هزینه. این کار کمکان می‌کند تا همگی در خصوص هزینه‌های رسیدن به اهداف‌مان، هم‌نظر باشیم.

خیلی زیاد به نظر می‌رسد. کل این فعالیت‌ها چقدر طول می‌کشد؟
نه اینطور نیست، اتفاقاً خیلی سریع انجام می‌شود. بزرگترین بخش ماجرا، برپا کردن این سیستم‌هاست، اما توجه داشته باش که لازم نیست همه اینها را به یکباره انجام دهی، زیرا این کار فرایندی از جنس تکامل است. من هر روز به تخته کانبان و کارهای آن روز نگاه می‌کنم و اگر لازم باشد، یکسری تصمیمات لحظه آخری نیز در خصوص کاری که واقعاً باید انجام شود می‌گیرم (که حدود 5 دقیقه طول می‌کشد). این موضوع شبیه به جلسات سرپایی روزانه برای تیم‌هاست. آنچه که بیشتر طول می‌کشد، دست کشیدن از نگریستن به تمام چیزهایی است که نمی‌توانید تمام‌شان را با هم انجام دهید و لذا مجبور هستید آنها را اولویت‌بندی کنید.

همراه کردن خانواده‌ات با این تکنیک‌ها دشوار بود؟
بله، و هنوز هم دشوار است. بعضی وقتها آه و ناله داریم! اما مشکلی نیست. سعی می‌کنیم به کودکان‌مان بیاموزیم که خانواده زمانی رشد می‌کند که همه با هم مشارکت و همکاری داشته باشیم. بطور قطع این موضوع باعث می‌شود بچه‌ها آگاه باشند که تصمیمات فقط از بالا به پایین گرفته نمی‌شود و لذا پایه و اساسی برای عادت‌های خوب شکل می‌گیرد.

برخی از مواردی که گفتی نیازی به تکنولوژی خاصی ندارد. زمانی که دسترسی به تخته کانبان روی دیوار ندارید چطور؟ آیا از ابزارهای دیجیتال هم استفاده می‌کنید؟
دوست دارم از تکنولوژی برای این موضوع استفاده چندانی نکنم، زیرا مهمتر از اینکه یک ابزار را یاد بگیریم، آن است که عادت‌های خوب را بیاموزیم. ابزارهای دیجیتال بسیار زیادی برای این کار وجود دارد برای مثال ابزار خوب و رایگان ترلو که یک تخته کانبان آنلاین در اختیار شما قرار می‌دهد. اما به این نتیجه رسیدم که در زمان استفاده از ابزارهای دیجیتال، ایده‌های عالی زیادی از بین می‌رود و عمل حرکت دادن یک استیکی نوت در یک تخته دیجیتال، فقط کاری از جنس جابجایی است. همچنین متوجه شده‌ام تیم‌ها زمانی که از تخته فیزیکی استفاده می‌کنند، تصمیمات بهتری می‌گیرند.

استفاده از این موارد چگونه زندگی خانوادگی شما را تغییر داده است؟
یک مزیت آنی این روش آن است که همه چیزها و کارها را یکجا می‌بینیم. در واقع لیستی بسیار بزرگتر از تمام آنچه که باید انجام دهیم ... همه فشارهایی که به عنوان یک خانواده و به عنوان والدین روی ماست. این موضوع به ما کمک کرده است تا درک کنیم چرا حس غرق شدن در کار را داریم و زمانی که می‌بینیم چقدر کار در لیست‌مان وجود دارد، مجبور می‌شویم آنهایی را انتخاب کنیم که برای‌مان ارزشمند است.
این موضوع همچنین به ما کمک ‌کرد تا از لحاظ زمان‌بندی‌ها با یکدیگر هم‌نظر شویم، خانواده را هماهنگ نگه داریم و اولویت‌های آینده‌مان را همسو کنیم. در حال حاضر موارد خیلی اندکی است که از آنها غافل می‌شویم.

جاهایی اتفاق افتاده که این فرایند دچار مشکل شود؟
ممکن است برای بچه‌های کوچک سخت باشد که روی یک جلسه خانوادگی متمرکز بمانند. لذا آن را در طول 15 دقیقه و یا کمتر برگزار می‌کنیم، پیشنهادات را ارائه می‌دهیم، میز را با یک کاغذ سفید پوشانده و یکسری ماژیک روی آن می‌گذاریم و سعی می‌کنیم در پایان جلسه، یک فعالیت جالب خانوادگی انجام دهیم. همچنین اجازه می‌دهیم فرزند 5 ساله‌مان در ابتدای جلسه کارش انجام شود و سپس هر وقت خواست، جلسه را ترک کند.

آیا استفاده از این راهکارها در خانه، روی بهره‌وری شما در محل کار هم تاثیر گذاشته؟
این راهکار قطعاً به من کمک کرد تا روی مهمترین چیزهایی تمرکز کنم که در زمان کار باید بر روی آنها وقت بگذارم. همه ما پهنای باند محدودی داریم و با حواس پرتی‌هایی بمباران می‌شویم که هر کدامشان جار می‌زنند که مهمترین کار زندگی ما هستند!  اما اغلب اینطور نیست. لذا باید خیلی خوب و با تیزبینی، این وقفه‌ها و گسستگی‌ها را تشخیص دهیم و بدانیم مهمترین چیزی که هم در خانه و هم در محل کارمان باید انجام دهیم، چیست.

منبع: HBR