سخن مشاور مدیریت:

جهان اطراف ما با آموختن و یادگیری اشباع شده است. چندین میلیون نسخه کتاب‌های مرتبط با کسب و کار، بیش از سه هزار عنوان تدتاک، نزدیک به ده هزار ام-او-او-سی (MOOC)، صدها هزار دوره یادگیری الکترونیکی و میلیون‌ها مقاله‌ی منتشر شده روی لینکداین و مدیوم. و حالا این مقاله‌ای که هم‌اکنون در حال مطالعه آن هستید، تنها ترجمه‌ی یکی از هزاران مقاله منتشر شده در هاروارد بیزنس ریویو است. پیدا کردن بهترین و مرتبط‌ترین مرجع از میان این دریای وسیع اطلاعات سخت است!

همانطور که به نظر می‌رسد، این مسئله، مسئله‌ای ضروی است. کارمندان امروزی، کمتر از ۱ درصد از کل زمان در اختیار خود را به یادگیری اختصاص می‌دهند—بر اساس آمار منتشر شده از برسین-دیلویت. و یادگیری مداوم، با توجه به کوتاه شدن دوره مفید بهره‌گیری از مهارت‌ها و همچنین پر پیچ خم شدن مسیرهای شغلی نسبت به گذشته، از هر زمان دیگری مهم‌تر شده‌است.

با این اوصاف، بر روی تک تک ما فشار مضاعفی ناشی از یادگیری چیزهای درست ایجاد شده‌است. سوال اینجاست، چگونه آن چیز درست را برای یادگیری شناسایی‌کنیم؟

رویکرد زمان-فایده

یک رویکرد می‌تواند آنالیز «زمان-فایده»—چیزی مشابه هزینه-سود از نظر فرم اجرایی—بر روی موضوعی باشد که به یادگیری آن علاقمند شده‌اید. در اینجا «زمان» به معنی مدت زمانی‌است که برای یادگیری آن موضوع نیاز دارید. این در اصل هزینه فرصتی است که برای تسلط به آن موضوع و مهارت در نظر می‌گیرید. و مفهوم فایده در اینجا می‌تواند بیانگر میزان احتمال استفاده از آن مهارت، در صورت کسب آن باشد. برای مثال، مدیران امروزی زمان زیادی را صرف ارسال ایمیل، جمع آوری داده‌ها، برگزاری جلسات و درست کردن صفحات گسترده در اکسل می‌کنند. پس می‌توان گفت فایده حاصل از کسب مهارت در این امور برای این مدیران بسیار بالاست.

حال با تجمیع زمان و فایده، به ماتریسی ۲ در ۲ می‌رسیم با چهار بخش مختلف:

• همین حالا زمان یادگیری آن است: زمانی که فایده زیاد و زمان یادگیری کم باشد

• برنامه ریزی و اختصاص یک بازه زمانی جهت یادگیری، ترجیحاً روی تقویم: زمانی که فایده زیاد و زمان یادگیری نیز زیاد باشد

• برای بیشتر کردن فرصت‌ها، آن‌‌را یادبگیر: زمانی که فایده کم و زمان یادگیری هم کم باشد

• تصمیم بگیرید آیا به یادگیری آن نیازی دارید یا نه: زمانی که فایده کم ولی زمان یادگیری زیاد باشد

به محض اینکه تصمیم بگیرید دوست دارید چه مهارت هایی را یاد بگیرید، میتوانید از این ماتریس برای مشخص کردن آن مهارت خاص و تمرکز به روی یادگیری آن استفاده کنید.

پیاده سازی متد بر روی نرم افزار اکسل

حال بیایید این متد را بر روی یک عملیات کاری با فایده‌ی زیاد به تصویر بکشیم: صفحات گسترده اکسل

افرادی که با داده‌ها و مباحث دانشی سر و کار دارند، تقریبا نیم‌ساعت در روز را به کار با صفحات گسترده اختصاص می‌دهند. در شرکت‌های بزرگ، معمولا این صفحات گسترده در نرم افزاری مانند اکسل نمود پیدا می‌کنند. حدود یک میلیارد نفر در سرتاسر کره زمین در حال استفاده از نرم‌افزار مایکروسافت اکسل هستند، سه‌چهارم گلوبال بیزنس‌ها از این نرم‌افزار در شرکت‌های مرتبط با خود بهره می‌جویند. آنالیز زمان-فایده بر روی یادگیری صفحات گسترده اکسل، احتمالاً پیشنهاد بهتر‌شدن و یادگیری این مهارت را می‌دهد.

اما اکسل شامل بیش از ۵۰۰ تابع و عملکرد و تعداد زیادی امکانات گوناگون است، پس برای یادگیری سنگ بزرگیست! حتی سوال اینجا مطرح می‌شود که از کجای آن شروع کنیم؟ در اینجا ما نیاز داریم تا آنالیز زمان-فایده برای انتخاب بین این حجم عظیم از مهارت‌های آموختنی، حتی در یک نرم‌فزار خاص، به کمک ما بیاید. برای ایجاد درک بهتری از فایده در این موضوع خاص، ما تعدادی از مقالاتی که توسط متخصصان این نرم افزار، درباره‌ی پرکاربرد ترین عملکردهای اکسل را مرور‌کردیم. این مطالعات به ما در تهیه لیستی از ۱۰۰ عملکرد برتر و کاربردی اکسل، آن هم به‌ ترتیب میزان فایده انتظاری کمک‌کرد. ما این لیست حاصل را به اطلاعات خودمان در مورد مدت زمان لازم برای یادگیری هر گام از آن‌ها تلفیق کردیم و آن‌ها را در دو نمودار روبروی هم به‌نمایش درآوردیم.(درسته! ما در مورد این پروژه خیلی شوق داشتیم. شما برای برنامه‌ریزی و اولویت دهی به مهارت‌هایی که باید یاد بگیرید نیازی به این همه جزئیات ندارید.)

کدوم عملکرد اکسل رو باید یاد بگیرم؟

آنالیزی از مقالاتی که توسط متخصصان نرم افزار اکسل درباره ی پرکاربرد ترین عملکردهای این نرم‌افزار ، جهت تشکیل ماتریس زمان-فایده.

همانطور که انتظار می‌رود، در این نمودار می‌شود وابستگی بین دو پارامتر را مشاهده کرد(r = 0.3). هر چه آیتم مورد نظر مفیدتر باشد، عموماً زمان بیشتری هم برای فراگیری آن مورد نیاز است، همچنین اثر پراکندگی باعث افزایش تعداد عملکردهای مفیدی می‌شود که در بخش راست‌بالای ماتریس فوق دیده می‌شود.

شما می‌توانید در قسمت راست‌پائین ماتریس تحت عنوان «همین حالا زمان یادگیری آن است» بردهای سریع خود را پیدا کنید. آیتم‌هایی که یادگیری آن‌ها با وجود اینکه زمان کمی از شما می‌گیرد، اما بسیار پر فایده خواهند بود. برای مثال در این بخش می‌توان میانبرهایی مانند Ctrl-، Y، و F2 در نرم‌افزار اکسل، که میانبرهایی بسیار کاربردی جهت صرفه‌جویی در زمان هستند را براحتی فراگرفت.

در قسمت «برنامه‌ریزی و اختصاص یک بازه زمانی جهت یادگیری» می‌توان عملکردهای پر فایده‌ای که تا حدی نسبت به بخش قبلی از پیچیدگی بیشتری برخوردارند را نیز پیدا کرد، از جمله عملکردهایی مانند: «Condition Foramtting» و «Pivot Table» که از جمله عملکردهای بسیار پرکاربرد نرم‌افزار اکسل در لیست اشاره شده، معرفی شده‌است.

سمت چپ‌پائین آیتم‌هایی هستند که آن‌چنان پرفایده تلقی نمی‌شوند، اما می‌توان با صرف زمان کمتری آن‌ها را فراگرفت، از جمله: «Ctrl-5» یا «¬Ctrl».

در انتها، در بخش چپ‌پائین، آیتم‌هایی با کمترین میزان جذابیت قراردارند. آیتم‌هایی مانند «Get External Data» و «Text To Column».

اما در تمام این مراحل، شما بعنوان یک شخص، نقطه‌نظرات خود در این آنالیزها تأثیر می‌دهید. برای مثال می‌گوئید: «در واقع، من از قبل میانبر مربوط به نمایش فرمول را می‌دانم و هیچ‌گاه به عملکرد مربوط به اعمال شرط‌ها نیاز پیدا نمی‌کنم.» و این خود، در حذف کردن تعدادی از آیتم‌های ماتریس و رسیدن به ماتریسی کوچکتر به شما کمک خواهدکرد. پس در نهایت می‌توان به تصمیم‌گیری‌های بهتری نیز رسید.

حال چگونه این آنالیز انجام می‌شود؟

شما چگونه این عملیات را در زندگی کاری خود پیاده می‌کنید؟ شما یقیناً تنها نیاز به یادگیری مهارت‌های مرتبط با نرم‌افزارهای صفحات گسترده ندارید و همچنین، احتمالاً در تمامی حیطه‌های مربوط، دسترسی به اطلاعاتی مشابه آنچه ما در این مقاله استفاده کردیم نخواهید داشت. اما شما ممکن‌است در مورد مهارت‌هایی که تمایل به توسعه و فراگیری آن‌ها دارید، ایده‌هایی داشته‌باشید.

مخلوطی از کارهای مختلفی که در روزهای کاری خود انجام‌می‌دهید در نظر بگیرید. چه چیزی بیشتر از همه به شما کمک می‌کند؟ یادگیری نرم‌افزار فتوشاپ، نمایش نمودارهای آبشاری یا یادگیری نوشتن متون به زبان ساده‌تر؟ آیا می‌توان فرامهارتی یافت که در بهتر انجام‌دادن تمام موارد فوق به ما کمک کند؟—چیزی شبیه به پیدا کردن راهی برای برنامه‌ریزی بهتر زمان در دسترس برای انجام بهتر کارها.

شما می‌توانید با اختصاص یک عدد تقریبی به زمان مورد نیاز جهت فراگیری هر مهارت، و همچنین به میزان فایده‌ی حاصل از یادگیری هر کدام از این مهارت‌ها، اقدام به تشکیل یک ماتریس جهت تصمیم‌گیری در مورد آن‌ها کنید. یا اینکه به‌صورت ساده‌تر، با کلاسه‌بندی هر مهارت به پرفایده و کم‌فایده و همچنین زمان‌بر و سریع، این ماتریس را تشکیل‌دهید. در هر صورت در نهایت دید بسیار خوبی جهت تصمیم‌گیری بدست می‌آورید.

این رویکرد را می‌توان برای استفاده در سطح شخصی، تیمی، بین دپارتمانی و حتی در سطح یک شرکت نیز پیاده‌سازی کرد. از آنجایی که شما زمان زیادی برای یادگیری ندارید، یادبگیرید تا از آنچه دارید بیشترین استفاده را بکنید.

منبع: HBR