چگونه در مقابل اخبار ترسناک، در تیم، اعتماد‌سازی کنیم.

سخن مشاور مدیریت:

این نوشتار، بررسی عملی و کاربردی برای مواجهه در شرایط "اضطراب زا" را بیان می‌کند. قدم‌هایی ساده، اجرایی و در عین حال آگاهانه برای مواجه شدن با چالش‌های زندگی. دریافت و ادراک ما از سختی، درد و مشکلات که منجر به اضطراب ناآگاهانه و تشدید اضطراب با الگوهای قبلی زندگی ما می‌شود، به صورت آگاهانه قابل درک و مواجهه است. "ترس" واکنش اولیه ناخوداگاه برای "رشد" ماست. "مواجهه با ترس" قدم اول از تمام موفقیت‌های دنیا و اجتناب‌ناپذیرترین مرحله از راه موفقیت ماست. "نوع بودن خود را انتخاب کنید" و به مسیر اعتماد داشته باشید.

بروز کرونا ویروس در چندین هفته اخیر موجی از استرس را در فضای جامعه و کسب‌و‌کارها حاکم کرده است و بعضی از کسب‌وکارها تصمیم به تعطیلی موقت و بعضی به دورکاری و بعضی هم به ایستادگی روی آورده‌اند. این مقاله تلاشی است برای مواجهه با این ترس در تیم‌ها و البته راهنمایی است برای ایجاد اطمینان در تیم‌ها. 

مقدمه مقاله:

این نوشتار، تجربه عملی و کاربردی نویسنده؛ خانم " Allison Shapira" را در صنایع هواپیمایی بررسی می‌کند. به دلیل شهرت این صنعت در مواجهه با موقعیت‌های تنش‌زا، اجرای مدیریت ارتباطات به‌صورت تاثیر‌گذار در چالش‌ها در این صنعت تغییرات چشم‌گیری نشان داده است. روند شروع مقاله با درک موقعیت لحظه‌ای اضطراب و در ادامه روش‌های مناسب برای مواجهه را عنوان می‌کند.

چگونه در مقابل اخبار ترسناک، در تیم، اطمینان‌سازی کنیم.

بعضی از ما، لحظات توربولنس و تکان‌های شدید هواپیما را تجربه کرده‌ایم. در زمان تلاطم، شاید شما از خواب پریده‌اید، و یا مجبور به استفاده فوری از دستشویی شده‌اید. در عرض چند ثانیه، صدای خلبان از داخل دستگاه مخابره داخلی شنیده می‌شود. از پیغام خلبان در آن شرایط، چه می‌فهمید؟ خلبان در شرایط اضطراب‌زای تلاطم پرواز هوایی ، به شما "اطمینان" می‌دهد.

با جریان نگران کننده Covid-19 در سراسر جهان‌، دیگر تنها در سفر هواپیمایی نیست که در جریان یک سفر عادی، نوسان و یا توربولانس ناگهانی را تجربه کنیم. بسیاری از رهبران مشاغل این روزها به دنبال جوابی برای رفع مشکل امکان ارتباطات داخلی با تیم‌های خود در داخل سازمان و مشتریان در خارج از سازمان، هستند – این دغدغه‌ها شامل شركت در كنفرانس‌های آینده یا ارائه طرح‌های امضا شده است.

برقراری ارتباط در مواجهه با عدم اطمینان، یک چالش مداوم راهبری است. علاوه بر همکاری با صنعت هواپیمایی در این زمینه، من و تیمم با شرکت‌های Fortune 500 در سرتاسر جهان‌، با هدف مدیریت ارتباطات و ارتباطات همزمان پر‌مخاطب همکاری کرده‌ایم. بر اساس تجربیات انجام شده، پنج مرحله مؤثر در این موارد قبل اجرا است:

1. مکث کنید و نفس بکشید.

قبل از شروع ارتباط با دیگران، یک دقیقه مکث کنید و نفس بکشید. هنگامی که شما ارشدترین فرد اتاق هستید، تیم شما تاییدیه‌های خود از نظر نحوه عملکرد و احساس را از شما می‌گیرد. تنها یک دقیقه مکث برای تمرکز، از شما یک شخصیت آرام و منطقی در مقابل همکاران و مشتریان می‌سازد. این امر از طریق تلفن یا از طریق ایمیل نیز صدق می‌کند. وقتی احساس اضطراب می‌کنید این احساس به دیگران منتقل می‌شود. یک مطالعه در مورد درک متقابل از اضطراب نشان داده است:

 مشاهده دیگران که در حال تجربه اضطراب هستند، باعث می‌شود که ناظر نسبت به خود احساس اضطراب بیشتری داشته باشد.

2. خود را در موقعیت مخاطبان خود قرار دهید.

در سخنرانی برای عموم، شناخت مخاطب از قبل بسیار اهمیت دارد. در زمان بحران و عدم اطمینان، بدون در نظر گرفتن نوع رسانه، این شناخت درجه بالاتری از اهمیت قرار می‌گیرد. یک تحلیل استراتژیک کامل در مورد اینکه با چه کسانی در ارتباط خواهید بود، انجام دهید.

• نگرانی‌ها، چالش، سؤالات و یا علایق آن‌ها چیست؟

• آن‌ها به چه پاسخ فوری نیاز دارند؟

ممکن است از طریق جملاتی مانند: "من می‌دانم که بسیاری از شما الان چه فکری می‌کنند" ... هر چه سریع‌تر بتوانید به آنچه در ذهن مخاطبان شماست رسیدگی کنید و سریع‌تر آن‌ها را آرام کنید. اگر به منافع و نیاز آن‌ها توجه نشود، شما مخاطبان خود را از دست داده‌اید.

3. تحقیق کنید.

در مواقع استرس زا، اطلاعات غلط می‌تواند بسیار مخرب باشد. منابعِ معتبرِ اطلاعات را جستجو کنید و قبل از تفکیک به زبان خلاصه و کاربردی، اطلاعات را کاملاً بخوانید. این پیوندها را با دیگران به اشتراک بگذارید، تا آن‌ها نیز از یک منبع معتبر برخوردار باشند. من به عنوان عضو هیئت علمی دانشگاه هاروارد، ممنونم که دانشگاه برای کسب اطلاعات بیشتر یک صفحه وب جداگانه با منابع معتبر ایجاد کرده است و ایمیل‌های مکرر و مطالب به بروز رسانی شده را برای مخاطبین ارسال می‌کند.

4. به روشنی و با اطمینان صحبت کنید.

در شرایط عدم اطمینان، می‌توانید به صورت 100% مطمئن صحبت کنید. شما با لحنی مطمئن می‌توانید ابراز تردید یا عدم اطمینان کنید، در حالی که هنوز هم به نظر می‌رسد که کنترل اوضاع در دست شماست. ممکن است بگویید؛ "گزارش‌ها هنوز به دست ما می‌رسد ، اما آنچه را تاکنون فهمیده‌ایم این است ..." به طور مکرر با مخاطبین خود ارتباط برقرار کنید، حتی بدون خبرجدیدی برای گزارش‌دهی، و مخاطبین آگاهند که شما به طور جدی موضوع را دنبال می‌کنید. Nancy Duarte، متخصص ارتباطات، چندین سال پیش مقاله‌ای در مورد موضوع روشنگری نوشت و گفت:

"مردم اگر احساس کنند بخشی از جریان تاثیرگذاری هستند، مایل خواهند بود که ایده‌های در حال پیشرفت شما را بهبود ببخشند"

5. قدم‌های بعدی را تعریف کنید.

در مواقع عدم اطمینان، ارائه موارد عملکردی ملموس به افراد تیم مفید خواهد بود. بحث در مورد اقدم بعدی خود و توصیه مراحل بعدی به مخاطبین، این احساس را به آن‌ها می‌دهد تا موثربودن خود را در ایجاد ثبات درک کنند. برای نشان دادن عملکرد از جملاتی مانند: "مراحل زیر را انجام خواهیم داد" یا "اینجا چه کاری می‌توانید انجام دهید" استفاده می‌کنیم.

برقراری ارتباط از طریق عدم اطمینان یک مهارت اساسی برای راهبری است، صرف نظر از اینکه نقش راهبری شما رسما اعلام شده است یا خیر. در حقیقت، توانایی برقراری ارتباط از طریق عدم اطمینان بخشی از آن چیزی است که آمادگی راهبربودن شما را به دیگران نشان می‌دهد. از مراحل فوق استفاده کنید تا ابتدا متمرکز شوید و سپس به خودتان اجازه دهید این اطمینان را به دیگران منتقل کنید.

منبع: Harvard Business Review