سخن مشاور مدیریت:

به نظر می‌رسد افراط در بومی‌سازی و اصرار بر عدم وابستگی در یادگیری، از موانع پیش‌رو در ایران برای پیشتازی صنایع مختلف از جمله رشته مدیریت باشد. از تکنیک‌های موجود در بعد فردی یا سازمانی، برای استفاده از تجارب دیگران برای بهینه‌سازی مسیر شغلی و نیز پیشبرد کسب‌وکار‌های مختلف در مواجهه با مشکلات و موانع کنونی اقتصاد ایران، استفاده از منتور یا مشاور سازمانی است. 

از دیگر فواید بهره‌گیری از مشاور سازمانی یا منتور، معرفی روش‌های تحریک رشد شخصی، حرفه‌ای و سازمانی، تعیین مقررات و محدودیت‌هایی که ما خودمان ممکن است قادر به رعایت آن‌ها نباشیم، معرفی شبکه‌ای از افرادی که روند رشد شخصی و سازمانی ما را تسهیل می‌کنند، جلوگیری از اشتباهاتی که معمولا تازه‌ کارها مرتکب می‌شوند و پیشنهاداتی از این دست است.

مقاله‌ای که در ذیل می‌خوانید شما را برای بهره‌بری حداکثری از مشاور سازمانی یا منتور راهنمایی می‌کند.

چگونه با مربی خود رابطه اي عالی بسازید؟

تحقیقات در مورد قدرت مربیگري (Mentorship) کاملا واضح است:

• افرادي که مربی دارند، عملکرد بهتري دارند
• در شغل خود سریع‌تر پیشرفت می‌کنند
• رضایتشان از کار و زندگی بیشتر است
• مربی‌ها نیز از این رابطه منفعت می‌برند

گذشته از این، یاد دادن به معنی دوبار یادگرفتن است. با وجود همه این مزایا، گرچه 76 درصد از متخصصان در حال کار اعتقاد دارند، مربی نقش مهمی در رشد دارد، بیش از 54 درصد از آن‌ها چنین رابطه‌اي نداشته‌اند. مشکل از جایی به وجود می‌آید که انسان‌ها نمی‌دانند چگونه مربی پیدا کنند یا رابطه مناسبی با او بسازند. این هشت قدم می‌تواند در این جهت کارساز باشد.

1. اهداف و نیازهاي خود را به طور مشخص تعریف کنید.

قلم و کاغذ بردارید و اهداف شغلی خود را بنویسید. مطمئن شوید این اهداف ,SMART (Speific, Messurable) Attainable, Relevent, Time bound باشند. سپس برخی از موانع رسیدن به اهداف خود را لیست کنید. این مشخصه به شما کمک می‌کند تصمیم بگیرید باید به دنبال چه نوع مربی‌اي باشید. ممکن است نیاز داشته باشید مهارت‌هاي جدیدي را بدست آورید، شبکه اجتماعی خود را در صنعت مشخصی گسترش دهید، یا اعتماد به نفس خود را براي داشتن مکالمات سخت افزایش دهید. با دانستن این که کجا می‌خواهید قرار بگیرید و بزرگترین فرصت‌ها و مشکلات براي رسیدن به آن چیست، متوجه خواهید شد یک مربی چگونه می‌تواند براي شما مفید باشد.

2. شرح شغلی مربی-منتور- ایده‌آل خود را بنویسید.

با مجهز بودن به اهدافتان و اینکه چه چیزي می‌تواند به شما براي دستیابی به آن‌ها کمک کند، فکر کنید که "چگونه" یک مربی می‌تواند این کمک را در اختیار شما بگذارد. نوع مربی‌اي که می‌تواند به شما براي تصاحب کردن بزرگترین فرصت‌هایتان و یا فردي را که بتواند شما را در چالش‌هایتان هدایت کند، روي کاغذ بی آورید. در این مرحله بسیار دقیق عمل کنید. ممکن است شما به کسی نیاز داشته باشید که در اجراي یک پروژه به شما کمک کند، شما را به افراد خاصی در یک صنعت در سطح خاصی معرفی کند، یا در یک مذاکره شما را راهنمایی نماید. در این شرح شغلی، مطمئن شوید "دلیل" هرکدام از ویژگی‌هاي نوشته شده را در نظر می‌گیرید، دقیقا مانند شرکت‌هایی که استعدادهایی را استخدام می‌کنند که هدف غایی شرکتشان را درك کرده باشند. توضیخ دهید چرا هدایت شما هدف بزرگتري را منجر می‌شود. هنگامی که به یک مربی مراجعه می‌کنید، براي نشان دادن این که چرا به مربی نیاز دارید و اینکه تمایل بیشتري به کمک داشته باشند، شرح شغل را با خود ببرید.

3. در شبکه افراد درجه دوم خود به دنبال مربی باشید.

مربی‌ها را می‌توانید از هر شبکه‌اي پیدا کنید، مربی می‌تواند از شبکه لینکدین شما، ارتباطات حرفه‌ایتان، یا افرادي که در یک کنفرانس ملاقات کرده‌اید، باشند. مهم است به یاد داشته باشید، در حالی که افراد مطمئنا مشغله کاري زیادي دارند، اما خواستن از کسی براي مربی شدن، تعریف بزرگی براي فرد به حساب می‌آید. افراد ممکن است "نه" بگویند، اما این یک داد و ستد مثبت خواهد بود و شما نباید براي بزرگ فکر کردن و سوال کردن خجالت بکشید، حتی اگر فکر می‌کنید به هیچ طریقی فرد قادر نیست براي شما زمان بگذارد، اجازه گرفتن این تصمیم را به خود فرد بدهید.

4. سوال بپرسید (و آن را ساده نگه دارید).

خواستن از افراد براي اینکه مربی شما باشند براي بار اول، بار دوم و حتی بار سوم ممکن است کمی عجیب به نظر برسد. ممکن است هیچ‌گاه از شما خواسته نشده باشد مربی کسی باشید، یا کسی به شما یاد نداده باشد این را از بقیه سوال کنید. با این احساس ناراحت کننده مواجه شوید، اشکالی ندارد که آسیب پذیر باشید. هیچ ضرري از درخواست کردن متوجه شما نخواهد شد، اما آرام پیش بروید. براي اولین مکالمه از فرد مقابل بخواهید تا بیشتر شما را با کار و حوزه‌هاي مورد علاقه اش آشنا کند. هنگامی که در مورد هم اطلاعات بیشتري کسب کردید، اگر هم‌سویی وجود داشت، سپس براي درخواست بزرگ‌تر یعنی مربیگري سوال کنید. درخواست مربی‌گری از فردی جدی، از طریق ایمیلی طولانی، قابل هضم نیست.

5. به ملاقات اول بروید.

براي مکالمه اول با مربی بالقوه‌تان، دو هدف دارید. اول، اینکه آیا این فرد مربی مناسبی براي شما خواهد بود یا خیر. سپس، متوجه شوید آیا پذیراي ایده مربیگري براي شما است؟ نحوه اجراي این گفتگو به شما بستگی دارد، اما بهتر است موارد زیر را در نظر داشته باشید.

• شرایط راحتی را برای طرف مقابل فراهم کنید.

به محلی مناسب براي آنها بروید، با قهوه یا چاي در انتظار آنها باشید، آماده باشید و جلسه را بدون فشار و راحت پیش ببرید.

•  زمانی را براي شناخت فرد اختصاص دهید.

بهتر است کمتر از 30 درصد از زمان را شما صحبت کنید. • اشکالی ندارد خواسته هاي کوچک غیر متعارفی داشته باشید. در حقیقت، حتی ممکن است این کار به شما براي ایجاد رابطه کمک کند.

• درخواست خود را به طور واضح بیان کنید:

"من واقعا از مصاحبت با شما لذت بردم، اشکالی ندارد اگر من بعد از یک ماه پس از اینکه پیشرفت اندکی در رسیدن به اهداف خود داشتم در این مورد با شما پیگیري کنم؟"

•  تشکر کنید و سپس دوباره از طریق ایمیل براي گفتن قدردانی خود پیگیر باشید.



6. ساده شروع کنید.

براي جلسه بعدي، ساده جلو بروید و براساس آخرین برخوردتان پیگیري کنید. هنگامی که فرد جلسه بعدي را تایید کرد، ایمیلی براي پیشنهاد دستور کار بفرستید که به ایده رابطه طولانی مدت اشاره کند. چیزي شبیه به این؛ "در مکالمه بعدیمان، امیدوارم زود به نتیجه برسیم و خوشحال می‌شوم بتوانیم صحبت‌هایمان را نسبت به جلسه قبل گسترش دهیم. اگر موردي نداشته باشد من با چند سوال مشخص در جلسه بعد آماده خواهم شد که فکر می‌کنم شما می‌توانید براي پاسخ به آن‌ها مرا راهنمایی کنید."

7. فرآیند پاسخگویی ساختاریافته‌اي با موافقت مربیتان ایجاد کنید.

آیا مربی بالقوه شما حاضر است تا شش ماه آینده، ماهی یک بار تا دستیابی شما به اهدافتان یا حل شدن مشکلتان با شما ملاقات داشته باشد؟ اگر چنین است، تهیه سند یک صفحه‌اي ساده‌ای را براي مشخص کردن آنچه در طول شش ماه باهم انجام خواهید داد، در نظر بگیرید. اگرچه ممکن است کمی زیاده‌روي به نظر برسد، اما این امر به شما و مربیتان براي داشتن شفافیت و به اشتراك گذاشتن هدفتان از این جلسات کمک خواهد کرد. همچنین به شما در تعیین برنامه‌ای مشخص برای هر جلسه کمک می‌کند. 

8. پیگیري خود را ادامه دهید و تشکر نمایید.

شما قطعا باید بعد از هر جلسه یک یادداشت تشکر ارسال کنید. فراتر از آن، هنگامی که فرآیند مربیگري به پایان رسید، شما همچنان باید به قدردانی کردن ادامه دهید. یکی از مراجعین من (نویسنده)بعد از گذشت دو سال از جلساتمان براي من ایمیل تشکر فرستاد که باعث شادي من در آن هفته شد. در عوض، من براي ایجاد چند آشنایی کاري جدید و جالب به او کمک کردم و این امر متقابل بود. بنابراین به یاد داشته باشید، اشکالی ندارد درخواست یک لطف از کسی داشته باشید، فقط مطمئن شوید که قدردانی خود را نشان داده اید.

منبع: HBR