ویروس کرونا، فرصتی جهت بهبود روش‌های کاری

سخن مشاور مدیریت:

تهدیداتی مثل ویروس کرونا، آشوب ایجاد می‌کند. هر آشوبی چه ناشی از کرونا باشد، چه تحریم، فرصت به همراه دارد و مهم بکارگیری تدابیر و پاسخ‌های موثر در دستیابی به اهداف است. با گسترش تهدیدهای ناشی از ویروس کرونا، شرکت‌ها و گروه‌های زیادی مجبور به دورکاری شدند. با این اتفاق، الگوهای کاری، سبک ارتباطات و پویایی تیم‌ها دچار آشوب می‌گردد؛ لذا زمان مناسبی است تا از این فرصت استفاده، روش‌های کاری ارزیابی و با روش‌های جدید که منافع بلند مدت به ارمغان دارد جایگزین شود. در مقاله زیر نکاتی مطرح می‌گردد که در همکاری اثربخش تیم‌ها و حفظ جریان کسب‌وکار در این شرایط کمک می‌کند.

با گسترش تهدیدهای ناشی از ویروس کرونا، شرکت‌ها و گروه‌های زیادی مجبور به ترک محیط کار و ادامه فعالیت از منزل شدند. با این اتفاق، الگوهای کاری، سبک ارتباطات و پویایی تیم‌ها دچار آشوب می‌گردد. بالا رفتن سطح نگرانی و عدم قطعیت در مورد خطرات شخصی ناشی از این اپیدمی از یک طرف و تاثیرات آن بر اقتصاد نیز، چالش‌های تطبیق با این تغییرات کاری را بیشتر می‌کند. با بکارگیری این تدابیر، مدیران می‌توانند از ادامه همکاری اثربخش تیم‌ها و حفظ جریان کسب و کار مطمئن شوند.

اهداف و نقش‌ها را واو به واو مرور کنید.

در تیم‌هایی که الگوهای کاری آن‌ها تغییر ناگهانی می‌کند، مخصوصا تغییر محل کار از حالت متمرکز به پراکنده، مرور مجدد نحوه انجام وظایف و اطمینان از درک نقش‌ها ضروری می‌نماید.

دوباره و دوباره اهداف و نقش‌ها را شفاف کنید.

تغییر و روی آوردن به دورکاری، فرصت مناسبی برای تیم‌ها فراهم می‌آورد تا مطمئن شوند اعضا تیم، اهداف، نقش‌ها و اهمیت نقش خود در کسب نتایج را درک کرده‌اند. شفاف‌سازی نقش‌ها به اعضا گروه کمک می‌کند تا بدانند چه زمان‌هایی به جای مدیر می‌توانند به همکاران‌شان رجوع کنند. با این اقدام، از گلوگاه شدن نقش مدیر جلوگیری می‌شود. این افزایش ارتباطات میان گروهی، به حفظ تعلق خاطر اعضا پیرامونی نیز کمک می‌کند.

رخداد مختل کننده‌ای مثل ویروس کرونا، وظایف جدید و رقابت برانگیزی را در سرتاسر کسب‌و‌کار‌ها ایجاد می‌کند. در نتیجه، مدیران باید به صورت پیوسته اهداف را در سطح تیمی و فردی شفاف کنند تا اعضا بر الویت‌های اصلی متمرکز بمانند. همواره حواستان به لیست وظایف باشد و با دقت مطمئن شوید چه کسانی وظایف را بر عهده گرفته‌اند و وقتی تغییری در الویت‌ها به وجود می‌آورید، مطمئن شوید با همه اعضا به اشتراک گذاشته می‌شود.

مهارت‌ها و ظرفیت افراد را زیر نظر بگیرید.

امروزه بیشتر افراد در آن واحد در تیم‌ها و پروژه‌های مختلفی ایفای نقش می‌کنند. در این ایام بی‌ثباتی، احتمال اینکه تغییرات از قبل پیش‌بینی نشده در پروژه‌هایی که بعضی از اعضا تیم شما در آن درگیر هستند پیش بیاید، بسیار بالاست که ممکن است بر پروژه‌های سایر اعضا نیز تاثیر بگذارد. برای حداقل کردن تاثیرات آن، همواره ظرفیت و مهارت‌های مازاد اعضا تیم را بشناسید و بدانید چگونه می‌توانید به ظرفیت‌های خارج سازمانی دست پیدا کنید.

به خاطر تعداد بالای وظایف جدیدی که در زمان بحران پیش می‌آید، بسیاری از اعضا تیم به جهات متعددی کشیده می‌شوند. با تنها گذاشتن آن‌ها در مدیریت این تنش‌ها به آن‌ها استرس مضاعف وارد نکنید. برای آن‌ها روشن کنید که می‌توانند روی کمک شما در مدیریت زمان حساب کنند.

تغییر الویت‌ها گاهی هم نیاز به جذب منابع جدید در تیم دارد.

مانند زمانی که به تخصص کارشناس جهت ارزیابی تغییرات زنجیره تامین ناشی از اپیدمی و یا به متخصص بازاریابی جهت کشف موثرترین روش روانه‌سازی محصول به بازار در زمان تعطیلی نمایشگاه‌ها نیاز است. متاسفانه همراه کردن اعضا جدید با اهداف سازمان و ایجاد هم‌بستگی و اعتماد در بین اعضا جدید و قدیم، آن هم زمانی که همه از راه دور مشغول هستند، کار دشواری‌ است. لذا باید زمان مناسبی جهت معرفی رسمی و با تمرکز بر مشخصات فردی و حرفه‌ای اختصاص داد.

بر تعاملات بین فردی تاکید کنید.

افرادی که به یکباره مجبور به دورکاری می‌شوند مستعد حس تنهایی هستند که خود عاملی در پایین آوردن سطح تعلق خاطر و بهره‌وری است. ممکن است آن دسته از مدیران که خیلی تجربه مدیریت از راه دور و به صورت مجازی را ندارند، در مدیریت تیم دچار استرس و نگرانی شوند، فقط بر انجام‌کار و وظایف متمرکز شوند. برای رفع این چالش، ضروری است زمان‌هایی را جهت تعاملات بین فردی اختصاص دهید.

همه‌ی افراد را در خاطر داشته باشید.

مدیران در تیم‌هایشان برگزیدگانی دارند؛ افرادی که در زمان‌های پریشانی و نگرانی به آن‌ها مراجعه می‌کنند. این اجتناب‌ناپذیر است. از طرف دیگر، تحقیقات نشان داده است که گروهی از افراد، مادامی که جلو چشم نباشند، از یاد می‌روند. افرادی که در لایه‌های دورتر تیم فعالیت می‌کنند، احتمالا به اطلاعات و منابع کمتری دسترسی دارند و شانس کمتری در تاثیرگذاری بر مدیران دارند. برای مقابله با این موضوع، یک لیست همراه با عکس از همه افراد، چه آن‌هایی که هسته اصلی هستند چه آن‌هایی که در لایه‌های دورتر فعالیت می‌کنند، تهیه کنید و در زمان‌هایی که مشغول کار هستید آن را جلوی چشم بگذارید تا به شما در گرفتن تصمیمات هوشیارانه در تخصیص مسئولیت‌ها و تشریک اطلاعات کمک کند.

جلسات دوره‌ای را برنامه‌ریزی کنید.

زمان‌هایی را اختصاص دهید تا افراد به صورت مجازی دور هم جمع شوند. کنسل کردن جلسه به مراتب از جمع کردن تیم در دقیقه نود آسان‌تر است. جلسات از قبل تنظیم نشده، ریسک فراموش کردن افرادی که جلو چشم نبوده‌اند و نداشتن افرادی که به علت مشغله زیاد نمی‌توانند در جلسه شرکت کنند را بالا می‌برد.

گپ‌و‌گفت مجازی ایجاد کنید.

زمان‌هایی را، برای گفتگو‌های غیر‌کاری و حال‌واحوال شخصی، در دستور کار قرار دهید. آن دسته از گفتگوهایی که معمولا در ابتدای جلسات حضوری دارید. این کار حس رفاقت و همدلی را تقویت می‌کند. همچنین قواعدی را وضع کنید تا افراد به جای انتظار برای تبادل نظر در جلسه، مجبور به تماس با یکدیگر  باشند.

ارتباطات را انسانی کنید.

از رسانه‌های هم‌زمان مثل ویدئو کنفرانس‌ها به جای ایمیل استفاده کنید. ارتباطات هم‌زمان روحیه افراد را تقویت می‌کند و به آن‌ها اجازه می‌دهد احساسات یکدیگر را درک کنند. این رسانه‌ها همچنین عمق بیشتری را به مذاکرات می‌دهد، فضای مناسب جهت مطرح کردن اثربخش ایده‌های مختلف را فراهم می‌آورد و کیفیت تصمیمات را بالا می‌برد.

محیط‌های جدید کاری را عادی کنید.

کار کردن از منزل عوامل بر‌هم‌ زننده حواسی دارد که احتمال سوء تفاهم‌ها را بالا می‌برد. هر چه افراد از محیط یکدیگر بیشتر بدانند، رفتارهای یکدیگر را بهتر درک می‌کنند. تیم‌ها معمولا توصیه شناخت و آشنایی با شرایط یکدیگر را نادیده می‌گیرند؛ زیرا آن را بی‌ارزش و مایه‌ی اتلاف وقت می‌دانند. یک خطر بزرگ تمایل به نسبت دادن رفتار یک شخص به ویژگی‌های شخصیتی او بدون در نظر گرفتن عوامل تاثیرگذار محیط است. "او فردی غیر متعهد است چون هرگز صحبت نمی‌کند." به جای " او سعی می‌کند اصلا صحبت نکند تا صدای پس زمینه ما جلسه را مختل نکند."

تور مجازی داشته باشید.

در شروع پروژه، هر فرد را تشویق کنید تا محل‌کار و شرایطش را با سایرین به اشتراک بگذارد‌ و‌ صداهای احتمالی مثل پارس سگ، صدای کودکان و ماشین‌ها را به اطلاع برساند. هدف از این کار، درک شرایط و محدودیت‌های یکدیگر است.

محیط‌های کاری غیر مرسوم را بشناسید.

ممکن است یکی از همکاران شما هم‌خانه‌ای داشته باشد که هر دو در وضعیت دورکاری باشند. ممکن است زمان‌های ویدئو کنفرانس آن‌ها هم‌زمان باشد و آن‌ها در مدیریت صدای پس زمینه محدودیت داشته باشند. به همچنین همکارانی نشان دهید که چالش آن‌ها را درک می‌کنید و با قائل شدن زمان‌های کاری تغییرپذیر به آن‌ها در گذر از این چالش کمک کنید.

زود قضاوت نکنید.

سارا، در حین یک ویدئو کنفرانس پیامی را از یکی از همکارانش با این مضمون دریافت کرد: “ما صدای گریه‌ی نوزادت را می‌شنویم، میکروفون را قطع کن”. سارا پاسخ داد:” کودک من خواب است”. دورکاری ذاتا ابهاماتی به دنبال دارد. حواستان باشد شما را در تمرکز و تعهد افراد دچار سوء تفاهم نکند.

تهدیداتی مثل ویروس کرونا، آشوب ایجاد می‌کند. ولی شما می‌توانید با بکارگیری تدابیر و پاسخ‌های موثر، مسیر خود در دستیابی به اهداف را ادامه دهید. آشوب، فرصت به همراه دارد. از این فرصت استفاده کنید تا روش‌های کاری خود را ارزیابی و آن‌ها را با روش‌های جدید که منافع بلند مدت به ارمغان دارد جایگزین کنید.

منبع: HBR