سخن مشاور مدیریت:

این روز‌ها باید به سبک جدید زندگی عادت کنیم، شاید فعلا بهتر باشد بیخیال سمینار‌ها و رویداد و نمایشگاه باشید و دل به وبینار خوش کنیم. چه کسی می‌داند که این شرایط کی به پایان خواهد رسید، اما برای همزیستی با این شرایط جدید آیا خود را آماده کرده‌ایم؟ نقش ما در این سبک زندگی چه خواهد بود؟

چطور یک رویداد شبکه‌سازی آنلاین را برگزار کنیم؟

شاید آخرین چیزی که ما در فضای آنلاین به آن فکر می‌کنیم، برگزاری یک رویداد با هدف شبکه سازی بصورت آنلاین باشد. حتی فکرش هم عجیب است. اما فقط به این دلیل که نمی توانید به صورت چهره‌به چهره افراد را ببینید دلیل نمی‌شود که روابط حرفه‌ای شما باید از بین برود.

یکی از روش‌های خوب شبکه‌سازی همیشه برگزاری شام‌های کاری بوده که خب الان خیلی دور از ذهن شده. اما با شرایط کنونی باید خود را وفق دهیم و سعی کنیم شبکه‌سازی‌ها را به صورت آنلاین برگزار کنیم. برای این کار یک دستور‌العمل آماده کردیم که با هم مطالعه می‌کنیم.

قبل از رویداد

از افراد مناسب دعوت کنید - و تعداد مناسبی از افراد را در نظر داشته باشید. برای آنکه مطمئن شوید تعداد درست و زمان مناسبی برای هر یک از افراد برای تعامل بوجود می‌آید، توصیه می کنیم رویداد را به هشت مهمان (از جمله شما) محدود کنید. احساس راحتی کنید که ترکیبی از دوستان و مخاطبین نزدیک را که دوست دارید آنها را در کنار خود داشته باشید دعوت کنید، اما به یاد داشته باشید که افراد کاملاً یکدیگر را نمی شناسند، به اندازه‌ی کافی در جلسه حضور دارد، به طوری که هیچ کس احساس نکند که فقط او تافته‌ی جدا بافته است و به یک جلسه‌ی دوستان قدیمی دعوت شده که سنخیتی با آنها ندارد. علاوه بر این، یکی از مزایای قالب مجازی این است که شما می توانید افرادی از سراسر جهان را دعوت کنید که البته با تجمع های بدنی امکان پذیر نیست.

برای زمان بندی معمولاً جلسات 90 دقیقه ای را برنامه ریزی می کنیم. برای یک جلسه تجاری مجازی که ممکن است طولانی باشد. اما از آنجا که ما در تلاش هستیم تا مکالمات معنی‌دار و با رویکرد شبکه‌سازی را تسهیل کنیم، داشتن ۹۰ دقیقه باعث می‌شود که به همه اجازه دهیم بدون احساس عجله صحبت کنند. شرکت کنندگان داستان های شخصی را با هم به اشتراک بگذارند، از حکایات کودکی گرفته تا چالش هایشان در تجارت. در نتیجه یک جمع خوش صحبت و بدون عجله را خواهیم داشت.

غالب توصیه به برگزاری در حدود ساعت ۶:۳۰ تا ۷:۰۰ است، اما زمان‌های مختلف زیادی امکان پذیر است. شما باید نسبت به مناطق زمانی حساس باشید، اما در تجربه‌ای خیلی خاص ما افرادی از سراسر جهان را در یک جلسه داشته‌ایم و با زمانبندی خوب حتی صبحانه‌ی کسی در استرالیا را با شام در امریکا در یک زمان داشتیم. البته که نهایتا ما متوجه شده‌ایم که خوردن افراد هنگام مکالمه‌های ویدیویی ، اغلب برای مردم مشکل‌آور و کثیف کننده است.

تدارکات را تا حد امکان شما برای شرکت کنندگان خود انجام دهید. هنگامی که شخصی قبول کرد که شرکت کند، یک دعوت نامه تقویم با لینک به برنامه تماسی که از آن استفاده می‌کنید، برای آنها ارسال کنید. تعداد زیادی سرویس ویدیویی - مانند Zoom ، Google Hangouts یا Teams Microsoftهستند که در حال حاضر افراد از آن‌ها استفاده می‌کنند. نکته مهم این است که باید حضور افراد حتی الامکان آسان باشد حتی اگر آنها به طور مرتب از آن سرویس استفاده نکنند. در صورت نیاز به دانلود نرم افزار از قبل یا در صورت نیاز به رمز، حتماً به آنها اطلاع دهید.

چند روز قبل از جلسه، ایمیلی را ارسال کنید تا میهمانان خود را به یکدیگر معرفی کنید. شما باید نام شرکت کنندگان ، توضیحات یک جمله‌ای و پیوندی به پروفایل LinkedIn آنها را درج کنید. این برای شرکت کنندگان، به ویژه افراد درونگرا، مفید است که بدانند چه کسی در آنجا حضور خواهد داشت، و شرکت کنندگان را قالب یک انسان تصور کنند. شما همچنین باید راهنمایی‌هایی را برای آنچه انتظار دارید به اشتراک بگذارید، چیزی شبیه به جدول برنامه. ایمیل شما می تواند چیزی بگوید ، مانند اینکه "ما مشتاقانه منتظر دیدن شما در گردهمایی‌مان هستیم. درست ساعت 6 عصر شروع می کنیم ، بنابراین لطفاً به موقع بپیوندید. ما در حدود 60-90 دقیقه با هم وقت خواهیم گذاشت، با ترکیبی از مقدمه ها و گفتگوهای از پیش برنامه ریزی شده. افراد زیر در این برنامه حضور دارند. راحت باشید که نوشیدنی خود را با خود بیاورید! "

در طول رویداد

کاری بکنید که به مردم احساس راحتی دست دهد. هنگام ورود به آنها سلام کنید و راهنمایی‌هایی را در مورد آنچه انتظار می‌رود اتفاق بیافتد داشته باشید - دقیقاً مانند آنچه در یک مهمانی حضوری انجام می‌دهید. برای اطمینان از ورود راحت برای شرکت کنندگان ، اطمینان حاصل کنید که به نرم‌افزار بپیوندید و جلسه را حدود دو دقیقه زودتر شروع کنید تا بتوانید به محض رسیدن به همه اجازه ورود به جلسه را دهید. حدوداً پنج دقیقه پس از زمان شروع کار با مقدماتی برنامه را شروع کنید تا اگر کسی نیاز به ترک زود هنگام داشته باشد، در ابتدا بتواند خود را معرفی کند.

از هر فرد بخواهید دو دقیقه را برای معرفی خود با ترکیبی از اطلاعات حرفه‌ای و شخصی مانند یک سرگرمی مورد علاقه خود صرف کند. مثلا من فلانی هستم مدیر بازاریابی شرکت فلان که ۵ سالی هست در این شرکت سعی کرده‌ام تا شرکت را به سمت دیجیتالی شدن ببرم. داستان دیجیتالی شدن برای من خیلی شخصی است و از بچه‌گی با گجت‌های الکترونیکی راحت ارتباط برقرار می‌کردم، حتی الان روی قلاده‌ی سگ‌ام یک جی‌پی‌اس و دوربین نصب کردم تا وقتی خونه نیستم مطمئن بشم که جاش توی خونه امن و راحت هست.

سعی کنید به افراد آموزش دهید تا این الگو را حفظ کنند، تمرین کنند تا حس و لحن مناسب را بدست آورند. سپس به عنوان میزبان می‌توانید شخصی را انتخاب کنید نوبت صحبت کردن را به او بدهید، این بهتر از این هست که منتظر داوطلب بمانیم. این کار باعث می‌شود توپ در دست همه به گردش درآید و احساس راحتی فوری را برای شرکت کنندگان فراهم می کند.

پس از معرفی های اولیه، از هر شرکت‌کننده بخواهید به یک سؤال خاص پاسخ دهد. به عنوان میزبان، وظیفه شما این است که مکالمه را تنظیم کنید تا این امر تحت سلطه یک مهمان با خصوصیات رهبری بالا قرار نگیرد و یا اینکه در تله‌ی صحبت‌های روزمره درباره‌ی سیاست و آب و هوا قرار نگیرد.

برخی از سوالات عالی عبارتند از:

• روشی جالب و مثمرثمر که اکنون از وقت خود استفاده می کنید چیست؟
• درباره زمانی که قرنطینه بودید به ما بگویید.
• چگونه در زمان فاصله اجتماعی، با کار و زندگی سازگار شده‌اید؟
• الان از شغل خود بیشترین چیزی که لذت می‌برید یا قبلا و چرا؟
• چه چیزی غیر منتظره‌ای در یک ماه گذشته آموخته‌اید یا انجام داده‌اید؟

هر گونه سؤال آزاد که به شرکت‌کنندگان کمک کند تا کمی در مورد خود و تجربیات خود به اشتراک بگذارند، کار را راحت خواهد کرد. ممکن است افراد پیرامون سؤالات اظهار نظرهای متفاوتی داشته باشند، اگرچه این در حد معقول خود خوب است اما حتماً مکالمه را در صورت لزوم قطع کنید تا دوباره به سؤال اصلی برگردد. شما می‌خواهید همه مشارکت کنند تا اینکه یک پینگ‌پنگ بین دو نفر اتفاق بیافتد!

اگر زمان باقی ماند، ممکن است یک جریان طبیعی مکالمه بوجود بیاید، یاحتی شما می توانید یک سؤال اضافی مطرح کنید (یا از کسی بپرسید که آیا سوالی دارید که می‌خواهد برای گروه مطرح کند). بر خلاف یک مهمانی حضوری، این سبک از جلسات معمولاً یک محیط مساعد برای تعامل یک به یک نیست، و دلیل اینکه تعداد کمی را انتخاب کرده بودیم هم همین بود که اطمینان حاصل کنیم که همه می‌توانند در یک مکالمه گروهی سرزنده و پویا شرکت کنند.

این را در نظر داشته باشید مهم نیست که این گردهمایی چقدر خوب پیش برود و چقدر افراد جذب آن شده باشند، بهترین کار این است که بعد از گذشت 90 دقیقه پایان آن را اعلام کنید. معمولاً غالب افراد از جلسات ویدئویی راحت تر از اجتماعات حضوری خسته می‌شوند. اگر کسی اوقات خوبی را سپری می‌کند، می‌توانید به شما اعلام کند و شما یا شخص دیگری که مخاطب او هست می‌تواند گروه را دوباره جمع کند و یا جلسات خصوصی هماهنگ کند.

بعد از رویداد

پس از پایان، یک ایمیل سریع برای همه افراد به صورت CC ارسال کنید، از آنها بخاطر اینکه آمدید و همراه بودند تشکر کنید و اعلام کنید که در صورت نیاز می‌توانند با هم در تعامل باشند.

حتی وقتی نمی‌توانید به صورت حضوری ملاقات کنید، این به معنای به بن بست رسیدن کسب‌وکار و یا نیاز به ایجاد روابط جدید نیست. در حقیقت، خواسته یا ناخواسته اکنون که افراد در تعامل کمتری نسبت به قبل قرار می‌گیرند، نیاز به فعال‌سازی توانمندی‌های شبکه‌سازی در افراد باید بیشتر از قبل تقویت شود. با میزبانی رویدادهای مجازی، قادر خواهید بود شبکه خود را تقویت کنید و همچنین اعتبار خود را به عنوان محور اصلی مکالمات (حتی با وجود اینکه از نظر جسمی از هم جدا هستید) تقویت کنید.

منبع: HBR