شرکت ها چه تعهدات قانونی پیرامون کرونا دارند؟
سخن مشاور مدیریت:
عدم برنامه‌ریزی پیش از وقوع حوادثی نظیر شیوع بیماری‌های واگیردار نظیر ویروس کرونا و عدم آمادگی کامل برای شرایط به‌وجود آمده سبب می‌گردد که سازمان‌ها و شرکت‌ها در خلأ تصمیم‌گیری مناسبی فرو روند که نتیجه آن می‌تواند به عدم اجرای تعهدات قانونی آنان در خصوص کارمندان و کارگران آن‌ها ختم شود. مشاوره مدیریت بر آن است تا با استفاده از برنامه‌ریزی مناسب در جهت کاهش ریسک سازمانی و برای کمک به منابع انسانی سازمان‌ها، این مشکل روزافزون را در سازمان‌ها و شرکت‌های خرد، متوسط و بزرگ حل نماید. مشاوران مدیریت می‌توانند با خلق یک برنامه از پیش طراحی شده از زیان‌های قابل پیش‌بینی مربوط به حوادث مترقبه و یا غیرمترقبه جلوگیری نمایند.
با گسترش سریع و جهانی ویروس کرونا، شرکت‌ها در درجه نخست باید بر امنیت کارمندان خود تمرکز نمایند. همان‌طور که بسیاری از رهبران سازمان‌ها در حال تجدید نظر در استراتژی‌ها، سیاست‌ها و روندهای خود هستند، به طور مشخص نگران ریسک‌های قانونی آن نیز می‌باشند. نداشتن سیاست‌های مناسب در خصوص بیماری‌های واگیردار و نیز برنامه‌های پاسخ‌دهی نامناسب به این گونه بیماری‌ها می‌تواند آن‌ها را در معرض لیست بلندبالایی از نگرانی‌های قانونی مرتبط با نیروی انسانی بگذارد.
اکثر کشورها دارای قوانینی هستند که برای حفاظت از کارمندان در برابر آسیب فیزیکی حین کار طراحی شده‌اند. در ایالات متحده، کارمندان تحت محافظت قانون امنیت و بهداشت شغلی می‌باشند، که اگر یک کارمند در حین کار به یک بیماری آلوده شود، در بعضی شرایط کارفرما می‌تواند با جریمه و غرامت روبه‌رو گردد. کارفرمایانی که برای چنین شرایطی آماده نیستند ممکن است که با طرح دعوی‌هایی نظیر جبران خسارت کارگران، تعرض به حریم خصوصی، تبعیض، اعمال غیرمنصفانه کاری و یا قصور مواجه گردند.
خبر خوب این است که با توجه دقیق به امنیت کارمندان و آمادگی قانونی برای آن، کارفرمایان می‌توانند خطر سرایت بیماری در کارمندان و در پی آن ریسک‌های قانونی آن را به کمترین حد خود برسانند. البته ارزش این تلاش‌ها نه تنها در ارتباط با ویروس کرونا، که هر بیماری واگیرداری است که زندگی فردی را تهدید می‌نماید.
مطلع بمانید
با شناسایی منابع معتبر راهنمایی‌های بهداشت عمومی در مورد بیماری‌های واگیردار شروع کنید، و در خصوص اقدامات توصیه شده رسمی و اجباری دولتی به‌روز باشید. این منابع شامل مراکز پیشگیری و کنترل بیماری، سازمان سلامت جهانی، مرکز اروپایی پیشگیری و کنترل بیماری، و مراکز عمومی سلامت کشور خود، نظیر مراکز سلامت برای سنگاپور و بریتانیا، می‌شود.
این مراکز رسمی باید به عنوان بنیادی برای تصمیمات سازمانی در خصوص کاهش ریسک سلامت و ریسک قانونی، سرویس‌دهی و خدمت‌رسانی نمایند. داشتن قابلیت اعلام سیاست‌های شرکت منطبق بر توصیه‌های رسمی، می‌تواند یک حفاظ قانونی در برابر چالش شرکت در تلاش برای کنترل سرایت بیماری در شرکت باشد.
ابلاغیه‌ها و بهداشت را تشدید کنید
به دلایل قانونی و کاری، شرکت‌ها نیاز دارند تا بتوانند نشان دهند که به کارمندان خود اطلاعات دقیقی از روش‌های پیشگیری از انتشار بیماری می‌دهند (و این که افرادی را با هدف عمل به آن اطلاعات به شرکت می‌آورند). بنابراین، سازمان‌ها باید قبل از شیوع بیماری در محل کار، کارمندان را در مورد روش‌های انتقال و نشانه‌های آن به وسیله به اشتراک گذاشتن راهنمایی‌های بهداشتی عمومی آموزش دهند، و به طور گستردهتر کارمندان را به سمت منابع رسمی اطلاعات که سازمان به آن اعتماد دارد سوق دهند.
علاوه بر این، کارفرمایان باید معیارهایی را برای کاهش خطر انتقال ویروس در محل کار پیاده‌سازی نمایند. برای مثال: راهنمای بهداشت عمومی برای کاهش انتقال ویروس شامل این است که مطمئن شویم که کارمندان دسترسی آسانی به تجهیزات شستشوی دست و یا مواد ضد‌عفونی‌کننده دست دارند؛ و این که سطوح عمومی نظیر کانترها، پیاده‌روها، و دکمه‌های آسانسور به‌طور منظم ضدعفونی می‌گردند. همچنین کارفرمایان می‌توانند تغییراتی را جهت کاهش ازدحام لحاظ کنند؛ نظیر تسهیل دورکاری، کار‌شیفتی، و شاید تغییر چیدمان فیزیکی دفتر. چنین معیارهایی می‌تواند به محافظت کارکنان در برابر سرایت بیماری کمک کند و به سازمان در حفاظت در برابر دیون و بدهکاری‌ها کمک نماید.
همچنین کارفرمایان باید کارمندان را آموزش دهند تا اگر در معرض یک ویروس بوده‌اند یا علائم و نشانه‌های سرایت بیماری را دارند، یا اگر آن‌ها یا عضوی از خانواده آن‌ها، دارای آسیب‌پذیری به خصوصی نظیر ضعف سیستم ایمنی بدن می‌باشند که ممکن است نیازمند بهبود محافظت در برابر سرایت بیماری باشد، آن را به مدیریت اطلاع دهند. به‌علاوه، کارمندان با نشانه‌هایی از سرایت بیماری باید به خانه فرستاده شوند یا آموزش ببینند که در خانه باقی بمانند؛ همچنین بازدید‌کنندگانی که در معرض بیماری هستند و یا دارای علائم سرایت بیماری می‌باشند باید از محیط کار بیرون نگه داشته شوند. عدم فراهم آوردن راهنمایی‌های لازم می‌تواند به شکل بالقوه‌ای شرکت را در معرض دین و بدهکاری قرار دهد که کارمندان در محیط کار آلوده گردیده‌اند؛ این می‌تواند به این شکل نشان داده شود که مدیریت در مورد این سیاست ابلاغیه‌ای صادر نکرده است. (اگرچه قوانین تبعیض ناتوانی شرایط سلامتی کارمندان را تحت پوشش قرار می‌دهد، اما اگر تهدید مستقیمی در سلامت یا امنیت سایرین وجود داشته باشد محدودیت‌هایی می‌تواند اعمال گردد.)
محدودیت‌هایی را برای بازگشت به سرکار در نظر بگیرید
اگر کارفرمایان تصمیمی بر پایه محدود‌سازی کارمندان از کار به دلایل نژادی یا ملیت می‌گیرند، خطر ادعای تبعیض را به جان می‌خرند، این در حالی است که اگر تهدید مستقیمی در خصوص سلامت یا امنیت سایر افراد وجود داشته باشد می‌توانند محدودیت‌های عقلانی بر پایه حقیقت را اعمال کنند. با به کارگیری راهنمایی‌های رسمی یا با استفاده از نظر یک مشاور پزشکی، کارفرما می‌تواند قضاوت نماید که آیا و چه زمانی یک کارمند بیمار یا کسی که به صورت بالقوه در معرض بیماری بوده است می‌تواند به شکل ایمنی به سر کار باز گردد. در مورد این که چه زمانی کارمندان با احتمال سرایت بیماری خواهند توانست که به سرکار باز گردند و یا چه زمانی نمی‌توانند که باز گردند، سیاست‌های نوشته شده باید واضح بوده، و مکاتبات مربوطه باید تبدیل به سند گشته و کتبی باشد.
مراقب وظیفه مراقبتی کارفرما باشید
بیشتر کشورها قوانینی دارند که برای محافظت از کارمندان در خصوص آسیب‌های فیزیکی حین کار طراحی شده است. برای کارفرمایان چندملیتی و آن‌هایی که دارای کارمندان سیار هستند مهم است که قوانین کشوری قابل اجرا را تعیین و شناسایی کنند (که ممکن است بیشتر از یک حوزه قانونی و قضایی منفرد باشد)، چون یک قانون نمی‌تواند مناسب همه باشد.
در ایالات متحده، کارمندان تحت حمایت قانون امنیت و بهداشت شغلی (OSH Act) هستند. بخش 5(a)(1) از قانون OSH، بند وظیفه عمومی است که اعلام می‌کند کارفرمایان نیاز دارند تا برای کارمندان خود محیط کاری "عاری از خطرات شناخته شده که احتمال ایجاد مرگ و یا صدمات فیزیکی جدی دارد" ایجاد نمایند. انجمن امنیت و بهداشت شغلی فدرال (OSHA) می‌تواند از کارفرمایان برای نقض بند وظیفه عمومی درخواست سند نماید که آیا خطر شناخته شده‌ای وجود دارد و آیا آن‌ها اقدامات عقلانی را برای جلوگیری از خطر یا کاهش آن انجام داده‌اند یا خیر. با این وجود، پیگردها و درخواست سندهای OSHA می‌تواند تنها بر پایه استانداردها، مقررات یا بر مبنای بند وظیفه عمومی باشد.
برنامه‌های اجباری ایالتی جبران خسارت کارگران، و برنامه جداگانه‌ای برای کارگران فدرال، مزیت‌هایی را به کارمندان واجد شرایط که از آسیب‌ها یا بیماری‌های مربوط به شغل رنج می‌برند، ارائه می‌دهد (که این می‌تواند ایالت به ایالت فرق کند). به عنوان یک قانون، در جایی که خطری در خارج یا درون حوزه‌ی به کارگیری فرد به وجود بیاید، کارمندان محدود به مزایای جبران خسارت کارگری تعیین شده هستند و نمی‌توانند صدمات ناشی از درد و یا رنج یا اضطراب ذهنی را به دست بیاورند و داشته باشند. بعضی از ایالت‌ها هنگامی که صدمات ناشی از عمل «عمدی» یا «با هدف» کارفرما بوده باشد، که ممکن است شامل قصور در ایجاد حفاظت های مناسب بوده باشد مزایای مازادی را اعطا می کنند (فراتر از مزایای جبران خسارت کارگری عادی).
همچنین کسب‌وکارها مجبور هستند تا دیون اشخاص ثالث را، نظیر مشتریان، در نظر بگیرند که ممکن است آن چنان محدود نباشد. برای مثال: یک کارمند رستوران که در زمان کار خود آلوده شده است تنها حق جبران خسارت کارگران را دارد، اما به لحاظ نظری مشتریانی که ممکن است آلوده شوند می‌توانند خسارت‌های بزرگ‌تری را طلب کنند.
مرخصی و پرداخت را ارزیابی کنید
کارفرمایان باید برای ارائه مرخصی به هنگام بیماری یا عدم توانایی، تعهدات قانونی خود را تحلیل و ارزیابی کنند که آیا سیاست‌های آن‌ها نیازمند اصلاح در شرایط حاضر هست یا خیر. در آمریکا، قانون مرخصی خانوادگی و پزشکی (FMLA)، قانون آمریکایی‌های با عدم توانایی (ADA)، و قوانین جبران خسارت کارگران ایالتی نیز علاوه بر هر قرارداد و زبان سیاسی اعمال خواهد شد. محرومیت از بیمه باید شناخته شده و تمیز داده شود (مثلا، بسیاری از بیمه نامه‌های گردشی بیماری‌های واگیردار و مسری را مستثنی می‌کنند).
با ترسیم این تحلیل، شرکت‌ها باید در نظر بگیرند که تحت چه شرایطی می‌خواهند مزایا و حمایت‌ها را گسترش داده یا بهبود بخشند. همچنین باید سطح حمایت از درآمد خود را برای مرخصی کارمندان ارزیابی کنند، و شاید برای کارمندانی که از سهم مرخصی‌های مختص بیماری خود تجاوز کرده‌اند، به منظور پشتیبانی از کارمندان بیماری که باید در خانه بمانند، برنامه مزایای این کارمندان را اصلاح نمایند.
مهم است که نگاهی به احتیاجات قانونی ضروری برای کسب‌وکارهای گستردهتر و پیامدهای قانونی آن بیندازیم. برای مثال: یک کسب‌وکار ممکن است که به لحاظ قانونی احتیاجی به پرداخت حقوق کارمندی که از حضور او در محیط کار ممانعت به عمل می‌آید، نداشته باشد، چون آن فرد در سفر شخصی به مکانی بوده است که سرایت بیماری در آن اتفاق افتاده است. با این وجود، انتخاب عدم انجام چنین کاری به احتمال زیاد سبب می‌شود که آن‌ها زوتر از موعد به سرکار برگردند، که نتیجه آن آلودگی سایر کارمندان، ریسک استمرار کار، دیون قانونی اشخاص ثالث همچون مشتریان، و کمک به افزایش آلودگی به بیماری در محیط کار می‌باشد.
استرس و اضطراب را کم کنید
استرس و اضطراب مربوط به سرایت ویروس کرونا نیز می‌تواند تبدیل به یک نگرانی قانونی شود. استانداردهای قانونی توسط حوزه‌های قضایی و قانونی گوناگون تغییر می‌کنند و متفاوت هستند. برای مثال: کارفرمایان در انگلستان دارای وظیفه‌ای جهت ارزیابی ریسک مرتبط با استرس، و افزایش سلامتی بیمار ناشی از فعالیت‌های کاری هستند، و نیاز دارند تا معیارهای معقولانه‌ای برای کنترل چنین ریسک‌هایی اتخاذ کنند. در برخی موارد، این ممکن است به معنی گام‌هایی فراتر از حداقل‌ها باشد که اگر به این شکل باشد، برای کارفرما به شکل بسیار غم‌انگیزی خواهد بود ولی بار روانی کارمند را تسکین و کاهش خواهد داد. برای مثال: به جای آن که کارمند عدم حضور خود در دفتر را به دلیل ترس از واگیردار بودن بیماری خاتمه دهد، حتی اگر تمامی اقدامات احتیاطی توصیه‌ای رسمی اتخاذ شده باشد، یک کارفرما ممکن است که اجازه به برنامه‌ریزی برای مرخصی و دورکاری مجدد وی بدهد. چنین گام‌هایی می‌تواند به کارفرمایان انگلستانی کمک کند تا از ادعای اخراج ناعادلانه جلوگیری نمایند.
کارفرمایان باید آگاه باشند که شرایط سلامت روانی همچون وسواس ممکن است که به‌عنوان یک عدم توانایی تحت قوانینی همچون قانون آمریکایی‌های با عدم توانایی پوشش داده شود و نیاز باشد تا کارفرمایان یک روند اصلاح شده مطابق با احتیاجات سازشی معقولانه را اتخاذ کنند.
از حریم خصوصی حفاظت کنید
کارفرمایان باید بدانند که درصورت آلودگی به‌بیماری یا خطر بالای آلودگی به بیماری، کارمندان متعهد هستند تا چه داده‌هایی از سلامتی فردی را باید افشا نمایند. (شاید هر چیزی که می‌تواند با توانایی کارمند در اجرای عملکرد‌های ضروری شغلی مداخله داشته باشد، یا این که خطر آلودگی همکاران و اشخاص ثالث را از طریق تماس‌های محیط کار افزایش دهد.) عدم درک تعهدات قانونی در رابطه با چنین اطلاعاتی می‌تواند شرکت را در معرض نقض ادعای حریم خصوصی قرار دهد.
خوشبختانه، حتی سخت گیرانه‌ترین قوانین حریم خصوصی به کارفرمایان اجازه می‌دهد تا اطلاعات سلامت و بهداشتی حفاظت شده کارمندان را برای مسئولین ذیربط، جهت اهداف سلامت عمومی افشا نمایند. که بیان می‌کند تمامی چنین اطلاعاتی باید در چارچوب کاری حفاظت از حریم خصوصی داده‌های سازمانی کنترل و اداره شود؛ و اگر چنین داده‌هایی از اتحادیه اروپا به ایالات متحده انتقال داده شود، برای انجام اموری مطابق با قانون حفاظت از داده‌های عمومی (GDPR) باید مراقبت‌هایی صورت گیرد.
برای بدترین سناریو برنامه‌ریزی کنید
برنامه‌ریزی احتمالی ممکن است شامل مواردی نظیر برنامه‌ریزی جانشینی موقت برای تصمیم‌گیرنده‌های کلیدی، درک و آماده‌سازی از قبل برای نیازهای قانونی، در خصوص مرخص نمودن و اخراج باشد. بسیاری از حوزه‌های قانونی و قضایی برای اخراج بیشتر از تعداد معینی از کارمندان، نیاز به روندهای رسمی‌تر و درج و ابلاغ اطلاعیه دارند. عدم رعایت این موارد می‌تواند دارای جریمه‌های شدید و حتی دیون شخصی و در برخی از موارد برای راهبری کارفرمایان باشد. از قبل برنامه‌ریزی کردن به منظور سازگار بودن با شرایط، بخش مهمی از برنامه منعطف سازمان می‌باشد.
منبع: HBR