چگونه با ایفای نقش در چند پروژه؛ متمرکز بمانید
سخن مشاور مدیریت:
در دنیای پرهیاهوی امروز؛ با گسترش فعالیت‌ها و مسئولیت‌های افراد در سازمان‌ها و شرکت‌ها، به اقتضای مشارکت هر فرد در تیم‌های مختلف بیش از پیش مشهود شده و نیاز است تا متناسب با جایگاه مورد نظر به ایفای نقش‌های متفاوت بپردازند. سوئیچ کردن بین پروژه‌ها، گروه‌ها، اهداف، هم‌تیمی‌ها و رویکردهای متفاوت نیاز به صرف تمرکز، انرژی و زمان دارد.
در مقاله "چگونه با ایفای نقش در چند پروژه متمرکز بمانید" سعی شده تا با تحلیل یک مطالعه پانزده ساله، راهکارهایی مناسب با این موضوع ارائه گردد؛ در گام اول می‌بایست با درنظرگیری تصویر کلی از تمامی امور و در مرحله بعد تعیین ترتیب استراتژیک کارها تا حد امکان از سوئیچ‌های متعدد جلوگیری نمود. در گام‌های بعدی می‌آموزیم که با ایجاد محافظت در قبال امور غیرضروری پیرامون خود و همچنین مستندسازی و انتقال روند پیشرفت کار، در کنار رشد و توسعه فردی در مسیر چندتیمی کار کردن بیش از پیش موفق عمل کنیم و مزایای گسترده‌تری را برای تیم هایمان به دست آوریم.
امروزه بخش کمتری از مردم از آسودگی کار کردن بر روی تنها یک پروژه در زمان واحد بهره‌مند هستند؛ اکثر ما در حال انجام مقتضیات تیم‌های متعدد در زمان واحد هستیم. از نظر تئوری،
مزایای سیستم "چند تیمی" :
شما قادر خواهید بود، تخصصتان را دقیقا در زمان و مکانی که بیشترین نیاز به آن وجود دارد اختصاص دهید، دانش خود را میان گروه‌ها به اشتراک بگذارید، در اوقات تلف شده بین پروژه‌ها سوئیچ کنید و از اتلاف زمان با بهای گزاف جلوگیری نمایید.
با توجه به نتیجه تحقیقات صورت گرفته طی 15 سال گذشته، برای بسیاری از مردم کشمکش مابین پروژه‌های مختلف استرس‌زا و کم‌بازده‌تر از آن است که در تئوری بیان می‌گردید. سوئیچ توجه بین کارها نیاز به زمان دارد و باعث تحلیل رفتن تمرکز و انرژی شما می‌گردد. با جابه‌جایی بین تیم‌های متعدد، احتمال زیاد شما می‌بایست نقش‌های متفاوتی را بر عهده بگیرید؛ به عنوان مثال، ممکن است شما در یک تیم رئیس باشید و در دیگری عضوی مبتدی؛ که نه تنها میزان مسئولیت بلکه توانایی شما برای حفظ منابع در شرایط بحرانی را دستخوش تغییر می‌نماید.
سازمان با تعهدات بیش از اندازه
مقاله مجله توسط Mark Montensen و Heidi K. Gardner
چرایی دشواری تقسیم مشترک نیروها در تیم‌های چندگانه و انجام امور مرتبط
گروه‌های مختلف دارای فرهنگ‌های مختص به خود هستند: روابط، روتین‌ها، علامت‌ها، شوخی‌ها، انتظارات و تحمل ابهامات می‌باشند که نیازمند انرژی برای هندل کردن هستند. و در صورتی که مشارکت خود در هر یک از تیم‌ها را به دقت برنامه‌ریزی و درمورد آن مذاکره ننمایید، ممکن است در انتها خود را در حال انجام تکراری برخی کارها و عدم توسعه فردی بیابید.
- چگونه می‌توانید زمان، استرس، و توسعه خود را در حالی که در چند تیم حضور دارید، مدیریت کنید؟
- چگونه می‌توانید بر روی موضوعات دارای اهمیت بالاتر متمرکز باقی بمانید؟
در برنامه‌ریزی پیش‌قدم باشید و چند قانون ساده را پیروی کنید:
قانون اول: اولویت‌بندی و تعیین ترتیب کارهایتان
تصویر کلی را ببینید. تمرکز کامل بر روی کار اعلام شده برای یک روز، شما را دچار حالتی واکنش‌گر نموده و در حال پرداختن و پاسخ به مسائل آنی خواهید بود. یک برنامه بررسی وضعیت برای تمامی پروژه‌های خود به منظور یادداشت نقاط کلیدی آن تهیه نمایید. با تشخیص فعال زمان‌های بحرانی در مواقع تقاضای شدید پروژه‌های چندگانه، شما قادر به مدیریت بهتر زمان خود و تنظیم انتظارات خواهید بود. سرعت و مقتضیات پروژه‌های شما تببین کننده تعدد ایده‌آل بررسی‌ها، و شیوه مدیریتی خواهد بود و ارجحیت سهم مشارکت‌کنندگان به شما در تعیین اولویت‌ها کمک می‌نماید.
قانون دوم: تعیین ترتیب استراتژیک
به جای آن که چند کار را با هم انجام دهید، یک کار را انتخاب نموده و بر روی آن متمرکز شوید.
با کاری آغاز کنید که نیازمند بیشترین تمرکز شما می‌باشد و توجه خود را به آن معطوف نمایید. برای نتایجی که می‌بایست حاصل شوند مجموعه واضحی از تصمیمات را اتخاذ نمایید، اقداماتی را که تنها منجر به همان نتایج هستند را مشخص نموه و با جدیت هرچه تمام آن‌ها را دنبال کنید. تحقیقات بیان می‌کنند که توجهات باقی مانده از قبل -افکاری که از پروژه‌ی پیشین منتقل شده‌اند- فضای ارزشمند ذهن را اشغال می‌سازد، بنابراین هر چه سوئیچ‌های کمتر در یک روز اتفاق بیفتد، بهتر خواهد بود. چنانچه مجبور به انجام همزمان چند کار هستید، اقدام به هماهنگی و گروه‌بندی هر گونه وظایف مشابه نمایید. برای مثال چنانچه می‌دانید در فواصل زمانی رندوم نیازمند به پاسخگویی به تلفن هستید، بر روی کار دیگری کار کنید که می‌تواند در هر زمان مختل شود.
تعیین و گفتگو پیرامون انتظارات
- از خود محافظت کنید
زمانی که متمرکز بر روی یک کار با اولویت بالا هستید، برای ذهن خود یک فرار از موارد غیرضروری تهیه نمایید. برای مثال، زمانی که در حال نوشتن هستم – متمرکزترین کار من – یک پاسخ اتوماتیک برای ایمیل خود که به مردم اعلام می‌کند من تا زمان مشخصی از روز پیام‌ها را مطالعه نخواهم کرد، و شماره موبایل من را برای شرایط اضطراری دربر دارد، تنظیم می‌نمایم. با بیان عدم انتظار پاسخگویی در همان لحظه به مردم، برای خودتان زمانی برای تمرکز خریداری می‌نمایید، و ضمنا به آنان اطمینان می‌دهید که به کار آن‌ها بعدا توجه خواهید شد.
دربر داشتن شماره تلفن شما، بیانگر تمایلتان به پاسخ می‌باشد اما همچنین مردم را به سمت فکر کردن مجدد درباره نیاز به توجه سریع به درخواستشان وا می‌دارد.
- پیشرفت را مستند نموده و انتقال دهید
دیدن مقدار حرکت و نیروی فزآینده آن به رهبران گروه شما احساس قدرتمندتر شدن و تحت‌کنترل بودن اوضاع را می‌دهد. در زمان وقوع مشکل پیش‌قدم باشید. هرچه زودتر بگویید، "من دچار سردرگمی شدم و ممکن است نتوانم 100% کار را تحویل دهم"، رهبران اعتماد بیشتری به شما خواهند داشت.
سری شما و تیمتان
- متمرکز ماندن
مغز شما تنها می‌تواند بسیار متمرکز شود
نوشته شده توسط Srini Pillay
دو چیز کشنده توانایی شما در تمرکز
نوشته شده توسط William Treseder
ممکن است مشکل مدیریت زمان تیم شما، مشکل تمرکز باشد
نوشته شده توسط Maura Thomas
یک عضو فصلی گروه در تحقیق ما بیان کرد که عمده پاسخ‌های او به درخواست‌های گروه شامل دو کلمه ساده است: "انجام می‌دهم." حتی همین پاسخ بسیار کوتاه به همکاران بیان می‌کند که او درخواست آنان را دریافت نموده، بنابراین آنان می‌دانند که او هر زمان بتواند جزئیات بیشتری را در اختیار بگذارد کار را دنبال خواهد کرد.
- بهینه‌سازی توسعه خودتان
خودتان را بشناسید
یکی از وجهه‌های منفی چندتیمی کار کردن کوتاه بودن مدت زمان قرارگیری شما در کنار متخصصین زمینه‌های مختلف می‌باشد، که هم باعث کاهش شانس شما برای یادگیری از آن‌ها و هم کاهش توانایی تاثیرگذاریتان می‌گردد. تحت فشار زمانی، تمایل برای هر شخص بیشتر از آن که سرمایه‌گذاری در یادگیری و رشد اعضا باشد، مشارکت کردن در جاهایی است که از قبل دانشی عمیق در آن داشته باشند. شما می‌بایست اهداف توسعه خود و پیشرفت خودتان به سمت آن‌ها را به دست آورید. تعیین کنید که می‌خواهد در کنار چه کس دیگری در تیمتان قرار بگیرید. اهداف توسعه خود را هم برای رهبر تیمتان و هم برای متخصصین به وضوح تعیین نمایید.
- خودتان را مجبور کنید
پس از تعیین اهداف توسعه خودتان، زمان یادگیری واقعی است. تحقیق نشان می‌دهد که یک عامل محدودکننده بحرانی در یادگیری زمان صرف شده برای تامل مجدد و یکپارچه‌سازی اطلاعات جدید می‌باشد. این یک چالش است، زیرا چندتیمی کار کردن ما را مجبور می‌سازد تا با هدف مخصوص کاهش زمان تلف شده بین پروژه‌ها بپریم. بنابراین، شما نیاز خواهید داشت خودتان برنامه زمانی شفافی را برای تامل تهیه نمایید.
سودهای مالی چشمگیر چند تیمی کار کردن در سراسر دنیا، بیانگر آن است که این موضوع تبدیل به راهی برای زندگی و بخشی از دانش کاری، برای مردمی که به صورت چند تیمی کار می‌کنند، علیرغم استرس‌ها و ریسک‌هایی که می‌تواند بر مردمی که اعمال نماید، شده است. به عنوان یکی از اعضای آن تیم‌ها، شما می‌توانید مزایا و معایب کار کردن در یک سازمان با تعهدات زیاد را مدیریت نموده و از برخی مزایای آن خودتان را بهره‌مند سازید.
منبع: HBR
